Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.5 VP-Setzung & Monitoring

In diesem Kapitel wird das Thema ›VP-Setzung & Monitoring‹ erläutert.

Abb. 50: Verrechnungspreiszyklus – VP-Setzung und Monitoring

In diesem Kapitel geht es um den Kern des operativen VP-Managements. Während in den vorausgehenden Arbeitsschritten 1 bis 4 eher nachgedacht und verschriftlicht wird, wird hier ›das Blech gebogen‹. In diesem Schritt 5 findet die systemische Umsetzung aller Vorgaben der VP-Richtlinie bzw. der VP-Prozesse statt. Kernaktivitäten sind die Budgetierung, Forecasting, VP-Kalkulation und VP-Setzung, unterjähriges Margenmonitoring, unterjährige VP-Adjustierung, die Extrahierung, Validierung, Strukturierung und Bereitstellung VP-relevanter Daten. Es würde den Rahmen dieses Buchs sprengen, wollte man all diese Aktivitäten detailliert beschreiben. Daher soll nur auf VP-Setzung und Margenmonitoring eingegangen werden. Beides ist eng miteinander verflochten und äußerst praxisrelevant.

Für spezielle Ausführungen zur VP-Setzung wird auf den Praxisbericht am Ende in Kapitel 4.5.3 verwiesen.

4.5.1 Warum ist ›Margenmonitoring‹ so wichtig?

Mit ›Margenmonitoring‹ ist die regelmäßige unterjährige Überwachung der Ist- und vor allem der Forecast-Margen der Konzerngesellschaften gemeint.

Selbst die schlauesten VP-Richtlinien, VP-Konzepte bzw. Margenaussteuerungskonzepte werden nicht zu der angestrebten Zielerreichung/Ergebnisallokation führen, wenn es an einer funktionierenden operativen Umsetzung und einem verlässlichen Qualitätsmanagementsystem mangelt. Immer wieder stellt man in der Praxis fest, dass Unternehmen beispielsweise VP vor Beginn des Wirtschaftsjahrs bilden und für den gesamten Artikelstamm in die ERP-Systeme einspielen. Unterjährig aber überwachen sie die VP bzw. die daraus resultierenden Finanzergebnisse der betroffenen Konzerngesellschaften nicht mehr. Letztlich erkennen sie erst kurz vor oder nach Ablauf des Wirtschaftsjahrs bei Erstellung der VP-Dokumentation, dass die Ziele der VP-Richtlinie, z. B. bestimmte Bandbreiten von C+-Aufschlägen, Brutto- oder Nettomargen, nicht erreicht worden sind. Ein unterjähriges Monitoring ist daher unbedingt notwendig, wobei folgende Fragen zu beantworten sind:

• Besteht ein VP-Qualitätsmanagementprozess (Tax CMS), der sicherstellt, dass die VP-Richtlinie eingehalten wird? Wenn ja, wie ist dieser ausgestaltet?
• Falls z. B. Nettomargen bei Routineunternehmen^[54] in einem bestimmten Korridor ausgesteuert werden sollen: Wie und zu welchem Zeitpunkt unterjährig werden diese tatsächlichen Nettomargen transaktionsbasiert ermittelt? Welche Rechnungslegungsgrundsätze sollen gelten (Group GAAP vs. Local GAAP)? Welche Währung ist relevant? Wie sieht die Lösung bei mehrfunktionalen Gesellschaften aus? Ist ein Reporting etabliert, das in diesen Fällen eine transaktionsbezogene Segmentierung der GuV ermöglicht? Und kann diese segmentierte GuV auch auf Basis von verlässlichen Forecast-Daten erzeugt werden? Erfolgt die Zuordnung von Umsätzen, COGS, OPEX etc. zu den einzelnen Segmenten schätzungsweise oder direkt verursachungsgerecht? Welche Granularität ist notwendig, um noch ›tax compliant‹ zu sein? Zu welchem Zeitpunkt sollen die Fremdvergleichsdaten vorliegen? Vgl. auch Teil B, Kapitel 11.6 ›Outcome Testing oder Price Setting Approach‹.
• Sind die Intercompany Verträge so präzise formuliert, dass man eindeutig feststellen kann, wie genau der Margenmonitoring- und Price-Setting-Prozess zu funktionieren hat? Je klarer der Vertrag formuliert ist, desto geringer ist das Risiko, dass beteiligte Finanzverwaltungen sich das für sie Günstigste herauspicken können. Es sollte mindestens geregelt werden, welches GAAP gelten soll. Hier sehen wir in der Praxis noch immer viele Verträge, die diesen Punkt offenlassen. Streitigkeiten sind vorprogrammiert.
• Sind QM-/Tax-CMS-KPIs festgelegt? Wenn ja, welche: z. B. Anzahl der systemgenerierten VP-Anpassungen, prozentuale Abweichungen zwischen den Ziel- und den tatsächlichen Nettomargen/Umsätzen/Kosten, Anzahl der vollständig und zeitnah erstellten VP-Dokumentationen, Höhe der VP-Korrekturen in steuerlichen Betriebsprüfungen etc.?

Ein unterjähriges Margenmonitoring ist gerade auch aus steuerlicher Sicht sehr empfehlenswert, um rechtzeitig drohende Schieflagen zu erkennen und um zeitnah angemessene Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.

Vor allem ist ein Margenmonitoring für diejenigen VP-Modelle/-Methoden erforderlich, die margenbezogen wirken. Dies trifft beispielsweise auf folgende Konstellationen zu:

• Gewinnzuschlag bei Auftragsfertigungsleistung
• Gewinnzuschlag bei Auftragsentwicklungsleistung
• Bruttomarge der Vertriebsgesellschaft bei Anwendung von R-
• Nettomarge der Vertriebsgesellschaft bei Anwendung von TNMM

In der Praxis findet der Vergleich der Ist-und Forecast Margen mit der Bandbreite der Zielmargen monatlich, quartalsweise (= best practice) oder halbjährlich statt. Allerdings können zahlreiche Unternehmen dieses Margenmonitoring nicht unterjährig durchführen, weil die systemtechnisch notwendigen Voraussetzungen für ein Margenreporting nicht vorliegen (siehe weiter unten)

Nachfolgend werd...