Teil A: Ganzheitliches VP-Management / 4.4.9 Softwaregestützte VP-Dokumentation (MF, LF, CbCR)

Autoren: Jörg Hanken, Joachim Sohn

In diesem Kapitel geht es um Softwareunterstützung für die Erstellung der VP-Dokumentationen. Dabei beziehen wir uns auf die Prozessschritte ›Datenextraktion‹, ›Datenverarbeitung/-mapping‹ und ›Reporting & Filing‹:

Abb. 44: Vereinfachter VP-Prozess – Darstellung einer Auswahl der verfügbaren Softwarelösungen

Die Erstellung der VP-Dokumentationen (MF, LF, CbCR) in der erforderlichen Zeit, Qualität und Konsistenz ist ein komplexer Prozess. Dabei kommt nahezu für jeden Prozessschritt der Dokumentationserstellung ein Softwareeinsatz in Betracht. Vor der Auswahl einer Softwarelösung für Teilprozesse (vgl. Kapitel 4.4.1 bis 4.4.4), vor allem aber vor der Auswahl einer integrierten Softwarelösung für den Gesamtprozess (VP-Dokumentations-Software, wie nachfolgend dargestellt), sollte dieser (Teil-)Prozess überdacht und gegebenenfalls standarisiert und optimiert werden.

4.4.9.1 Wann und für wen lohnt sich eine VP-Dokumentationssoftware?

Die Anschaffung einer VP-Dokumentationssoftware ist unseres Erachtens erst ab einem bestimmten Reifegrad der VP-Dokumentation sinnvoll. Abbildung 45 fasst einzelne typisierte Entwicklungsstadien zusammen:

Abb. 45: Entwicklungsstadien von VP-Dokumentationskonzepten

Bereits ab Phase 5 bietet der Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware gegenüber einer Dokumentationserstellung per Word/Excel und Sharepoint zahlreiche Vorteile:

• Die Dokumentationsinhalte des Vorjahres sind der Ausgangspunkt bei der Bearbeitung eines neuen Dokumentationszeitraums, wobei zeitraumbezogene Daten durch den Einsatz von Variablen automatisch aktualisiert werden (Roll-forward). Dadurch werden Dokumentationstexte automatisch mit den erfassten Daten befüllt. Sind gegenüber dem Vorjahr keine wesentlichen Änderungen eingetreten, kann die Dokumentation weitgehend automatisiert erstellt werden. Diesen Vorteil einer VP-Dokumentationssoftware können alle Konzerne nutzen, unabhängig davon, welches VP-Modell zum Einsatz kommt.
• Einmal erstellte Dokumentationsinhalte für eine Gesellschaft sind für VP-Dokumentationen anderer Gesellschaften des Konzerns verfügbar. Durch die Mehrfachverwendung von Textblöcken können konsistente, im Extremfall nahezu identische Local Files erstellt werden. Änderungen eines für mehrere VP-Dokumentationen relevanten Textblocks werden automatisch die Dokumentationsinhalte aller betroffener VP-Dokumentationen ändern. Jede Änderung wird protokolliert und kann dauerhaft nachvollzogen werden. Der Effizienzgewinn steigt mit dem Reifegrad der VP-Dokumentation und ist umso höher, je mehr ähnliche Gesellschaften mit redundantem Funktions- und Risikoprofil existieren.
• Die Abstimmungsprozesse zwischen den mit Dokumentationsaufgaben betrauten Mitarbeitern werden automatisiert, um den ansonsten oft sehr komplexen und aufwendigen manuellen Koordinationsaufwand per E-Mail und Excel zu reduzieren oder sogar gänzlich zu vermeiden. Die Verantwortung für Teilaufgaben wird einzelnen Personen zugewiesen, Delegationen sind einfach nachvollziehbar, interne (prozessbezogene) Fristen werden festgelegt und durch die VP-Dokumentationssoftware überwacht (automatisierte Erinnerungs-E-Mails, Dashboards für die Konzernzentrale).
• Werden für bestimmte Gesellschaften keine VP-Dokumentationen ›auf Vorrat‹ erstellt, ist es durch den Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware möglich, sehr schnell mit den im System vorhandenen Daten qualitativ hochwertige Dokumentationsberichte fristgerecht zu erstellen. Dieser Vorteil ist besonders wichtig bei kurzen gesetzlichen Vorlagefristen.^[48]
• Durch eine zeitnahe Datensammlung und eine zentrale Datenspeicherung in einer VP-Dokumentationssoftware sind die relevanten Informationen, z. B. Dokumentationsentwürfe, Hintergrundinformationen, Transaktions- und GuV-Daten, Berechnungen und ergänzende Unterlagen bei Bedarf sofort abrufbar. Dies ist ein keineswegs zu unterschätzender Vorteil. Wenn Erinnerungen verblassen oder auskunftsfähige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben, dann werden wegen der zentral im System abgespeicherten Daten Informationsverluste und ein zeitaufwendiges Suchen in Archiven oder lokalen E-Mail-Accounts vermieden.
• Durch Schnittstellen oder ›Data Gathering Tools‹ kann der Zahlenteil der Dokumentation, also die Transaktionsvolumina und die zum Angemessenheitsnachweis benötigten Finanzkennzahlen sowie die für das CbCR benötigten Daten, effizient erfasst werden, um ihn anschließend in der VP-Dokumentationssoftware weiterzuverarbeiten (zu prüfen, analysieren, aggregieren und zwischen den Transaktionspartnern abzugleichen).

Wie hoch die Effizienzgewinne durch den Einsatz einer VP-Dokumentationssoftware im Einzelfall tatsächlich sind, richtet sich demnach neben der bloßen Anzahl von Local Files auch danach, wie homogen das Funktions- und Risikoprofil der einzelnen Konzerngesellschaften ist, also ob gleichartige Transaktionsgruppen und damit redundante Dokumentationsinhalte vorhanden sind, und wie viele Personen konzernweit mit der VP-Dokumentation betraut sind. Und es hängt davon ab, wie sehr die zentrale Steuerabteilung ...