Strategische Einkaufssteuerung: Ziele, Kennzahlen, Erfolgsmessung und Reporting

Zusammenfassung

 

Überblick

  • Die Einkaufsperformance kann signifikant erhöht werden, wenn statt manueller Datenaufbereitung mehr Zeit für die strategische Einkaufssteuerung aufgewendet wird.
  • Einkaufs-Performance-Management ist als ganzheitlicher Ansatz und mehrstufiger Prozess zu verstehen.
  • Transparente und verständliche Ziele im Einkauf lassen sich mit den richtigen Kennzahlen messen und nachverfolgen.
  • Die Schaffung einer sauberen Datenbasis ermöglicht den Aufbau eines zuverlässigen Reportings und dient der Erfolgsmessung.
  • In diesem Artikel werden Vorgehensweisen und Methoden zur Optimierung der strategischen Einkaufssteuerung erläutert und anhand eines konkreten Projektbeispiels beschrieben.

1 Wunsch und Wirklichkeit der strategischen Einkaufssteuerung

Manuelle Datensammlung dominiert im Alltag

Häufig nehmen operative Aktivitäten einen Großteil der Kapazitäten im Einkaufscontrolling ein; i. d. R. auf Kosten von strategischen Überlegungen. So wird ein Großteil der Arbeitszeit für die manuelle Datensammlung und -aufarbeitung verwendet, anstatt die strategische Steuerung und Organisation der Einkaufsabteilung voranzutreiben. Gründe hierfür sind vor allem steigende Komplexität durch die Menge an systemseitig verfügbaren Daten und ein immer größerer Informationsbedarf bei internen Kunden wie z. B. Einkäufern (um bspw. eine gute Vorbereitung auf Lieferantengespräche gewährleisten zu können) oder Führungskräften (um ihren Verantwortungsbereich besser steuern zu können). Erschwerend kommt hinzu, dass oftmals Daten aus unterschiedlichen Systemen manuell konsolidiert werden müssen.

Im Idealfall standardisierte Datenaufbereitung

Im Idealfall sollte jedoch genau das Gegenteil der Fall sein: Die Datenaufbereitung ist standardisiert und automatisiert und dementsprechend wenig zeitaufwendig. Im Gegenzug können die dadurch freigesetzten Kapazitäten für die strategische Steuerung der Einkaufsorganisation und der Schnittstellen genutzt werden. Diese Kombination aus mehr strategischer Steuerung und weniger Datenaufbereitung führt zu einer signifikanten Erhöhung der Einkaufsperformance (s. Abb. 1).

Abb. 1: Zielzustand für die strategische Einkaufssteuerung

Im Verlauf dieses Artikels sollen Vorgehensweisen und Methoden zur Realisierung des genannten Zielzustandes erläutert und anhand eines konkreten Projektbeispiels beschrieben werden.

2 Ganzheitliche Einkaufssteuerung im Überblick

Ganzheitliches Management der Einkaufsperformance

Performance Management im Einkauf bedeutet Steuerung, Controlling und Reporting ganzheitlich betrachten. Hinzu kommt der Einsatz unterschiedlicher Methoden zur Steigerung der Leistung im Einkauf. Der nachfolgend beschriebene Steuerungsansatz (s. Abb. 2) ist fünfstufig gegliedert.

Abb. 2: Strategische Steuerung der Einkaufsorganisation

  1. Der erste Schritt ist die Festlegung von Zielen, abgeleitet aus Einkaufs- und Unternehmensstrategie:

    • die Harmonisierung der Einkaufsstrategie mit der Unternehmensstrategie und
    • die Formulierung konkreter Zielsetzungen mit Fokus auf 3 bis 5 Jahre.
  2. Anschließend (Schritt 2) erfolgt die Festlegung von Kennzahlen, um die Ziele messbar zu machen:

    • die Ableitung einer gesamthaften Steuerungssystematik und
    • die Definition der Kennzahlen zur Überwachung der Zielerreichung.
  3. Der dritte Schritt befasst sich mit der Erfolgsmessung im Einkauf und beinhaltet:

    • die konsistente Messung von Einkaufserfolgen,
    • die Definition von Messmetriken und Schnittstellen zwischen Einkauf und Controlling und
    • die Überleitung der Effekte in die GuV und Unternehmensplanung.
  4. Darauf aufbauend folgt in Schritt 4 Reporting die Aufgabe, die richtigen Inhalte zu berichten:

    • die Definition von Berichtsinhalten und Empfängern,
    • die Visualisierung der Reportinginhalte,
    • die Konzeption des Reportingprozesses und
    • die Definition der IT-gestützten Kennzahlenerhebung.
  5. Zusätzlich beinhaltet die strategische Steuerung der Einkaufsorganisation diverse Methoden zur Steigerung der Leistung im Einkauf, u. a.:

    • die Kostenanalyse von Zukaufteilen,
    • die Optimierung der Wertschöpfungstiefe "Make, Cooperate or Buy",
    • die Analyse und Prognose von Rohstoffpreisen,
    • die Unterstützung des Materialgruppenmanagements und
    • die Total Cost of Ownership-Betrachtung.
 

Praxis-Beispiel

Ausgangssituation im Beispielunternehmen

Bei dem Beispielunternehmen handelt es sich um einen international tätigen Automobilzulieferer. Der Gesamtkonzern ist weltweit mit Produktionswerken und Vertriebsniederlassungen vertreten.

Das Unternehmen hatte insbesondere das Problem, eine verlässliche Datenbasis für die Planung und das Reporting und damit verbunden auch die strategische Steuerung zu schaffen. Eine Vielzahl unterschiedlicher Daten- und Informationsquellen ohne Möglichkeit zur automatisierten Aufbereitung führte zu einem hohen manuellen Aufwand in der Datensammlung und einer geringe Nachvollziehbarkeit. Monatliche Standardreports konnten nicht alle relevanten Fragen beantworten und waren gleichzeitig sehr zeitintensiv in der Erstellung. Dies führte zu einer großen Anzahl an Ad-hoc-Anfragen für weitere individuelle Reports, die ebenfalls nur mit großen manuellen Aufwand erstellt werden konnten. Nebe...

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