Nach der Vorauswahl folgt in der Detailevaluierung die möglichst genaue Erfassung von Effektivität und Effizienz der in Frage kommenden drei bis fünf Planungslösungen. Die Effektivitätsbetrachtung nimmt eine funktionale und technische Beurteilung der Erreichung der definierten Anforderungen vor. Die Effizienzbetrachtung orientiert sich am Aufwand und den Kosten einer Lösung, um diese Anforderungen zu erfüllen. Beide Seiten müssen in Einklang gebracht werden.
Die schnelle, effiziente Eingrenzung geeigneter Planungslösungen in der Vorauswahl erlaubt es, notwendige Ressourcen für eine detaillierte Betrachtung der technischen und funktionalen Leistungsfähigkeit bereitzustellen. Erst in dieser Projektphase sollten zielgerichtet umfassende Untersuchungen stattfinden.
Zur möglichst genauen Erfassung der Leistungsfähigkeit in Bezug auf die individuellen Anforderungen wird auf den in der Anforderungsanalyse erfassten Kriterienkatalog zurückgegriffen. Während zur Vorauswahl i. d. R. eine Betrachtung der wichtigen und K.o.-Kriterien ausreicht, sollten in der Detailevaluierung nun alle Kriterien hinzugezogen sowie im Rahmen einer Nutzwertanalyse beurteilt und ausgewertet werden. Um sich ein möglichst genaues Bild der Leistungsfähigkeit machen zu können, eignen sich Testinstallationen, strukturierte Anbieterpräsentationen und Prototyp-Erstellungen ("Proof-of-Concept").
Weiterhin nützlich sind Referenzkundenbesuche und die Hinzuziehung unabhängiger Berater, die Feedback zu Anbietern und Produkten aus anderen Projekten und Firmen geben können. BARC bietet bspw. die individuelle Betreuung von Softwareauswahlprojekten zur Erhöhung der Investitions- und Entscheidungssicherheit seit Jahren mit großem Nutzen für die Kunden hinsichtlich Projektlaufzeit, Projekt- und Softwarekosten sowie Zukunftsfähigkeit der Softwareentscheidung an.
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