Der Einsatz ungeeigneter Software hat weitreichende Folgen, die von der Unzufriedenheit von Mitarbeitern über dauerhafte Effizienznachteile in der Prozessabwicklung bis hin zur Gefährdung des Geschäftsmodells reichen, sofern sich Wettbewerber durch neue Softwarelösungen oder eine bessere Datennutzung durchsetzen können. So zeigt die seit dem Jahr 2000 jährlich durchgeführte Befragung "BI Survey" von BARC unter mehr als 3.000 Anwendern von Business-Intelligence-Software konsistent, dass Unternehmen den Geschäftsnutzen ihrer Software durchschnittlich deutlich höher einschätzen (2019 mit Note 6 auf einer Skala von 0 (kein Geschäftsnutzen) bis 10 (höchster Geschäftsnutzen)) als wenn die Software ohne formelle Evaluation, also durch strategische Entscheidung, als Teil einer anderen Lösung oder anderen Gründen eingeführt wurde (Note 4,9) (s. Abb. 1).
Abb. 1: Erreichter Geschäftsnutzen (Business Benefit Index) von Business-Intelligence-Software, die in einer vergleichenden Evaluation ausgewählt wurde vs. BI-Software, die ohne formelle Evaluation eingesetzt wird (n=2011) (Quelle: BARC, https://bi-survey.com)
Strukturierte Softwareauswahl strategisch fundieren
Die Auswahl einer BI-Software sollte sich aus einer gesamtheitlichen BI-Strategie ableiten. Eine BI-Strategie bildet üblicherweise die fachlich/funktionalen, organisatorischen und technischen Kernaspekte des Einsatzes von entscheidungsunterstützenden Informationssystemen ab. Sie ist damit sowohl direkter Teil einer Unternehmensstrategie als auch Teil der IT-Strategie jedes Unternehmens. Die dort verankerten Grundsätze fließen als Rahmenparameter in die Auswahl der BI-Software ein.
Ein effizienter und gleichzeitig fundierter Prozess zur Auswahl jeder Standardsoftware kann in vier allgemeine Schritte unterteilt werden: Anforderungserhebung und Gewichtung, Markteingrenzung/Short List, Detailevaluierung sowie Ergebniskonsolidierung und Entscheidung.
Abb. 2: Typischer Prozess zur Auswahl einer Standardsoftware (Quelle: BARC)
Gefahr durch unzureichende Anforderungen
Jede Softwareauswahl sollte stets auf den fachlichen Anforderungen fußen. Typische Probleme bei Einführung oder späterer Nutzung von Softwarelösungen entstehen häufig durch eine unzureichende oder mangelhaft durchgeführte Anforderungsanalyse und eine unzureichende Überprüfung der Leistungsfähigkeit der gewählten Lösung. So lassen sich viele Gründe, die zur Ablösung von BI-Software führen, auf Fehler in der Softwareauswahl zurückführen (s. Abb. 3).
Abb. 3: Gründe für die Ablösung von Software, The BI Survey 19 (n= 354) (Quelle: BARC, https://bi-survey.com)
Um einige der in der Abb. 3 aufgeführten Fehler zu vermeiden, sollte ein besonderes Augenmerk auf die Phase der Anforderungsdiskussion gelegt werden. Die Aufnahme dieser Kriterien und deren Gewichtung stellen nämlich das Fundament für die eigentliche Werkzeugauswahl dar. Wird dieses lückenhaft und damit fehlerhaft erstellt, wirkt sich dies mittelbar auf die betrachteten Werkzeuge und damit den Erfolg oder Misserfolg der BI-Frontendauswahl aus.
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