Software / 5.2 Anschaffung bzw. Herstellung

Ist Vertragsgegenstand der Erwerb eines Softwaresystems und seine Implementierung, liegt ein aktivierungspflichtiger Anschaffungsvorgang vor. Dies gilt auch, wenn die erworbene ERP-Software ganz oder teilweise mit eigenem Personal implementiert wird (Herstellung der Betriebsbereitschaft).

Die erforderliche Implementierung der ERP-Software macht diese nicht zu einer Individual-Software und führt damit nicht zu einem Herstellungsvorgang, wenn keine wesentlichen Änderungen am Quellcode vorgenommen werden; die Anpassung an die betrieblichen Anforderungen erfolgt regelmäßig ohne Programmierung.

Zu den Anschaffungsnebenkosten zählen:

  • Planungskosten sind eine notwendige Vorstufe für die Einführung einer ERP-Software, soweit Voraussetzung ist, dass sie in direktem Zusammenhang zum anzuschaffenden Softwaresystem stehen und nach der Kaufentscheidung anfallen (z. B. Konzeptentwicklung, Organisationsberatung, Prozessoptimierung).
  • Implementierungskosten sind Aufwendungen für Customizing, Programmüberspielungen, Programmänderung und Programmerweiterung.
  • Eigenleistungen, die mit der Anschaffung und Implementierung des Softwaresystems im direkten Zusammenhang stehen und diesem einzeln zugeordnet werden können, z. B. Kosten für die Installation und Parametrisierung und der dafür erforderliche Personalaufwand. Aufwendungen für die Schulung des eigenen Personals für die Unterstützung der Durchführung und Mitgestaltung des Customizings, Raum- oder Reisekosten.
 

Wichtig

Unterschied zwischen Erweiterung und wesentlicher Verbesserung beachten

Soweit Anpassungsvorgänge über das normale Customizing (= Anpassung an Kundenbedürfnisse) hinausgehen, ist zu unterscheiden, ob eine Erweiterung oder wesentliche Verbesserung erzielt wird oder ob vorhandene Funktionen ohne wesentliche Verbesserung lediglich modifiziert werden.

Eine Erweiterung oder wesentliche Verbesserung liegt vor, wenn die Software eine zusätzliche Funktionalität erhält oder ihr Anwendungsbereich über die standardmäßig vorgesehenen Einsatzgebiete hinaus ausgedehnt wird. Wesentliche Änderungen am Quellcode oder Umprogrammierungen im Programmablauf sind immer als Erweiterung anzusehen.

Aufwendungen für Erweiterungen oder wesentliche Verbesserungen sind Herstellungskosten.

Wird das vorhandene Softwaresystem durch nachträglich angeschaffte Module – unabhängig vom Hersteller – erweitert, handelt es sich um nachträgliche Anschaffungskosten, da sie nach ihrer Integration unselbstständige Bestandteile dieses Wirtschaftsguts sind. Ggf. ist eine neue Restnutzungsdauer zu bestimmen.

Ein neues Wirtschaftsgut entsteht erst, wenn eine völlige Neukonzeption der betriebswirtschaftlichen Software und der dann dafür erforderlichen Hardwareumgebung stattfindet. Aufwendungen für den Erwerb von weiteren Nutzungsrechten für zusätzliche Benutzer führen zu nachträglichen Anschaffungskosten.

Wartungskosten für eine tief greifende Überarbeitung einer bisherigen Programmversion im Sinn eines Generationswechsels können als Anschaffungskosten eines neuen Wirtschaftsguts zu aktivieren sein. Kommen neue zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten der Software hinzu und wird die bisherige Software aufgrund der alten, weiterhin fortgeltenden Lizenz weiter genutzt, sind die Aufwendungen für die neue Lizenz nachträgliche Anschaffungskosten.

Tritt dagegen eine neue Lizenz an die Stelle der alten Lizenz, kommen Teilwertabschreibungen in Höhe des im Restbuchwert des Softwaresystems enthaltenen rechnerischen Anteils der Ursprungslizenz in Betracht.

Unternehmenseigene Software-Entwicklungen nach dem 31.12.2009 können als Aktivposten in die Bilanz aufgenommen werden. Von einer Herstellung kann ausgegangen werden, wenn eine neue Individual-Software durch eigenes fachlich ausgebildetes Personal oder Subunternehmer im Rahmen von Dienstverträgen hergestellt und das Herstellerrisiko vom Softwareanwender selbst getragen wird.

Vorkosten sind Aufwendungen, die vor der Kaufentscheidung anfallen. Sie sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Auch Aufwendungen für die Anwenderschulung sind sofort als Betriebsausgaben abziehbar. Schulungsmaßnahmen der eigenen Arbeitnehmer, die danach die Anpassung an die Struktur und die Organisationsabläufe des Unternehmens (Customizing) vornehmen, gehören zu den Anschaffungskosten.

Wartungskosten, die aufgrund von regelmäßig mit dem Lizenzvertrag abgeschlossenen Wartungsverträgen anfallen, sowie die Zurverfügungstellung von Weiterentwicklungen und Verbesserungen der Software im Rahmen von Updates, Versions- oder Releasewechseln können als Erhaltungsaufwendungen behandelt werden.

 

Wichtig

Wartungskosten als verdeckter Kaufpreis

Ein sofortiger Abzug als Erhaltungsaufwand ist ausgeschlossen, wenn in den Wartungskosten ein verdeckter Kaufpreis enthalten ist. Dies ist der Fall, wenn der Abschluss eines Wartungsvertrags Einfluss auf die Höhe des Kaufpreises der Lizenz hat. In diesem Fall ist eine Aufteilung in Erhaltungsaufwand und Anschaffungskosten im Weg der Schätzung vorzunehmen.

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