Software / 4 Software-Updates

Updates aktualisieren die vorhandene Software, verbessern die Handhabung und beheben gleichzeitig Fehler oder Mängel.

Drei grundsätzliche Tatbestände mit unterschiedlichen steuerlichen Folgen sind zu beachten:

  • Es handelt sich nur um eine notwendige Aktualisierung, Fehlerbehebung oder Verbesserung des Handlings, damit die Software weiter genutzt werden kann. In diesem Fall handelt es sich um sofort abzugsfähigen Betriebsaufwand.
  • Wird die Software durch das Update in ihrer Substanz erheblich erweitert (meist als Upgrade bezeichnet), so ist die Erstversion, soweit noch ein Restwert vorhanden ist, außerplanmäßig abzuschreiben und die neue Version auf die voraussichtliche Nutzungsdauer zu verteilen.
  • Erfolgt das Update bereits kurzfristig nach der Anschaffung der Software oder ist der Wert des Updates nicht unerheblich, so ergeben sich nachträgliche Anschaffungskosten.
 

Praxis-Beispiel

Verbuchung von Update und Kauf von Software

Fall 1: Ein Unternehmen erhält ein jährliches Software-Update für das Lohnberechnungsprogramm. Die Erstversion kostete netto 2.500 EUR, die jährlichen Updates 297,50 EUR inkl. USt. Sie sind sofort abzugsfähiger Betriebsaufwand.

Fall 2: Ein Unternehmen stellt seine Fakturierung zum 1.1.01 um. Das bisherige Programm ist bis auf einen Restwert von 1.000 EUR abgeschrieben. Das neue Programm kostet 5.950 EUR; die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre. Der Restwert von 1.000 EUR für das bisherige Programm wird außerplanmäßig, das neue Programm über die Nutzungsdauer von 5 Jahren abgeschrieben.

Fall 3: Zum 1.1.01 erwirbt ein Unternehmen ein Kalkulationsprogramm im Wert von 10.000 EUR zzgl. 19 % USt. Zum 1.4.01 erhält es eine neue, erweiterte Version des Kalkulationsprogramms, das nunmehr 12.000 EUR netto kostet. Da das Programm gerade erst erworben wurde, erhält das Unternehmen die neue Version zu einem Vorzugspreis von 1.200 EUR netto. Diese 1.200 EUR sind nachträgliche Anschaffungskosten und daher zu aktivieren. Die Anschaffungskosten betragen demnach 11.200 EUR.

Hinweis zur Vorsteuer in den Buchungsbeispielen:

Zur Verdeutlichung wird die Vorsteuer gesondert in den Buchungssätzen mit dem jeweiligen DATEV-Konto dargestellt. Alternativ kann auch der Bruttobetrag mit dem entsprechenden Vorsteuerschlüssel "9" (Vorsteuer 19 %) gebucht werden. In diesem Fall wird die Vorsteuer durch den Vorsteuerschlüssel automatisch auf das jeweilige Vorsteuerkonto gebucht.

 

So buchen Sie richtig

Fall 1: Verbuchung der Update-Kosten als Betriebsausgabe

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
4806 Wartungskosten für Hard- und Software 250,00 1200 Bank 297,50
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 47,50      
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
6495 Wartungskosten für Hard- und Software 250,00 1800 Bank 297,50
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 47,50      
 

So buchen Sie richtig

Fall 2: Ausbuchung des Restwerts der alten Software

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
4822 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 1.000 0027 EDV-Software 1.000
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
6200 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 1.000 0135 EDV-Software 1.000
 

So buchen Sie richtig

Anschließende Verbuchung des Kaufs der neuen Software

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0027 EDV-Software 5.000 1200 Bank 5.950
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 950      
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0135 EDV-Software 5.000 1800 Bank 5.950
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 950      
 

So buchen Sie richtig

Verbuchung der (linearen) Abschreibung der neuen Software mit einer Nutzungsdauer von 5 Jahren

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
4822 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 1.000 0027 EDV-Software 1.000
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
6200 Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände 1.000 0135 EDV-Software 1.000
 

So buchen Sie richtig

Fall 3: Buchung am 1.1.01

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0027 EDV-Software 10.000 1200 Bank 11.900
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 1.900      
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0135 EDV-Software 10.000 1800 Bank 11.900
1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 1.900      
 

So buchen Sie richtig

Buchung des Differenzbetrags der neuen Software am 1.4.01

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag EUR
0027 EDV-Software 1.200 1200 Bank 1.428
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 228      
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag EUR Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung B...

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