Übliche Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit zur Verfügung stellt und deren Preis 60 EUR nicht übersteigt, sind mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert nach der SvEV anzusetzen.[1] Der Arbeitgeber kann diesen Sachbezugswert auch mit 25 % pauschalieren.[2] Er ist hierzu jedoch – wie bei den übrigen Pauschalierungstatbeständen in § 40 EStG – nicht verpflichtet. Die Pauschalierung führt zur Sozialversicherungsfreiheit.[3] Ein vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber oder an den Dritten gezahltes Entgelt ist auf den tatsächlichen Preis anzurechnen. Wird vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten nur ein Essen, aber kein Getränk gestellt, ist das Entgelt, das der Arbeitnehmer für ein Getränk bei der Mahlzeit zahlt, nicht auf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit anzurechnen.[4] Die Besteuerung der anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert unterbleibt, wenn der Arbeitnehmer für die auswärtige Tätigkeit eine Verpflegungspauschale abziehen kann.[5]
Aus steuerlicher Sicht werden als Mahlzeiten alle Speisen und Lebensmittel angesehen, die üblicherweise der Ernährung dienen und die zum Verzehr während der Arbeitszeit oder im unmittelbaren Anschluss daran geeignet sind.[6] Dazu gehören Vor- und Nachspeisen ebenso wie Imbisse und Snacks. Eine Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschale ist allerdings nur vorzunehmen, wenn es sich bei der gestellten Mahlzeit tatsächlich um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. So handelt es sich beispielsweise bei Kuchen, der anlässlich eines Nachmittagskaffees gereicht wird, nicht um eine der genannten Mahlzeiten. Konsequenz: Hier ist keine Kürzung der Verpflegungspauschale vorzunehmen. Auch die auf innerdeutschen Flügen oder Kurzstreckenflügen gereichten kleinen Tüten mit Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder vergleichbare andere Knabbereien erfüllen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen somit zu keiner Kürzung der Pauschalen. In der Praxis obliegt es vorrangig dem jeweiligen Arbeitgeber, zu beurteilen, inwieweit die von ihm angebotenen Speisen unter Berücksichtigung ihres jeweiligen Umfangs, des entsprechenden Anlasses oder der Tageszeit tatsächlich an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten treten.[7]
Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit maßgeblichen Grundsätze gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird.
Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen bei vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von Dritten gestellten Mahlzeiten werden gekürzt. Die Kürzung beträgt für ein Frühstück 20 % und für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % des Betrags der Verpflegungspauschalen für eine 24-stündige Abwesenheit. Dabei darf der Kürzungsbetrag die ermittelte Verpflegungspauschale nicht übersteigen.[8] Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten im Inland entspricht dies seit 2020 einer Kürzung für ein Frühstück um 5,60 EUR sowie für ein Mittag- und/oder Abendessen um jeweils 11,20 EUR. Diese Kürzungsregelung gilt auch dann, wenn Reisekostenvergütungen wegen dieser Mahlzeiten einbehalten bzw. gekürzt oder vom Arbeitgeber pauschal besteuert werden.[9] Sie entfällt, soweit der Arbeitnehmer für die Verpflegung ein Entgelt zu zahlen hat.[10] Für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gewährt werden[11], gelten die vorstehenden Ausführungen entsprechend.[12]
Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer anstelle einer nicht eingenommenen, von ihm zur Verfügung gestellten Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit im Rahmen der 60-EUR-Grenze[13] nach den vom BMF aufgestellten Grundsätzen[14] zur Verfügung stellen (arbeitsrechtliche Erstattung und Belegvorlage beim Arbeitgeber). Wenn der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine Kürzung in Betracht.[15] Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers bei seiner Einkommensteuerveranlagung durch die Vorlage von Belegen für eine anstelle der vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeit auf eigene Veranlassung eingenommene Verpflegung ist ausgeschlossen. Hier bleibt es bei der typisierenden Kürzung der steuerlichen Verpflegungspauschalen.[16]
Gestellung mehrerer gleichartiger Mahlzeiten
Der Arbeitnehmer nimmt in 2023 an einer von seinem Arbeitgeber gebuchten 1-tägigen Fortbildungsveranstaltung von mehr als 8 Stunden Dauer teil. In der Tagungsgebühr ist ein Mittagessen zum Preis von 30 EUR enthalten. Der Arbeitnehmer verzichtet auf die Einnahme dieses Essens und nimmt stattdessen in der Mittagspause in einem nahe gelegenen Restaurant eine Mahlzeit zum Preis von 25 EUR ein, die ihm von seinem Arbeitgeber gegen Vorlage der Rechnung erstattet w...
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