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Kurzbeschreibung
Sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz sind Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen zu bilden. Mit diesem Rechner wird sowohl die erstmalige Rückstellungsbildung als auch die jährliche Anpassung unterstützt.
Wichtige Hinweise
Ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Grundlagen sowie der Vorgehensweise zur Rückstellungsermittlung finden Sie in dem Fachbeitrag Rückstellungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen: Praxisfall. Daraus ist auch das folgende Praxisbeispiel entnommen, an dem sich die Beispieldaten der Arbeitshilfe weitgehend anlehnen.
Praxis-Beispiel: Mittelgroße Kapitalgesellschaft
- Die Kurt Fleißig GmbH mit Sitz und Geschäftsleitung in Freiburg i. Br. ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 2 HGB.
- Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.
- Der kumulierte Ertragssteuersatz (Körperschaftsteuer: 15 %, Gewerbesteuer: 14 %, Solidaritätszuschlag: 5,5 %) beträgt 29,83 %. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen für Zwecke der Berechnung latenter Steuern von einem Gesamtsteuersatz i. H. v. 30 % ausgegangen.
- Die Geschäftsunterlagen werden in separaten Archivräumen gelagert.
- Die Jahresmiete für das Verwaltungsgebäude, in dem das 200 qm große Archiv untergebracht ist, beträgt 48.000 EUR; das Verwaltungsgebäude hat eine Nutzfläche von 800 qm.
- Die Schränke, in denen die Aktenordner eines Jahrgangs untergebracht sind, werden jährlich mit 2.000 EUR abgeschrieben.
- Die Heizkosten des Gebäudes betragen jährlich 4.000 EUR.
- Reinigungskosten entstehen für das Gebäude pro Jahr i. H. v. 5.000 EUR.
- Die anteiligen Hausmeisterkosten für das Archiv betragen 3.750 EUR.
- Die einmaligen Kosten der Archivierung (Datenträger, Personalkosten etc.) betragen 300 EUR.
- Die Vollkosten entsprechen den Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten.
- Die durchschnittliche Kostensteigerung beträgt 2 % pro Jahr.
- Für den Jahresabschluss zum 31.12.10 soll erstmalig eine Rückstellung gebildet werden.
Jahresabschluss zum 31.12.10
Da keine Unterschiede zwischen den handelsrechtlich gebotenen Vollkosten und den steuerlich zulässigen Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten existieren, entspricht der Kostenansatz in der Handelsbilanz dem steuerrechtlich zulässigen Wert.
| Einzubeziehende Kosten | Kostenanteil | ||
|---|---|---|---|
| Mietkosten | |||
| 48.000 EUR | × 200 qm / 800 qm | 12.000 EUR | 60,00 % |
| + AfA Archivschränke | 2.000 EUR | 10,00 % | |
| + Heizung (anteilig 25 % gem. qm) | 1.000 EUR | 5,00 % | |
| + Reinigung (anteilig 25 % gem. qm) | 1.250 EUR | 6,25 % | |
| + Hausmeister | 3.750 EUR | 18,75 % | |
| Jährliche Kosten der Archivierung | 20.000 EUR | ||
Hinzu kommt noch der einmalige Aufwand in Zusammenhang mit der Archivierung und Datensicherung i. H. v. 300 EUR.
Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der in Rede stehenden Unterlagen ergibt sich folgendes Bild:
| Geschäftsjahr | Aufbewahrung der Unterlagen bis… | Aufbewahrungsdauer (in Jahren) |
|---|---|---|
| 00 | 10 | 0 |
| 01 | 11 | 1 |
| 02 | 12 | 2 |
| 03 | 13 | 3 |
| 04 | 14 | 4 |
| 05 | 15 | 5 |
| 06 | 16 | 6 |
| 07 | 17 | 7 |
| 08 | 18 | 8 |
| 09 | 19 | 9 |
| 10 | 20 | 10 |
Tab. 1: Aufbewahrungsdauer
Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahre 00 müssen mit Ablauf des Jahres 10 nicht mehr aufbewahrt werden. Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 01 müssen noch 1 Jahr, aus dem Jahr 02 noch 2 Jahre usw. aufbewahrt werden. Hieraus ergibt sich eine durchschnittliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren.
Handelsbilanz
Für die Rückstellungsberechnung sind bei der Bewertung die Kostensteigerungen i. H. v. 2 % sowie das Abzinsungsgebot zu berücksichtigen. Dafür werden von der Bundesbank die anzuwendenden Zinssätze ermittelt und veröffentlicht.
| Jahr | Anzahl aufzubewahrende Jahrgänge | Gesamtkosten | mit Kostensteigerung | Zinssatz1 | Rückstellungsbetrag in EUR |
|---|---|---|---|---|---|
| 11 | 10 | 20.000 | 20.000,00 | 20.000,00 | |
| 12 | 9 | 18.000 | 18.360,00 | 3,90 % | 17.007,54 |
| 13 | 8 | 16.000 | 16.646,40 | 4,07 % | 14.768,75 |
| 14 | 7 | 14.000 | 14.856,91 | 4,22 % | 12.592,86 |
| 15 | 6 | 12.000 | 12.989,19 | 4,36 % | 10.493,28 |
| 16 | 5 | 10.000 | 11.040,81 | 4,48 % | 8.487,93 |
| 17 | 4 | 8.000 | 9.009,30 | 4,59 % | 6.580,52 |
| 18 | 3 | 6.000 | 6.892,11 | 4,69 % | 4.776,52 |
| 19 | 2 | 4.000 | 4.686,64 | 4,78 % | 3.078,63 |
| 20 | 1 | 2.000 | 2.390,19 | 4,86 % | 1.487,08 |
| Rückstellungsbetrag | 99.273,11 | ||||
| 1 fiktive Zinssätze zum 31.12.10. Verwenden Sie die Zinssätze der Deutschen Bundesbank. | |||||
Tab. 2: Rückstellungsberechnung mit Bewertung der Kostensteigerung
Steuerbilanz
In der Steuerbilanz dürfen bei der Bewertung der Rückstellung keine Kostensteigerungen berücksichtigt werden. Ferner hat eine Abzinsung zu unterbleiben. Für steuerliche Zwecke kann auf die Multiplikatormethode zurückgegriffen werden, d. h. die jährlichen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Darüber hinaus ist ein pauschaler Abschlag i. H. v. 20 % für freiwillig aufbewahrte Unterlagen vorzunehmen.[1]
| Jährliche Kosten für Archivierung | 20.000 | |||
| 20 % Abschlag für freiwillig aufbewahrte Unterlagen | 4.000 | |||
| Jahresaufwand für aufbewahrungspflichtige Unterlagen | 16.000 | |||
| durchschnittliche Aufbewahrungsdauer 5,5 Jahre (Multiplikator) | 88.000 | |||
Rückstellungsbetrag |
88.000 | |||
Zu diesen Rückstellungsbeträgen ist noch der einmalige Aufwan...
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