Im Rahmen der Folgebewertung ist zu beachten, dass zum nachfolgenden Bilanzstichtag ein Jahrgang ausscheidet (Verbrauch der Rückstellung) und gleichzeitig ein neuer Jahrgang für die Aufbewahrung hinzukommt (Zuführung der Rückstellung).

Der für das erste Jahr zurückgestellte Betrag (laufende Kosten 4.000 EUR und einmalige Kosten 300 EUR) ist nach Ablauf dieses Jahrs verbraucht und wird entsprechend aufgelöst. Die Buchungen lauten:

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
      4210 Miete 3.300
      4230 Heizung 300
      4110 Löhne 200
      4830 Abschr. auf Sachanl. 200
0966 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 4.300 4900 sonst. betriebl. Aufw. 300
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
      6310 Miete 3.300
      6320 Heizung 300
      6010 Löhne 200
      6220 Abschr. auf Sachanl. 200
3096 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 4.300 6300 sonst. betriebl. Aufw. 300

Anschließend ist der Betrag zurückzustellen, der im neuen Jahr für die Aufbewahrung hinzukommt. Unter Berücksichtigung der (eingetretenen) Inflation von 2 % sind die laufenden Kosten auf 4.080 EUR (4.000 x 1,02) gestiegen. Da nur ein Jahrgang hinzukommt, sind die Kosten hierfür 4.080 EUR : 10 Aufbewahrungsjahrgänge = 408 EUR. Die Einmalkosten betragen weiterhin 300 EUR.

Für die Ermittlung des Zuführungsbetrags sind die erhöhten laufenden Kosten für ein Jahrgang an die zu erwartende Kostensteigerung von 2 % pro Jahr anzupassen und die aktuell gültigen Abzinsungssätze anzuwenden.

 
Lfd. lfd. Kosten

Kosten-

steigerung
Faktor

lfd. Kosten

inkl. Steigerung

neue Ab-

zinsungs-

sätze

Abzinsungs-

faktor

Rückstellungs-

betrag
1 408 EUR   1,0000 408 EUR 1   408 EUR
2 408 EUR 2 % 1,0200 416 EUR 1,01 % 0,9801 408 EUR
3 408 EUR 2 % 1,0404 424 EUR 1,06 % 0,9689 411 EUR
4 408 EUR 2 % 1,0612 433 EUR 1,11 % 0,9568 414 EUR
5 408 EUR 2 % 1,0824 442 EUR 1,16 % 0,9440 417 EUR
6 408 EUR 2 % 1,1041 450 EUR 1,21 % 0,9304 419 EUR
7 408 EUR 2 % 1,1262 459 EUR 1,26 % 0,9161 421 EUR
8 408 EUR 2 % 1,1487 469 EUR 1,31 % 0,9011 422 EUR
9 408 EUR 2 % 1,1717 478 EUR 1,36 % 0,8855 423 EUR
10 408 EUR 2 % 1,1951 488 EUR 1,41 % 0,8693 424 EUR
               
            Summe: 4.167 EUR

Der Zuführungsbetrag für den neu hinzugekommenen Jahrgang in Höhe von 4.167 EUR ist entsprechend dem Anteil der jeweiligen Kostenarten aufzuteilen und zuzubuchen. Die einmaligen Kosten in Höhe von 300 EUR sind zusätzlich zu verbuchen.

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4210

Miete

(Anteil 82,5 %)
3.438      
4230

Heizung

(Anteil 7,5 %)
313      
4110

Löhne

(Anteil 2 x 2,5 %)
208      
4830

Abschr. auf Sachanl.

(Anteil 5 %)
208      
4900

sonst. betriebl. Aufw.

(einmalige Kosten)
300 0966 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 4.467
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
6310

Miete

(Anteil 82,5 %)
3.438      
6320

Heizung

(Anteil 7,5 %)
313      
6010

Löhne

(Anteil 2 x 2,5 %)
208      
6220

Abschr. auf Sachanl.

(Anteil 5 %)
208      
6300

sonst. betriebl. Aufw.

(einmalige Kosten)
300 3096 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 4.467

Nach der Zuführung ist der Bestand der Rückstellung mit den nunmehr aktuellen, veränderten durchschnittlichen Marktzinssätzen aus den vergangenen 7 Geschäftsjahren abzuzinsen und anzupassen.

 
Lfd.

Basis

inkl. Steigerung

Abzinsungs-

sätze

Abzinsungs-

faktor

Rückstellungs-

betrag
1 3.672 EUR 1   3.672 EUR
2 3.329 EUR 1,01 % 0,9801 3.263 EUR
3 2.971 EUR 1,06 % 0,9689 2.879 EUR
4 2.598 EUR 1,11 % 0,9568 2.486 EUR
5 2.208 EUR 1,16 % 0,9440 2.084 EUR
6 1.802 EUR 1,21 % 0,9304 1.676 EUR
7 1.378 EUR 1,26 % 0,9161 1.263 EUR
8 937 EUR 1,31 % 0,9011 845 EUR
9 478 EUR 1,36 % 0,8855 423 EUR
         
      Summe: 18.591 EUR

Der Anpassungsbetrag ergibt sich abschließend aus dem Vergleich des ermittelten Barwerts mit dem Barwert des Vorjahrs (mit den bisherigen Zinssätzen), jedoch ohne den im ersten Jahr zurückgestellten, laufenden Kosten.

Dieser Barwert errechnet sich wie folgt: 22.321 EUR – 4.000 EUR = 18.321 EUR.

Der anzupassende, rückstellungserhöhende Zinsaufwand aus Abzinsung beträgt 18.591 EUR – 18.321 EUR = 270 EUR.

Zu buchen ist abschließend wie folgt:

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
2144 Zinsaufwendungen aus der Abzinsung von Rückstellungen 270 0966 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 270
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
7362 Zinsaufwendungen aus der Abzinsung von Rückstellungen 270 3096 Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 270

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