Im Gegensatz zur Steuerbilanz ist bei der Ermittlung der Rückstellungshöhe in der Handelsbilanz eine vereinfachende Pauschalbewertung aufgrund des strengeren Einzelbewertungsgrundsatzes nicht zulässig. Die Ermittlung in der Handelsbilanz hat unter Anwendung jährlich angepasster Werte und Parameter zu erfolgen – insbesondere hinsichtlich der Diskontierungssätze und der Kostensteigerungssätze.
Jahr | Jahre Aufbewahrung |
lfd. Kosten | Kosten- steigerung |
Faktor | lfd. Kosten inkl. Steigerung |
Abzinsungs- sätze |
Abzinsungs- faktor |
Rückstellungs- betrag |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|
00 | 10 | 4.000 EUR | 1,0000 | 4.000 EUR | 1 | 4.000 EUR | ||
01 | 9 | 3.600 EUR | 2 % | 1,0200 | 3.672 EUR | 1,00 % | 0,9803 | 3.600 EUR |
02 | 8 | 3.200 EUR | 2 % | 1,0404 | 3.329 EUR | 1,05 % | 0,9692 | 3.227 EUR |
03 | 7 | 2.800 EUR | 2 % | 1,0612 | 2.971 EUR | 1,10 % | 0,9572 | 2.844 EUR |
04 | 6 | 2.400 EUR | 2 % | 1,0824 | 2.598 EUR | 1,15 % | 0,9444 | 2.453 EUR |
05 | 5 | 2.000 EUR | 2 % | 1,1041 | 2.208 EUR | 1,20 % | 0,9309 | 2.056 EUR |
06 | 4 | 1.600 EUR | 2 % | 1,1262 | 1.802 EUR | 1,25 % | 0,9167 | 1.652 EUR |
07 | 3 | 1.200 EUR | 2 % | 1,1487 | 1.378 EUR | 1,30 % | 0,9018 | 1.243 EUR |
08 | 2 | 800 EUR | 2 % | 1,1717 | 937 EUR | 1,35 % | 0,8863 | 831 EUR |
09 | 1 | 400 EUR | 2 % | 1,1951 | 478 EUR | 1,40 % | 0,8702 | 416 EUR |
Summe: | 22.322 EUR |
In obiger Tabelle sind folgende Annahmen berücksichtigt:
- Die laufenden Kosten sind jedes Jahr um die Kosten eines Aufbewahrungsjahrgangs zu reduzieren, der nicht mehr aufbewahrt werden muss und ausgesondert werden kann.
- Da in der Handelsbilanz künftige Preis- und Kostensteigerungen zwingend zu berücksichtigen sind, werden die laufenden, jährlichen Kosten mit dem angenommenen Kostensteigerungssatz von 2 % pro Jahr (Zinseszinseffekt) angepasst.
- Die für die Abzinsung relevanten durchschnittlichen Marktzinssätze aus den vergangenen 7 Geschäftsjahren gemäß § 253 Abs. 2 HGB können der Internetseite der Deutschen Bundesbank ("Zinssätze und Renditen") entnommen werden. In der Tabelle wurden fiktive Zinssätze verwendet.
- Die Abzinsung für das erste Jahr kann unterbleiben; im Folgejahr erfolgt die Abzinsung mit einem Zinssatz von 1,00 % für 2Jahre. Der Abzinsungsfaktor errechnet sich in diesem Fall: 1 / 1,01² = 0,9803.
Die Höhe der Rückstellung in der Handelsbilanz ermittelt sich abschließend aus dem oben errechneten Betrag zuzüglich der einmaligen Kosten für Digitalisierung, Ablage und Datensicherung in Höhe von 300 EUR:
Berechnung | Betrag |
---|---|
errechneter Wert in der Einzelbetrachtung | 22.322 EUR |
zuzüglich einmalige Kosten | 300 EUR |
Rückstellung in der Handelsbilanz | 22.622 EUR |
Abschließend ist der ermittelte Wert in der Einzelbetrachtung auf die verschiedenen Kostenarten aufzuteilen und entsprechend zuzubuchen:
Kostenart | Berechnung | Kosten |
---|---|---|
Mietkosten | 82,5 % von 22.322 EUR | 18.416 EUR |
Heizkosten | 7,5 % von 22.322 EUR | 1.674 EUR |
Reinigung (Lohn) | 2,5 % von 22.322 EUR | 558 EUR |
Hausmeister (Lohn) | 2,5 % von 22.322 EUR | 558 EUR |
Schränke (Abschreibung) | 5,0 % von 22.322 EUR | 1.116 EUR |
Summe | 22.322 EUR |
Bei der Aufteilung der Rückstellung auf die verschiedenen Kostenarten ist darauf zu achten, dass die einmaligen Kosten nicht mit verteilt werden.
Konto SKR 03 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
---|---|---|---|---|---|
4210 | Miete (Anteil 82,5 %) |
18.416 | |||
4230 | Heizung (Anteil 7,5 %) |
1.674 | |||
4110 | Löhne (Anteil 2 x 2,5 %) |
1.116 | |||
4830 | Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %) |
1.116 | |||
4900 | sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten) |
300 | 0966 | Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten | 22.622 |
Konto SKR 04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
---|---|---|---|---|---|
6310 | Miete (Anteil 82,5 %) |
18.416 | |||
6320 | Heizung (Anteil 7,5 %) |
1.674 | |||
6010 | Löhne (Anteil 2 x 2,5 %) |
1.116 | |||
6220 | Abschr. auf Sachanl. (Anteil 5 %) |
1.116 | |||
6300 | sonst. betriebl. Aufw. (einmalige Kosten) |
300 | 3096 | Rückstellung zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten | 22.622 |
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