Rückstellungen für die Aufb... / 4 Praxis-Beispiel: Mittelgroße Kapitalgesellschaft
  • Die Kurt Fleißig GmbH mit Sitz und Geschäftsleitung in Freiburg i. Br. ist eine mittelgroße Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 Abs. 2 HGB.
  • Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr.
  • Der kumulierte Ertragssteuersatz (Körperschaftsteuer: 15 %, Gewerbesteuer: 14 %, Solidaritätszuschlag: 5,5 %) beträgt 29,83 %. Im Folgenden wird aus Vereinfachungsgründen für Zwecke der Berechnung latenter Steuern von einem Gesamtsteuersatz i. H. v. 30 % ausgegangen.
  • Die Geschäftsunterlagen werden in separaten, gemieteten Archivräumen gelagert.
  • Die Jahresmiete für das Verwaltungsgebäude, in dem das 200 qm große Archiv untergebracht ist, beträgt 48.000 EUR. Das Verwaltungsgebäude hat eine Nutzfläche von 800 qm.
  • Die Schränke, in denen die Aktenordner eines Jahrgangs untergebracht sind, werden jährlich mit 2.000 EUR abgeschrieben.
  • Die Heizkosten des gesamten Gebäudes betragen jährlich 4.000 EUR.
  • Reinigungskosten entstehen für das Gebäude pro Jahr i. H. v. 5.000 EUR.
  • Die anteiligen Hausmeisterkosten für das Archiv betragen 3.750 EUR.
  • Die einmaligen Kosten der Archivierung (Datenträger, Personalkosten etc.) betragen 300 EUR.
  • Die Vollkosten entsprechen den Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten.
  • Die durchschnittliche Kostensteigerung beträgt 2 % pro Jahr.
  • Für den Jahresabschluss zum 31.12.10 soll erstmalig eine Rückstellung gebildet werden.

Jahresabschluss zum 31.12.10

Da keine Unterschiede zwischen den handelsrechtlich gebotenen Vollkosten und den steuerlich zulässigen Einzelkosten zuzüglich angemessener Teile der notwendigen Gemeinkosten existieren, entspricht der Kostenansatz in der Handelsbilanz dem steuerrechtlich zulässigen Wert.

 
Einzubeziehende Kosten     Kostenanteil
       
Mietkosten      
48.000 EUR × 200 qm / 800 qm 12.000 EUR 60,00 %
+ AfA Archivschränke   2.000 EUR 10,00 %
+ Heizung (anteilig 25 % gem. qm) 1.000 EUR 5,00 %
+ Reinigung (anteilig 25 % gem. qm) 1.250 EUR 6,25 %
+ Hausmeister   3.750 EUR 18,75 %
       
Jährliche Kosten der Archivierung 20.000 EUR  
       
       
       
       

Hinzu kommt noch der einmalige Aufwand in Zusammenhang mit der Archivierung und Datensicherung i. H. v. 300 EUR.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer der in Rede stehenden Unterlagen ergibt sich folgendes Bild:

 
Geschäftsjahr Aufbewahrung der Unterlagen bis… Aufbewahrungsdauer (in Jahren)
00 10 0
01 11 1
02 12 2
03 13 3
04 14 4
05 15 5
06 16 6
07 17 7
08 18 8
09 19 9
10 20 10

Tab. 1: Aufbewahrungsdauer

Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahre 00 müssen mit Ablauf des Jahres 10 nicht mehr aufbewahrt werden. Die Geschäftsunterlagen aus dem Jahr 01 müssen noch 1 Jahr, aus dem Jahr 02 noch 2 Jahre usw. aufbewahrt werden. Hieraus ergibt sich eine durchschnittliche Aufbewahrungsdauer von 5,5 Jahren.

Handelsbilanz

Für die Rückstellungsberechnung sind bei der Bewertung die Kostensteigerungen i. H. v. 2 % sowie das Abzinsungsgebot zu berücksichtigen:

 
Jahr Anzahl aufzubewahrende Jahrgänge Gesamtkosten mit Kostensteigerung Zinssatz1 Rückstellungsbetrag in EUR
11 10 20.000 20.000,00   20.000,00
12 9 18.000 18.360,00 3,90 % 17.007,54
13 8 16.000 16.646,40 4,07 % 14.768,75
14 7 14.000 14.856,91 4,22 % 12.592,86
15 6 12.000 12.989,19 4,36 % 10.493,29
16 5 10.000 11.040,81 4,48 % 8.487,93
17 4 8.000 9.009,30 4,59 % 6.580,51
18 3 6.000 6.892,11 4,69 % 4.776,51
19 2 4.000 4.686,64 4,78 % 3.078,62
20 1 2.000 2.390,19 4,86 % 1.487,08
Rückstellungsbetrag       99.273,09
1 fiktive Zinssätze      

Tab. 2: Rückstellungsberechnung mit Bewertung der Kostensteigerung

Steuerbilanz

In der Steuerbilanz dürfen bei der Bewertung der Rückstellung keine Kostensteigerungen berücksichtigt werden. Ferner hat eine Abzinsung zu unterbleiben. Für steuerliche Zwecke kann auf die Multiplikatormethode zurückgegriffen werden, d. h. die jährlichen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multipliziert. Darüber hinaus ist ein pauschaler Abschlag i. H. v. 20 % für freiwillig aufbewahrte Unterlagen vorzunehmen.

 
Jährliche Kosten für Archivierung 20.000
20 % Abschlag für freiwillig aufbewahrte Unterlagen 4.000
Jahresaufwand für aufbewahrungspflichtige Unterlagen 16.000
durchschnittliche Aufbewahrungsdauer 5,5 Jahre (Multiplikator) 88.000
Rückstellungsbetrag     88.000

Zu diesen Rückstellungsbeträgen ist noch der einmalige Aufwand für die Archivierung i. H. v. 300 EUR hinzuzurechnen, die nicht vervielfältigt werden dürfen. Es ergeben sich somit in der Handelsbilanz folgende Buchungen zum 31.12.10:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR
4210 Miete (60 %) 59.564      
4830 AfA auf Sach-AV (10 %) 9.927      
4110 Löhne (18,75 % + 6,25 %) 24.818      
4230 Heizung (5 %) 4.964      
4900 Sonstige Aufwendungen 300 0966 Rückstellungen zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten 99.573
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung

Betrag

EUR
6310 Miete (60 %) 59.564      
6220 AfA auf Sach-AV (10 %) 9.927      
6010 Löhne (18,75 % + 6,25 %) 24.818      
6320 Heizung (5 %) 4.964    

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Finance Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge