Wo die Probleme sind:
- Das richtige Konto
- Zuordnung zur Auswärtstätigkeit
- private Mitnutzung
- Service-Pauschale
1 So kontieren Sie richtig!
| Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto | ||||
|---|---|---|---|---|
| Kontenbezeichnung | SKR 03 | SKR 04 | Eigener Kontenplan |
Bilanz/GuV-Position |
| Reisekosten Unternehmer | 4670 | 6670 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | |
| Mautgebühren | 4560 | 6580 | Sonstige betriebliche Aufwendungen | |
So kontieren Sie richtig!
Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.[1] Wenn der Unternehmer bei einer Geschäftsreise übernachtet, können die 19 %igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten in der Rechnung unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden. Darin sind also auch Beträge enthalten, die als Nebenkosten abziehbar sind. Diese Nebenkosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer" 4670 (SKR 03) bzw. 6670 (SKR 04).
Buchungssatz:
Reisekosten Unternehmer |
an Bank/Kasse/Privateinlage |
2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Mautgebühren
Ein Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise nach Österreich. Die Benutzung der österreichischen Autobahnen ist gebührenpflichtig. Da er die Autobahn benutzen will, erwirbt er an der deutsch-österreichischen Grenze eine Gebührenmarke für 29 EUR. Die 29 EUR sind als Reisenebenkosten abziehbar.
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4560/6580 | Mautgebühren | 29 | 1890/2180 | Privateinlagen | 29 |
3 Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit
Nebenkosten bei einer Auswärtstätigkeit sind Betriebsausgaben. Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, sind als Betriebsausgaben abziehbar.[1] Zu diesen Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
- Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem eigenen Betrieb oder mit Geschäftspartnern,
- Straßennutzung (Maut) und Parkplatznutzung,
- Schadensersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen während der Geschäftsreise.
Aufwendungen, die nicht konkret bzw. nicht ausschließlich (bzw. nahezu ausschließlich) betrieblichen Reisen zugeordnet werden können, wie z. B. Aufwendungen für Kleidung, Koffer und andere Reiseutensilien, gehören nicht zu den Nebenkosten einer Geschäftsreise. Allerdings kann ein sogenannter Trolley (kleiner Koffer) dann als Arbeitsmittel eingestuft werden, wenn dieser ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird.[2] D. h., die Kosten für einen Trolley sind abziehbar, wenn dieser die Funktion eines Aktenkoffers erfüllt.
Reisegepäck, das während der Geschäftsreise beschädigt oder gestohlen wird, kann als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Abziehbar sind nicht die Wiederbeschaffungskosten, sondern der Wertverlust.[3] Es ist von den ursprünglichen Anschaffungskosten auszugehen und die normale Abschreibung bis zum Zeitpunkt des Diebstahls abzuziehen. Der Diebstahl von Geld kann steuerlich allerdings nicht geltend gemacht werden.[4]
Aufwendungen für Auslandskrankenversicherung sind keine Betriebsausgaben
Aufwendungen für eine Auslandskrankenversicherung dürfen nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Diese Aufwendungen können nur als Vorsorgeaufwendungen bei den Sonderausgaben geltend gemacht werden.
4 Nebenkosten, die in der Service-Pauschale von 15 % enthalten sind
Gem. Abschn. 12.16 Abs. 12 UStAE dürfen in der Rechnung die nachfolgend aufgeführten 19 %igen Leistungen in einer Summe als Sammelposten unter der Bezeichnung "Service-Pauschale" oder "Business-Package" ausgewiesen werden:
- das Frühstück (Getränkeanteil),
- das Nutzen von Kommunikationsnetzen,
- das Reinigen und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice,
- der Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft,
- der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels,
- das Überlassen von Fitnessgeräten,
- die Überlassung von Parkplätzen.
Diese Packages können aus Vereinfachungsgründen vom Hotelunternehmen pauschal mit 15 % vom Pauschalpreis angesetzt werden. In diesen 15 % sind alle vorgenannten Leistungen in einer Summe zusammengefasst. Das bedeutet, dass hinsichtlich des Frühstücks eine Differenzierung wegen der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze zumindest bis zum 31.12.2023 erforderlich ist. Die Kosten für das Frühstück können mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale herausgerechnet werden.[1] Die volle inländische Verpflegungspauschale beträgt 28 EUR, sodass 28 EUR × 20 % = 5,60 EUR pro Übernachtung für ein Frühstück aus dem Package-Preis herausgerechnet werden können. Dabei kann der Getränkeanteil, der in dem Betrag von 5,60 EUR enthalten ist, pauschal mit 30 % (5,60 EUR × 30 % = 1,68 EUR) herausgerechnet werden. Das bedeutet, dass nur der Anteil von 1,68 EUR der Umsatzsteuer mit 19 % unterliegt.
Wachstumschancengesetz
Die Verpflegungspauschale soll ab dem 1.1.2024 von 28 EUR auf 30 EUR erhöht werden (Entwurf des Wachstumschancengesetzes).
Nebenkosten im Business-Package bzw. in der Service-Pauschale
Ein Unternehmer übernachtet während einer auswärtigen Tätigkeit 2-mal in einem Hotel. Das Hotel berechnet...
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