Bei einer betrieblichen Nutzung von unter 10 % darf der Unternehmer den Pkw weder seinem Betriebsvermögen noch seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen und deshalb keine Vorsteuer abziehen.[1] Ein Unternehmer, der seinen Pkw zu nicht mehr als 50 % betrieblich nutzt, kann ihn als Privatvermögen behandeln, wenn er eine Zuordnung zum Betriebsvermögen unterlässt. Er nutzt auch dann einen privaten Pkw, wenn dieser ihm nur für gelegentliche Fahrten von einem Dritten, z. B. von seiner Ehefrau, überlassen wird. Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann der Unternehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder die Km-Pauschale geltend machen.
Um die tatsächlichen Kosten geltend machen zu können, ist es erforderlich,
- die tatsächlichen Kosten für ein Kalenderjahr zusammenzustellen und
- die Kilometerstände zum Beginn und Ende des Geschäftsjahres festzuhalten.
Mit diesen Daten ist es möglich, den eigenen Km-Satz zu ermitteln, der auch in den Folgejahren angewendet werden kann, solange sich die Kostenstruktur nicht wesentlich verändert, z. B. durch Ablauf der Abschreibung oder durch veränderte Leasingbelastungen.[2]
Ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann der Unternehmer pro gefahrenen Kilometer die Kilometerpauschale ansetzen.
Kilometerpauschalen für Fahrten auf Reisen eines Unternehmers
| Fahrzeug | Kilometerpauschale |
|---|---|
| Kraftwagen: Pkw | 0,30 EUR |
| Zweirad mit Motor: Motorrad, Motorroller, Moped, Mofa, Fahrrad mit Elektromotor | 0,20 EUR |
Tab. 1: Kilometerpauschen für die Fahrten eines Unternehmers mit dem privaten Pkw
Grundlage für die Pauschalen ist das Bundesreisekostengesetz
Es ist geregelt, dass der Betrag anzusetzen ist, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist. Für Fahrräder ist kein Kilometersatz festgelegt.
Um die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug geltend machen zu können, muss der Unternehmer die betrieblichen Fahrten aufzeichnen. Er muss den betrieblichen Anlass dokumentieren:
- Anlass und Art der beruflichen Tätigkeit,
- Reiseziel und ggf. den Reiseweg.
Es ist zweckmäßig, wenn der Unternehmer die Geschäftsreise durch geeignete Unterlagen nachweisen kann, z. B. durch
- Tankquittungen,
- Hotelrechnungen oder
- Schriftverkehr.
Es kann ein vollständiges Fahrtenbuch geführt werden, erforderlich ist es jedoch nicht. Bei einem privaten Pkw brauchen nur die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet zu werden.[3]
Nutzt der Unternehmer den privaten Pkw eines Dritten, z. B. den Pkw seiner Ehefrau, kann er für betriebliche Fahrten die Km-Pauschale von 0,30 EUR geltend machen, auch wenn er selbst keine Zahlungen geleistet hat. Es kann in diesem Zusammenhang von einer Kostentragung im abgekürzten Zahlungsweg ausgegangen werden.[4]
Nutzung des Fahrzeugs der Ehefrau
Der Firmenwagen des Unternehmers befindet sich in der Werkstatt. Er benutzt daher den Privat-Pkw seiner Ehefrau für eine Geschäftsreise. Er fährt insgesamt (Hin- und Rückfahrt) 946 km. Aus Vereinfachungsgründen wendet er die Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer an. Er kann somit 946 km x 0,30 EUR = 283,80 EUR als Fahrtkosten buchen.
| Konto SKR 03/04 Soll | Kontenbezeichnung | Betrag | Konto SKR 03/04 Haben | Kontenbezeichnung | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 4673/6673 | Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten | 283,80 | 1890/2180 | Privateinlagen | 283,80 |
Vorsteuerabzug beim privaten Pkw
Nutzt der Unternehmer einen Pkw sowohl für unternehmerische als auch für private Zwecke, kann er den Pkw nach der Entscheidung des EuGH[5] und des BFH[6] umsatzsteuerlich
- insgesamt seinem Unternehmen zuordnen und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich nicht als Betriebsvermögen behandelt wird oder
- seinem Privatvermögen zuordnen und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich als Betriebsvermögen behandelt wird oder
- entsprechend dem (geschätzten) unternehmerischen Nutzungsanteil seinem Unternehmen zuordnen, während der übrige Teil dem Privatvermögen zugeordnet wird.
Ohne Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmen kann der Unternehmer nur die Vorsteuer aus den laufenden Kosten geltend machen, wenn diese tatsächlich auf der Geschäftsreise angefallen sind.[7] Füllt der Unternehmer den Tank anlässlich einer Geschäftsreise, bedeutet dies jedoch nicht, dass die gesamte Tankfüllung auch auf der Geschäftsreise verbraucht wird.
Ermittlung des tatsächlichen Benzinverbrauchs
Füllt der Unternehmer vor Beginn seiner Geschäftsreise den Tank und dann wiederum am Ende seiner Geschäftsreise, dann zahlt er die erste Tankfüllung privat. Aus den Kosten für die zweite Tankfüllung darf er dann die Vorsteuer geltend machen, weil es sich um exakt die Menge Benzin handelt, die er für seine betriebliche Fahrt verbraucht hat.
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