Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: Verpflegungskosten / 4.1.3 Arbeitnehmer zahlt einen Eigenanteil

Zahlt der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses Entgelt den geldwerten Vorteil. Es ist kein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn die Zahlung des Arbeitnehmers die Höhe des Sachbezugswerts erreicht oder überschreitet (Wert 2023: 2 EUR pro Frühstück und 3,80 EUR pro Mittagessen bzw. Abendessen). Der Arbeitnehmer darf den Betrag, den er über den Sachbezugswert hinaus zahlt, nicht als Werbungskosten abziehen.

Praxis-Beispiel

Auswirkung der 3-Monats-Grenze ohne Zuzahlung

Ein Arbeitnehmer ist von seinem Arbeitgeber für 6 Monate an einen anderen inländischen Tochterbetrieb entsandt worden. Der Arbeitnehmer übernachtet in einem Hotel in der Nähe des inländischen Tochterbetriebs. Der Arbeitgeber erhält die Rechnung und zahlt die Kosten für die Übernachtung unmittelbar an das Hotel. Im Übernachtungspreis ist das Frühstück mit einem Betrag von 10 EUR enthalten; auf die Getränke entfallen 3 EUR.

Es liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für die ersten 3 Monate stehen dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zu, sodass es sich beim Frühstück um Mahlzeiten handelt, die nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Der Arbeitnehmer muss die Verpflegungspauschale, die er als Werbungskosten geltend machen kann, um (28 EUR x 20 % =) 5,60 EUR kürzen. Nach Ablauf von 3 Monaten stehen dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen mehr zu. Der Arbeitgeber muss daher jedes Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert (2023 2,00 EUR) als Arbeitslohn versteuern. Nach Ablauf von 3 Monaten bucht er wie folgt.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand 6,54 + 2,52	9,06
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	0,48
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	0,46	1200/1800	Bank	10,00
4110/6010	Löhne	2,00	8613/4948	Verrechnete sonstige Sachbezüge	2. 1,80

Praxis-Beispiel

Auswirkung der 3-Monats-Grenze mit Zuzahlung

Es liegt derselbe Sachverhalt vor, mit dem Unterschied, dass der Arbeitnehmer für jedes Frühstück 2 EUR zahlt. Für die ersten 3 Monate stehen dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen zu, sodass es sich beim Frühstück jeweils um Mahlzeiten handelt, die nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Der Arbeitgeber erfasst die Zuzahlung von 2 EUR, indem er wie folgt bucht:

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
1200/1800	Bank	2,00	4554/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	2,00

Nach Ablauf von 3 Monaten stehen dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen mehr zu. Der Arbeitgeber muss daher jedes Frühstück mit dem amtlichen Sachbezugswert als Arbeitslohn seines Arbeitnehmers versteuern (Wert 2023: 2,00 EUR). Das vom Arbeitnehmer gezahlte Entgelt ist allerdings auf diesen Sachbezug anzurechnen. Es bleibt ein Betrag von 0 EUR übrig, sodass das Frühstück nicht mehr als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitnehmer kann die Zahlungen, die über den Sachbezugswert hinausgehen, nicht als Werbungskosten abziehen.