Reisekosten Inland für Arbeitnehmer: längerfristige Auswärtstätigkeiten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Abgrenzung zur ersten Tätigkeitsstätte
• Begrenzung Verpflegungskosten
• Kosten für die Unterkunft
• mögliche Beschränkung auf 1.000 EUR

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4664	6664		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Es liegt eine auswärtige Tätigkeit vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Vorübergehend kann auch ein längerer Zeitraum sein. Das ist z. B. der Fall, wenn der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer für eine längere Zeit in einer anderen Betriebsstätte einsetzt. Die Kosten für die Übernachtung bzw. Wohnung am Tätigkeitsort bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6660 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer an mehreren Einsatzorten

Ein Unternehmen setzt seinen Arbeitnehmer in Dresden bei einem Kunden ein.

• Die Geschäftsreise beginnt am 6.9.01 (= Tag der Abreise nach Dresden).
• Vom 1.12.01 bis 8.12.01 wird er in Berlin für einen anderen Kunden tätig.
• Vom 9.12.01 bis 21.12.01 wird er wieder für den ursprünglichen Kunden in Dresden tätig.

Die Tätigkeit für den ersten Kunden wird am 30.11.01 unterbrochen (6 Tage bevor die 3-Monatsfrist abläuft).

Die Tätigkeit für den zweiten Kunden ist gesondert zu betrachten, sodass die Verpflegungspauschalen für folgende Zeiträume beansprucht werden können:

• vom 6.9.01 bis zum 30.11.01 (84 Tage × 28 EUR= 2.352 EUR),
• vom 1.12.01 bis 8.12.01 (8 Tage × 28 EUR = 224 EUR), wobei es sich um eine andere auswärtige Tätigkeit handelt,
• vom 9.12.01 bis 14.12.01 (6 Tage × 28 EUR = 168 EUR), da die ursprüngliche 3-Monatsfrist am 30.11.01 noch nicht ausgelaufen war,
• Für die Zeit vom 15.12.01 bis 21.12.01 können keine Verpflegungspauschalen beansprucht werden, weil die Unterbrechung zu kurz ist, um von einem Neubeginn der 3-Monatsfrist ausgehen zu können.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	2.744	1200/1800	Bank	2.744

3 Längerfristige Auswärtstätigkeiten von Arbeitnehmern: Auf diese Besonderheiten muss geachtet werden

Es gibt verschiedene Situationen und Anlässe, in denen der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum auswärts tätig ist. Zunächst muss festgestellt werden, ob am neuen Tätigkeitsort auch eine neue erste Tätigkeitsstätte entsteht. Ist dies nicht der Fall, handelt es sich um eine Auswärtstätigkeit. Es gelten dann die Grundsätze, die bei der Abrechnung von Reisekosten anzuwenden sind.

• Verpflegungsmehraufwendungen sind nur für 3 Monate in Höhe der pauschalen Sätze abziehbar.
• Nach Ablauf von 48 Monaten wird der Abzug der Übernachtungskosten bzw. der Kosten für eine Wohnung am Ort der auswärtigen Tätigkeit – entsprechend der Regelung zur doppelten Haushaltsführung – auf 1.000 EUR pro Monat begrenzt.
• Bei einer auswärtigen Tätigkeit sind die Fahrtkosten voll abziehbar (ggf. pauschal mit 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer). Die folgenden Beispiele zeigen, welche Abgrenzungen zu beachten sind.

Praxis-Beispiel

Einsatz von Arbeitnehmern auf mehreren Baustellen

Ein Bauunternehmer setzt seinen Arbeitnehmer auf einer Großbaustelle in Essen ein. Der Arbeitnehmer ist dort vom 27.2.01 bis zum 29.9.01 tätig. Anschließend arbeitet er auf einer anderen Baustelle. Der Arbeitnehmer fährt jeweils unmittelbar von seiner Wohnung zur Baustelle, ohne den Betrieb seines Arbeitgebers aufzusuchen.

Konsequenz: Der Arbeitnehmer hat auf der Großbaustelle in Essen keine erste Tätigkeitsstätte. Er wird an ständig wechselnden Einsatzstellen tätig und übt somit eine auswärtige Tätigkeit aus, die nach Reisekostengrundsätzen abzurechnen ist.

Praxis-Beispiel

Abordnung über längere Zeit

Der Arbeitgeber beschäftigt einen Arbeitnehmer in seiner Niederlassung in Bonn. Diesen Arbeitnehmer ordnet er für 3 Jahre nach München ab, damit er die dortige Niederlassung den veränderten strukturellen Verhältnissen anpasst.

Konsequenz: Die Abordnung nach München ist vorübergehend, sodass während der gesamten Zeit eine auswärtige Tätigkeit vorliegt.

• Die Verpflegungspauschalen können nur für die ersten 3 Monate steuerfrei erstattet werden.
• Die Fahrtkosten sind uneingeschränkt abziehbar, und zwar die Fahrten zwischen Bonn und München und von der Unterkunft in München bis zur Niederlassung und zurück.
• Der Arbeitgeber zahlt die Kosten der Unterkunft. Die Einschränkung auf 1.000 EUR pro Monat, die bei einer doppelten Haushaltsführung zu beachten ist, gilt nur, wenn der Zeitraum von 48 Monaten überschritten wird.

Praxis-Beispiel

Verlängerung der Abordnung

Ein EDV-Spezialist ist in der Niederlassung seines Arbeitgebers in Bonn beschäftigt. Der Arbeitgeber setzt diesen Arbeitnehmer für 3 Jahre in seiner Niederlassung in Hamburg ein, um dort ein neues EDV-System aufzubauen. Kurz vor Ablauf der 3 Jahre verlängert sich wegen technischer Schwierigkeiten der Au...