Sog. "Mitnahmepauschalen" sind nicht mehr steuerfrei und zwar auch dann nicht, wenn sie an Staatsbedienstete gezahlt werden.[1] Die Steuerfreiheit von Mitnahmepauschalen war bis zum 31.12.2013 in den Verwaltungsanweisungen geregelt, nicht aber im Bundesreisekostengesetz. Die sog. Mitnahmepauschale führte für jede mitgenommene Person zu einer Erhöhung des Kilometersatzes. Konsequenz ist, dass auch die von einem privaten Arbeitgeber gezahlten Mitnahmepauschalen nicht mehr nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei sind.
Die Steuerfreiheit von Reisekostenerstattungen an Beschäftigte im öffentlichen Dienst ist in § 3 Nr. 13 EStG gesondert geregelt. Die Höhe der Erstattung richtet sich bei Bundesbediensteten nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) und bei Landesbediensteten nach dem Reisekostengesetz des jeweiligen Landes. Diese Regelungen sind allerdings nicht einheitlich. Das Reisekostengesetz für Baden-Württemberg und Rheinland-Pfalz sehen (anders als das BRKG) nach wie vor eine Mitnahmepauschale vor. Das Finanzgericht ist der Auffassung, dass Erstattungen, die nur in einem Landesreisekostengesetz (aber nicht im BRKG) vorgesehen sind, nicht steuerfrei sind.
Arbeitgeber zahlt eine Pauschale pro mitgenommener Person
Der Steuerpflichtige arbeitet in Ludwigshafen. Für seine mit dem eigenen Pkw durchgeführten Dienstreisen erhielt er von seinem Arbeitgeber neben den allgemeinen Kilometerpauschalen für jede mitgenommene Person eine Mitnahmepauschale in Höhe von 0,02 EUR je gefahren Kilometer. Sein Arbeitgeber unterwarf die ausgezahlte Mitnahmepauschale dem Lohnsteuerabzug. Reisekostenvergütungen sind bei allen Beschäftigten innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes nur dann steuerfrei, wenn diese als Werbungskosten abzugsfähig wären.
Da das BRKG keine Mitfahrerpauschale vorsieht, kann eine Mitfahrerpauschale auch nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Daran ändert sich auch dann nichts, wenn Landesreisekostengesetze eine Mitfahrerpauschale vorsehen. In Bezug auf den Werbungskostenabzug führt das zu keinem anderen Ergebnis, da § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG ausdrücklich nur auf das BRKG und nicht (auch) auf die Reisekosten der Länder verweist.
Konsequenz: Die Zahlung einer Mitnahmepauschale führt immer zu steuerpflichtigen Arbeitslohn. Dabei spielt es keine Rolle, ob Erstattungen an Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst erfolgen oder an Arbeitnehmer außerhalb des öffentlichen Dienstes.
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