Reisekosten, Hotelübernachtung, Frühstücksanteil

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Umsatzsteuer/Steuersatzsenkung
• Frühstück
• Nebenkosten

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Arbeitnehmer	4660	6650		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	4664	6664		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	4666	6660		Sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	4663	6663		Sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Übernachtungskosten der Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber in tatsächlicher Höhe abziehen. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das jeweilige Geldkonto, z. B. auf das Konto "Bank" 1200 (SKR 03) bzw. 1800 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer rechnet Übernachtung mit Frühstück ab (in der Zeit bis zum 30.6.2020 und ab 1.7.2021)

Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 18.5.2020 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 19.5.2020 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 53,50 EUR inklusive 7 % USt = 3,50 EUR (netto 50 EUR)
• Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto inklusive 7 % USt = 7,00 EUR (netto 100 EUR)
• Frühstück 10 EUR netto zzgl. 1,90 EUR USt (19 %)

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 14 x 2 Tage = 28 EUR.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

• Verpflegungspauschale 14 EUR × 2 = 28,00 EUR
• gekürzt um den Frühstücksanteil (28 EUR x 20 %) = 5,60 EUR
• steuerfreie Verpflegungspauschale = 22,40 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4663/6663	Reisekosten Arbeitnehmer Fahrtkosten	50,00
4666/6660	Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand	100,00
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand	10,00
4664/6664	Reisekosten Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand (Pauschale)	22,40
1576/1406	Abziehbare Vorsteuer 19 %	1,90
1571/1401	Abziehbare Vorsteuer 7 %	10,50	1200/1800	Bank	194,80

3 Ermäßigter Steuersatz für Beherbergungsleistungen und andere Leistungen

Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 % (5 % in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2020). Dieser ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt nur für die eigentlichen Beherbergungsleistungen einschließlich der üblichen Nebenleistungen. Alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen unterliegen dem 19 %igen Regelsteuersatz (16 % in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2020).

3.1 Auswirkungen der Senkung des Mehrwertsteuersatzes in der Gastronomie

Die Umsatzsteuer für die Abgabe von Speisen in Gastronomie- und Hotelbetrieben ist ab dem 1.7.2020 befristet bis zum 30.6.2021 auf den ermäßigten Mehrwertsteuersatz gesenkt worden (5 % vom 1.7.2020 bis 31.12.2020 und 7 % vom 1.1.2021 bis 30.6.2021). Der ermäßigte Steuersatz gilt allerdings nur für Speisen, nicht aber für Getränke. Bucht ein Gast in einem Hotelbetrieb eine Übernachtung mit Frühstück,

• unterliegen die Zahlungen für die Übernachtung der Umsatzsteuer mit 5 % bzw. 7 %,
• die Speisen beim Frühstück mit 5 % bzw. 7 % und
• die Getränke beim Frühstück mit 16 % bzw. 19 %.

Die Übernachtungen mit Frühstück dürfen also nicht pauschal in einer Summe abgerechnet werden, weil die Getränke, die beim Frühstück gereicht werden, dem Regelsteuersatz von 16 % bzw. 19 % unterliegen. Stellt der Hotelbetrieb eine Rechnung aus, unterliegen die Übernachtungen und die Verpflegung (mit Ausnahme der Getränke) vom 1.7.2020 bis zum 31.12.2020 mit 5 % der Umsatzsteuer und andere Leistungen (einschließlich der Getränke) zu 16 % (vom 1.1.2021 bis 30.6.2021 mit 7 % und 19 %).

Wichtig

Pauschaler Ansatz für Getränke als Vereinfachungsregelung

Für die befristete Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes für Restaurations- und Verpflegungsdienstleistungen wird es seitens der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn zur Aufteilung des Gesamtpreises von sogenannten Kombi-Angeboten aus Speisen inklusive Getränken (z. B. Buffet, All-Inclusive-Angeboten) der auf die Getränke entfallende Entgeltanteil mit 30 % des Pauschalpreises angesetzt wird (vorher 20 %).

3.2 Abrechnung bei Rechnung für Übernachtung und Frühstück bis 30.6.2020

Praxis-Beispiel

Rechnung mit gesondertem Frühstücksausweis

Abrechnung für die Zeit bis zum 30.6.2020:

Übernachtung	150,00 EUR
USt 7 %	10,50 EUR	160,50 EUR
Frühstück	10,00 EUR
USt 19 %	1,90 EUR	11,90 EUR
Gesamtpreis		172,40 EUR

Ist der Gesamtpreis nicht größer als 250 EUR, kann mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden.^[1]

Praxis-Beispiel

Kleinbetragsrechnung: Übernachtung und Frühstück

Übernachtung 7 % (brutto)	107,00 EUR
Frühstück zu 19 % (brutto)	16,00 EUR
Gesamtpreis	126,00 EUR

[1] § 33 UStDV.

3.3 Abrechnung einer Übernachtung mit Frühstück in der Zeit vom 1.7.2020 bis 31.12.2020

Einzelleistungen bei Übernachtungen mit Frühstück sind en...