Reisekosten, Hotelübernachtung, Frühstücksanteil

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Umsatzsteuer
• Frühstück
• Nebenkosten

1 So kontieren Sie richtig!

So kontieren Sie richtig!

Übernachtungskosten der Arbeitnehmer kann der Arbeitgeber in tatsächlicher Höhe abziehen. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Reisekosten Arbeitnehmer Übernachtungsaufwand" 4666 (SKR 03) bzw. 6663 (SKR 04).

Die Gegenbuchung erfolgt auf das jeweilige Geldkonto, z. B. auf das Konto "Bank" 1200 (SKR 03) bzw. 1800 (SKR 04).

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Arbeitnehmer rechnet Übernachtung mit Frühstück ab

Ein Unternehmer hat seinen Prokuristen zu einem Fortbildungsseminar in Köln angemeldet. Der Prokurist verlässt am 18.5.01 morgens um 7.00 Uhr seine Wohnung und kehrt dorthin am 19.5.01 um 17.00 Uhr zurück. Es sind folgende Aufwendungen angefallen:

• Kosten der Bahnfahrt von 59,50 EUR inklusive 19 % USt = 9,50 EUR
• Übernachtungskosten 107,00 EUR brutto 7 % USt = 7,00 EUR
• Frühstück 10 EUR zzgl. 1,90 EUR USt (19 %)

Die Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand betragen bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden: 12 x 2 Tage = 24 EUR.

Folge: Der Unternehmer kann die Aufwendungen einschließlich des separat ausgewiesenen Frühstückspreises steuerfrei übernehmen. Er kann zusätzlich auch Verpflegungspauschalen, gekürzt um den pauschalen Wert für das Frühstück, steuerfrei erstatten. Die Berechnung sieht wie folgt aus:

• Verpflegungspauschale 12 EUR x 2 = 24,00 EUR
• gekürzt um den Frühstücksanteil (24 EUR x 20 %) = 4,80 EUR
• steuerfreie Verpflegungspauschale = 19,20 EUR

Buchungsvorschlag:

3 Ermäßigter Steuersatz für Beherbergungsleistungen

Die kurzfristige Vermietung von Wohn- und Schlafräumen unterliegt dem ermäßigten Umsatzsteuersatz von 7 %. Dieser ermäßigte Umsatzsteuersatz gilt nur für die eigentlichen Beherbergungsleistungen einschließlich der üblichen Nebenleistungen. Alle nicht unmittelbar der Beherbergung dienenden Leistungen unterliegen dem 19 %igen Regelsteuersatz.^[1] Das hat der BFH mit Urteil vom 24.4.2013^[2] bestätigt.

Der z. B. auf das Frühstück entfallende Kostenanteil muss in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden. Die Rechnung kann beispielsweise folgendermaßen aussehen:

Ist der Gesamtpreis nicht größer als 250 EUR, kann mit einer Kleinbetragsrechnung abgerechnet werden.^[3]

4 19 % Umsatzsteuer fürs Parken

Das Bereitstellen von Parkplätzen unterliegt dem Regelsteuersatz von 19 %. Denn nach dem Urteil des BFH vom 1.3.2016 unterliegen auch kostenlos durch Hotels bereitgestellte Parkmöglichkeiten nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 %. Das gilt laut BFH auch dann, wenn kein Entgelt für das Parken in Rechnung gestellt wird.^[1]

5 Hotelrechnung: Diese Rechnungsangaben muss die Rechnung enthalten

Die Rechnung muss u. a. das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten.^[1]

Werden außer dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Beherbergungsleistungen dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegende Leistungen erbracht, für welche kein besonderes Entgelt berechnet wird, ist der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil zu schätzen. Als Schätzungsmaßstab kann hierbei z. B. der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein.

Die Finanzverwaltung beanstandet es – auch für Zwecke des Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers – nicht, wenn

• in einem Pauschalangebot enthaltene, nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten z. B. Business Package, Servicepauschale, zusammengefasst werden und
• der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird.

Hierbei darf es sich abe...