Reisekosten Ausland für Unternehmer: Richtig abrechnen und buchen

Zusammenfassung

 

Überblick

Der einheitliche Begriff "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland. Hintergrund ist, dass alle auswärtigen Tätigkeiten steuerlich gleich behandelt werden. Das betrifft Geschäftsreisen, Tätigkeiten an ständig wechselnden Einsatzstellen und Fahrtätigkeiten. Für die Verpflegungspauschalen gelten (ebenso wie bei den Inlandssätzen) 2 Stufen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder werden durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt.

Aufwendungen für Reisen ins Ausland dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in eine betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt. Insbesondere bei den Reisekosten hat der BFH das Prinzip "Alles oder Nichts" für ungültig erklärt. Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, dürfen die Kosten aufgeteilt werden.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die maßgeblichen steuerrechtlichen Normen sind § 3 Nr. 16 EStG, § 4 Abs. 5 Nrn. 5-6a EStG, § 8 Abs. 2 EStG, § 9 Abs. 1 Nrn. 4-5a EStG, § 9 Abs. 2-4a EStG.

Verwaltungsseitige Erläuterungen finden Sie u. a. in R 9.4-9.8 LStR;, BMF, Schreiben v. 24.10.2014,  IV C 5 – S 2353/14/10002, 2014/0849647 BMF, Schreiben v. 23.12.2014 , IV C 6 – 2145/10/10005:001.

1 Was bei der Abrechnung von Geschäftsreisen ins Ausland zu beachten ist

Auswärtige Tätigkeiten im Ausland sind einheitlich zu behandeln. Die folgenden Punkte muss der Unternehmer unbedingt beachten:

  • Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen. Der Unternehmer darf nur seine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben abziehen.

    Wichtig: Die Belege (Rechnungen) für Übernachtungen im Ausland müssen unbedingt aufbewahrt werden. Wer davon ausgeht, dass er die Übernachtungspauschalen beanspruchen kann und seine Belege wegwirft, hat das Nachsehen.

  • Sind im Übernachtungspreis die Kosten für ein Frühstück enthalten, muss der Unternehmer dafür 20 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausrechnen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem er übernachtet hat. Sollten im Übernachtungspreis die Kosten für ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten sein, werden diese Kosten jeweils mit 40 % der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis herausgerechnet.
  • Verpflegungskosten dürfen nach wie vor nur in Höhe der amtlichen Pauschalen geltend gemacht werden. Die Verpflegungspauschalen fallen (abhängig vom Land, in dem der Unternehmer seine auswärtige Tätigkeit ausübt) unterschiedlich hoch aus. Das BMF hat für die Zeit ab dem 1.1.2019 neue Pauschsätze für Auslandsreisen bekanntgegeben.
  • Der Unternehmer kann seinen Auslandsaufenthalt verlängern, indem er auswärtige Tätigkeit und Urlaub miteinander verbindet. Die Aufwendungen für eine teilweise betriebliche und teilweise private Reise können aufgeteilt werden.

2 Wie bei Auslandsreisen der betriebliche Anlass nachzuweisen ist

Aufwendungen für Reisen ins Ausland dürfen nur dann als Betriebsausgaben abgezogen werden, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Gemischt veranlasste Reisen werden zeitanteilig in einen betrieblichen und einen privaten Anteil aufgeteilt. Insbesondere bei den Reisekosten hat der BFH das Prinzip "Alles oder Nichts" für ungültig erklärt. Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, dürfen die Kosten aufgeteilt werden. Nimmt der Ehegatte bzw. Lebensgefährte des Unternehmers ohne betrieblichen Grund an der Reise teil, sind dessen Kosten nicht abziehbar. Unabhängig davon kann der Unternehmer aber den beruflichen Teil seiner eigenen Reisekosten steuerlich geltend machen. Aus einer teilweise beruflichen Reise wird allein wegen der Teilnahme des Ehegatten bzw. Lebensgefährten keine private Reise.

Die Aufteilung erfolgt nach feststehenden Zeitanteilen oder einem anderen Aufteilungsmaßstab. Bei doppeltmotivierten Reisekosten kann eine Aufteilung im Verhältnis 50 zu 50 infrage kommen. Es besteht allerdings kein Anspruch darauf, dass zumindest die Hälfte der Reisekosten steuerlich abzugsfähig ist. Wenn der beruflichen Tätigkeit ein bestimmter Zeitaufwand zugeordnet werden kann, erfolgt die Aufteilung hiernach.

 

Praxis-Beispiel

Recherchereise mit dem Lebensgefährten

Eine Schriftstellerin hat mit ihrem Lebensgefährten eine 23-tägige Reise nach Australien und nach Neuseeland unternommen, wo sie 4 Tage im Stadtarchiv von Auckland mit Recherchen für ihren Roman beschäftigt war. Die Reisekosten der Schriftstellerin für diesen Zeitraum sah das Finanzgericht als beruflich veranlasst an und teilte Kosten der Hin- und Rückreise entsprechend auf. Der BFH sah diese Aufteilung als sachlich gerechtfertigt an.

 

Praxis-Tipp

Dokumentation des betrieblichen Anlasses

Wie ein Sachverhalt zu beurteilen ist, hängt von der jeweiligen beruflichen Situation ab. Ein Unternehmer kann den beruflichen Teil der Reise d...

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