Reisekosten Ausland für Arb... / 4 Erstattung der ausländischen Übernachtungskosten

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat.

Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im Ausland entweder die tatsächlichen Aufwendungen abziehen oder aber die Übernachtungspauschalen, die für das jeweilige Land gelten. Die tatsächlichen Übernachtungskosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungspauschalen, sind Rechnungen nicht erforderlich. Die ausländische Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

 

Praxis-Beispiel

Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer

Ein Unternehmer unternimmt zusammen mit seinem Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen eine 3-tägige Geschäftsreise nach Belgien. Die Kosten pro Übernachtung betragen pro Person 80 EUR:

  • Der Unternehmer kann für sich selbst pro Übernachtung 80 EUR geltend machen (bei 2 Übernachtungen also 160 EUR),
  • seinem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für Belgien (135 EUR × 2 =) 270 EUR erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten zunächst selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen abrechnet.

4.1 Wann keine Übernachtungspauschale erstattet wird

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein Arbeitnehmer die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat. So z. B. dann, wenn er bei einer Rückkehr mit dem Flugzeug nachts um 3 Uhr ein Hotelzimmer bezieht.

Der Arbeitgeber darf keine Übernachtungspauschalen erstatten, wenn er oder seine Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen. Bei einer Übernachtung im Lkw sind die tatsächlichen Kosten abziehbar. Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern, die in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachten, keine lohnsteuerfreie Übernachtungspauschale erstatten. Allerdings entstehen einem Kraftfahrer Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind.

Derartige Aufwendungen kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. in Betracht:

  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Das BMF lässt es zu, diese Reisenebenkosten in vereinfachter Weise zu ermitteln und glaubhaft zu machen. Nach diesem BMF-Schreiben ist es ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die Kosten, die ihm tatsächlich entstehen und die regelmäßig wiederkehren, für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen aufzeichnet. Bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten sind nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge. Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann er den täglichen Durchschnittsbetrag als Werbungskosten abziehen oder sich von seinem Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten lassen, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.

 

Praxis-Beispiel

Auslandsreisekosten bei Lkw-Übernachtung

Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers:

 
Monat Aufwendungen
Januar 80 EUR für 25 Tage
Februar 60 EUR für 20 Tage
März 40 EUR für 15 Tage

Summe der Aufwendungen: 180 Euro ÷ 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 EUR täglicher Durchschnittswert.

Der so ermittelte Wert kann bei Lkw-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.

4.2 Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten, müssen die Aufwendungen, die auf das Frühstück entfallen, nur dann herausgerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen Verpflegungspauschbetrag hat.

4.3 Unterscheidung bei Übernachtungen im Ausland

  • Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten.
  • Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Verpflegungspa...

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