Nutzt der Arbeitnehmer für die gesamte Geschäftsreise einen Leihwagen, ist es zweckmäßig, wenn der Arbeitgeber von vornherein den Leihwagen mietet und mit der Autovermietung abrechnet. Der Arbeitgeber zieht die gesamten Kosten als Betriebsausgaben ab, wenn der Arbeitnehmer mit dem Leihwagen so gut wie keine Privatfahrten unternimmt. Eine nur geringfügige private Mitnutzung ist unschädlich. Nutzt der Arbeitnehmer den Leihwagen für umfangreichere Privatfahrten, müssen die Kosten aufgeteilt werden. Die Kosten für Privatfahrten muss der Arbeitnehmer je nach Situation selbst tragen oder an den Arbeitgeber erstatten oder als Arbeitslohn (Sachbezug) versteuern.
Mietet der Arbeitnehmer beim Aufenthalt vor Ort aus beruflichen Gründen einen Leihwagen, kann der Arbeitgeber ihm diese Aufwendungen lohnsteuerfrei erstatten. Kosten, die durch Fahrten mit einem Taxi entstehen, kann er ebenfalls erstatten.
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