Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen ... / 4.1 Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen für die Auslandsreise

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist

• erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, belegmäßig nachzuweisen,
• nicht erforderlich, die Fahrtkosten für jede Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen.

Die ausländische Umsatzsteuer darf der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Es kommt allenfalls infrage, eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer zu beantragen. Die Erstattung ist nur insoweit möglich, als die Umsatzsteuer in diesem EU-Land für derartige Leistungen überhaupt als Vorsteuer abziehbar ist. Dieses Vergütungsverfahren wird für EU-Länder generell über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt.

Praxis-Beispiel

Umsatzsteuer im EU-Ausland

Ein Unternehmer hat seinem Arbeitnehmer, der in Grenznähe zu Österreich wohnt, einen Firmenwagen überlassen. Der Arbeitnehmer tankt häufiger in Österreich, weil er dort pro Liter Benzin derzeit weniger zahlt als in Deutschland. Aus den deutschen Tankquittungen (Kleinbetragsrechnungen) kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug beanspruchen, aus den österreichischen Quittungen jedoch nicht.

Ob der Unternehmer per Saldo weniger zahlt, hängt von der jeweiligen Preisdifferenz ab. Es lohnt sich somit nicht immer, einen Umweg zu fahren, um in Österreich "billiger" tanken zu können, zumal die Erstattung der österreichischen Umsatzsteuer aus Kfz-Kosten im Vergütungsverfahren i. d. R. nicht möglich ist.