Zu den Reisenebenkosten gehören die tatsächlichen Aufwendungen z. B. für:
- Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck;
- Telekommunikation und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern;
- Straßen- und Parkplatzbenutzung sowie Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, wenn die jeweils damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten anzusetzen sind;
- Verlust von auf der Reise abhanden gekommener oder beschädigter Gegenstände, die der Arbeitnehmer auf der Reise verwenden musste, wenn der Verlust aufgrund einer reisespezifischen Gefährdung eingetreten ist. Berücksichtigt wird der Verlust bis zur Höhe des Wertes, der dem Gegenstand zum Zeitpunkt des Verlustes beigemessen wird.
- Private Telefongespräche, soweit sie der beruflichen Sphäre zugeordnet werden können[1]
Die Reisenebenkosten sind durch geeignete Unterlagen nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Regelmäßig wiederkehrende Reisenebenkosten können zur Vereinfachung über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen werden und dann in der Folgezeit mit dem täglichen Durchschnittsbetrag angesetzt werden.
Übernachtungspauschale für Kraftfahrer
Zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen, die einem Arbeitnehmer während seiner auswärtigen beruflichen Tätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers oder eines vom Arbeitgeber beauftragten Dritten im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann ab dem Veranlagungszeitraum 2020 einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von 8 EUR für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.[2]
Die Pauschale kann auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten. Der Nachweis höherer tatsächlicher Kosten bleibt auch weiterhin möglich.
Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B. Ordnungs-, Verwarnungs- oder Bußgelder während einer Auswärtstätigkeit
- Verlust von Geld oder Schmuck
- Minibar, Pay-TV
- Anschaffungskosten für bürgerliche Kleidung
- Kosten für die persönliche Lebensführung wie Tageszeitungen.
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