3.1 Allgemeine Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs
Ein Vorsteuerabzug aus lohnsteuerlichen Pauschalen, z. B. ohne Hotelrechnung, ist nicht möglich. Der Vorsteuerabzug setzt immer einen Einzelnachweis (Rechnung) voraus. Die Eingangsrechnung muss zwingend auf den Unternehmer (Arbeitgeber) lauten.[1] Aus auf den Arbeitnehmer adressierten Rechnungen ist ein Vorsteuerabzug nicht zulässig.
Voraussetzung ist auch, dass nicht der Arbeitnehmer, sondern der Arbeitgeber Empfänger z. B. der Übernachtungsleistung des Hotels usw. ist.[2] Leistungsempfänger ist regelmäßig der Auftraggeber oder Besteller einer Leistung.[3] Dies sollte in den übrigen Buchführungsunterlagen unbedingt dokumentiert werden.
Bei Übernachtungen der Arbeitnehmer ist es formal betrachtet erforderlich, dass das Hotel vom Arbeitgeber vorab gebucht wird und er sich dies schriftlich bestätigen lässt (per Fax oder E-Mail).
Allerdings kann sich der Arbeitgeber beim Vertragsabschluss vom reisenden Arbeitnehmer vertreten lassen. Bei unmittelbarer Buchung des Hotels durch den reisenden Arbeitnehmer sollte daher auf das Vertretungsverhältnis aufmerksam gemacht werden. Dies kann z. B. dokumentiert werden durch eine im Vorfeld erteilte Vollmacht an den Arbeitnehmer.
Muster-Vollmacht: Reisekosten der Mitarbeiter
Unternehmen ...
Anschrift
Unser Mitarbeiter, Herr …, geb. am …, wohnhaft in …, wird bevollmächtigt, betrieblich veranlasste Reiseleistungen wie Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten sowie sonstige Reisenebenkosten als Vertreter i. S. d. § 164 BGB im Namen der Fa. "…" zu beauftragen und in Anspruch zu nehmen. Sämtliche dazu erforderlichen Willenserklärungen darf Herr … im Namen des Unternehmens abgeben.
Über die Art und Weise der in Anspruch genommenen Dienstleistungen ist im Vorfeld Einvernehmen mit der Unternehmensleitung herzustellen.
Datum/Unterschrift Geschäftsleitung
Auch ohne schriftliche Vollmacht wird man bei Auswärtstätigkeiten m. E. im Zweifel davon ausgehen können, dass der Arbeitnehmer die entsprechenden Geschäfte für den Unternehmer abschließt, weil hinsichtlich der Frage, ob der Arbeitnehmer als Vertreter des Unternehmers gehandelt hat, auch die zivilrechtlichen Grundsätze "des Geschäfts für den, den es angeht" beachtet werden sollten. Danach kommt bei Bargeldgeschäften des täglichen Lebens das Geschäft mit dem zustande, den es angeht, auch wenn der Vertreterwille des Handelnden nicht erkennbar wird.
Nachträgliche Änderung des Bestellers der Übernachtung ist nicht zulässig
War aufgrund der Bestellungsmodalität nachvollziehbar der Arbeitnehmer Empfänger der Übernachtungsleistung, ist ein Vorsteuerabzug formal auch dann nicht möglich, wenn das Hotel nachträglich die Rechnung korrigiert und auf den Arbeitgeber ausstellt. Nur wenn der Arbeitgeber nachvollziehbar Besteller der Übernachtungsleistung war, ist der Vorsteuerabzug aus einer vom Hotel berichtigten Rechnung zulässig. Hier ist jedoch zu beachten, dass ein derartiger Vorsteuerabzug erst in der Voranmeldung geltend gemacht werden kann, in der die berichtigte Rechnung dem Arbeitgeber zugeht. Korrigiert nicht das Hotel, sondern z. B. der Arbeitgeber die Rechnung, ist ein Vorsteuerabzug unzulässig.[4]
3.2 Übernachtungskosten des Personals
Auch aus Übernachtungskosten der Arbeitnehmer anlässlich einer Dienstreise ist beim Unternehmer (Arbeitgeber) der Vorsteuerabzug zulässig. Dies gilt – unabhängig von der ertragsteuerlichen Behandlung – auch bei Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit und doppelter Haushaltsführung oder wenn der Arbeitnehmer die Hotelrechnung zuerst selbst bezahlt und ihm der Arbeitgeber die Aufwendungen lohnsteuerfrei erstattet (und hierbei den Frühstücksanteil von 5,60 EUR abzieht).
Steuersätze bei Hotelübernachtung und Frühstück
Zu beachten ist in diesem Zusammenhang, dass seit dem 1.1.2010 die Hotelübernachtung dem ermäßigten Steuersatz von 7 % (§ 12 Abs. 2 Nr. 11 UStG) und das Frühstück bis zum 30.6.2020 dem Regelsteuersatz von 19 % unterliegt. Seit dem 1.7.2020 ist das Entgelt für Frühstück aufzuteilen. Sämtliche Abgabe von Speisen im Hotel- und Gastwirtschaftsbereich unterliegen seitdem dem ermäßigten Steuersatz, während die Getränke weiterhin dem Regelsteuersatz unterliegen. Die ursprünglich aufgrund der Corona-Pandemie eingeführte Senkung des Steuersatz von 19 % auf 7 % auf die Abgabe von Speisen mit Dienstleistungen bis zum 30.6.2021 wurde bereits mehrfach verlängert – zuletzt bis zum 31.12.2023.
Dienstreise eines Arbeitnehmers mit Hotelübernachtung
Der Maschinenhersteller M aus Köln schickt einen Mechaniker (Arbeitnehmer) nach München zur Reparatur einer Maschine eines Kunden. In der auf M adressierten Hotelrechnung für eine Übernachtung des Mechanikers ist im Gesamtbetrag von 100 EUR ein Betrag von 20 EUR für das Frühstück ausgewiesen. In der Rechnung des Hotels wurde wie folgt die Um...
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