Reisekosten / 7.4 Umfang der abzugsfähigen Werbungskosten

Der Höhe nach dürfen nur solche Schäden am Reisegepäck abgezogen werden, für die der Arbeitnehmer einen entsprechenden Kostennachweis führen kann. Reparaturaufwendungen anlässlich eines reisetypischen Schadens dürfen deshalb nur insoweit als Werbungskosten angesetzt werden, als der Arbeitnehmer die entsprechenden Rechnungsbelege vorlegt. Beim Diebstahl tritt an ihre Stelle die Rechnung über den Kaufpreis der gestohlenen Gegenstände. Der Werbungskostenabzug darf sich in diesen Fällen nur auf den Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten erstrecken, der dem fiktiven Buchwert im Zeitpunkt des Diebstahls entspricht.

 

Praxis-Beispiel

Ansatz von Diebstahlschäden mit dem fiktiven Buchwert

Einem Arbeitnehmer wurde am 31.3.2018 während einer beruflichen Auswärtstätigkeit der aus beruflichen Gründen mitgeführte Laptop entwendet. Der Diebstahl wurde der Polizei gemeldet, die polizeiliche Diebstahlanzeige liegt vor. Nach dem Rechnungsbeleg ist die Anschaffung im Januar 2016 zu einem Kaufpreis von brutto 3.000 EUR erfolgt.

Im Zeitpunkt des Schadenseintritts berechnet sich folgender fiktiver Buchwert:

 
Anschaffungskosten 1.1.2016 3.000 EUR

abzüglich AfA für 27 Monate

(27/36 aus 3.000 EUR) =
2.250 EUR
fiktiver Buchwert 750 EUR

Bei der Berechnung des fiktiven Buchwerts geht die Finanzverwaltung von einer 3-jährigen (= 36 Monate) Nutzungsdauer aus. Der Arbeitnehmer kann den Diebstahlverlust i. H. v. 750 EUR als Werbungskosten im Rahmen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies entspricht dem Teil der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, der bei einer Verteilung auf die übliche Gesamtnutzungsdauer auf die Zeit nach dem Schadenseintritt entfällt.

Übernimmt die Firma die Aufwendungen für verloren gegangene oder beschädigte Reisegepäckstücke, darf der Wertverlust steuerfrei ersetzt werden. Für die steuerfreie Reisekostenvergütung gelten insoweit dieselben Grundsätze wie für den Werbungskostenabzug.

Nicht zu den abziehbaren Nebenkosten gehören z. B. Aufwendungen

  • für die Körperpflege;
  • für bürgerliche Kleidung, auch wenn die Kleidungsstücke ausschließlich beruflich genutzt werden oder einer besonders hohen Abnutzung unterliegen. Nicht abziehbar sind nach herrschender Meinung auch Kleidungsstücke, die nur für eine Reise in ein Gebiet mit extremen klimatischen Bedingungen angeschafft werden;
  • für die Anschaffung von Koffern und sonstigen Reiseutensilien wie Taschen, Wecker;
  • Verwarnungs- und Bußgelder, die im Zusammenhang mit Dienstreisen verhängt werden;
  • Krankenversicherungsbeiträge, auch wenn der zusätzliche Versicherungsschutz ausschließlich durch eine berufliche Reisetätigkeit im Ausland veranlasst ist, wie etwa die Beiträge zu einer Auslandskrankenversicherung;
  • für Massagen, Minibar oder Pay-TV.

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