Reisekosten / 6.4.2 Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR – Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich also um eine übliche Bewirtung, gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung: Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

  • 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
  • 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR, je nach nachdem, ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt.

 

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Arbeitnehmer A übernachtet während einer 3-tägigen Dienstreise im Hotel, wo er Frühstück und Abendessen erhält, alles auf Kosten des Arbeitgebers. Die Kosten für das Frühstück betragen jeweils 20 EUR, für das Abendessen jeweils 30 EUR.

Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:

  • An- und Abreisetag

    jeweils 12,00 EUR = 24,00 EUR

  • Zwischentag = 24,00 EUR
  • Gesamtbetrag = 48,00 EUR
  • abzüglich Kürzung (2 × 4,80 EUR + 2 × 9,60 EUR =) 28,80 EUR
  • verbleibende Werbungskosten = 19,20 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Die volle Kürzung (im Inland von 4,80 EUR für ein Frühstück bzw. 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) ist im Übrigen auch dann vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist.

 

Hinweis

Mahlzeiten im Flugzeug

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, wenn die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und aufgrund des gewählten Beförderungstarifs nicht eine ausschließliche Beförderungsleistung feststeht. Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass es sich bei der Verpflegung im Flugzeug um ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen handelt. Keine Kürzung der steuerlichen Verpflegungsspesen wird durch die bei Kurzstreckenflügen gewährten Knabbereien bewirkt, da Chips, Salzstangen, Müsli- oder Schokoriegel keine Mahlzeit darstellen. Wer für seine Reise einen Billigflugtarif wählt, ist ohne weitere Prüfung auch künftig auf der sicheren Seite und braucht keine Kürzung vorzunehmen.

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (= verbilligte Verpflegung), so mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (= Kürzung der Kürzung). Steuerfreie Verpflegungskosten, die der Arbeitgeber im Rahmen des Reisekostenersatzes erhält, sind dagegen von den Werbungskosten abzuziehen. Allerdings geht der Gesetzeswortlaut davon aus, dass sich der Zuzahlungsbetrag jeweils auf eine konkrete Mahlzeit bezieht. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Überzahlung des Kürzungsbetrags nicht zugunsten der übrigen Mahlzeiten wirkt (= auf eine Mahlzeit bezogene Kürzung der Kürzung).

 

Praxis-Beispiel

Anrechnung von Entgeltzahlungen des Arbeitnehmers

Ein Arbeitnehmer erhält bei einer 3-tägigen Auswärtstätigkeit im Zusammenhang mit 2 Hotelübernachtungen auf Kosten des Arbeitgebers 2-mal Frühstück sowie ein Abendessen. Für das Abendessen leistet er jedoch einen Eigenanteil von 12 EUR.

Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:

  • An- und Abreisetag jeweils 12,00 EUR = 24,00 EUR
  • Zwischentag = 24,00 EUR
  • Gesamtbetrag = 48,00 EUR
  • abzüglich Kürzung (2 × 4,80 EUR...

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