Reisekosten / 6.4 Unentgeltliche Verpflegung – Arbeitgeberbewirtung

Wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird, werden die Verpflegungspauschbeträge gekürzt.

Die folgende Übersicht veranschaulicht die für Arbeitgeberbewirtungen geltende schwierige Rechtslage mit ihren zahlreichen Fallvarianten.

6.4.1 Anforderungen an die Arbeitgeberbewirtung

Zu beachten ist, dass die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden sind, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an der der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben wird. Nach den Abgrenzungskriterien der Lohnsteuer-Richtlinien ist das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen bei dienstlichen Reisen durch den Arbeitgeber veranlasst, wenn

  • die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV handelt (Gesamtrechnungsbetrag bis 250 EUR, bis 2016: 150 EUR), die im Original dem Arbeitgeber vorliegt.

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach den gesetzlichen Reisekostenbestimmungen zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem sog. Belohnungsessen zu unterscheiden. Die Üblichkeitsgrenze beträgt 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz.

6.4.2 Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR – Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich also um eine übliche Bewirtung, gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung: Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann. Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

  • 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
  • 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 4,80 EUR bzw. 9,60 EUR, je nach nachdem, ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt.

 

Praxis-Beispiel

Kürzung der Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Inlandsreise

Arbeitnehmer A übernachtet während einer 3-tägigen Dienstreise im Hotel, wo er Frühstück und Abendessen erhält, alles auf Kosten des Arbeitgebers. Die Kosten für das Frühstück betragen jeweils 20 EUR, für das Abendessen jeweils 30 EUR.

Der Werbungskostenansatz für Verpflegungsmehraufwand ermittelt sich wie folgt:

  • An- und Abreisetag

    jeweils 12,00 EUR = 24,00 EUR

  • Zwischentag = 24,00 EUR
  • Gesamtbetrag = 48,00 EUR
  • abzüglich Kürzung (2 × 4,80 EUR + 2 × 9,60 EUR =) 28,80 EUR
  • verbleibende Werbungskosten = 19,20 EUR

Ein geldwerter Vorteil für die Mahlzeiten wird nicht versteuert, da es sich jeweils um übliche Mahlzeiten und keine Belohnungsessen handelt.

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab für die Einordnung ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer der genannten Mahlzeiten tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird. Die volle Kürzung (im Inland von 4,80 EUR für ein Frühstück bzw. 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen) ist im Übrigen auch dann vorzunehmen, wenn der Wert der Mahlzeit niedriger ist.

 

Hinweis

Mahlzeiten im Flugzeug

Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten gehören auch die z. B. im Flugzeug unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, wenn die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und aufgrund des gewählten Beförderungstarifs nicht eine ausschließ...

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