Reisekosten bei Arbeitnehmern / 6.4 Unentgeltliche Verpflegung – Arbeitgeberbewirtung

Wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird, werden die Verpflegungspauschbeträge gekürzt.^[1]

Die folgende Übersicht veranschaulicht die für Arbeitgeberbewirtungen geltende schwierige Rechtslage mit ihren zahlreichen Fallvarianten.

[1] § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG.

6.4.1 Anforderungen an die Arbeitgeberbewirtung

Zu beachten ist, dass die nachfolgenden Ausführungen zur steuerlichen Behandlung der Arbeitgeberbewirtung nicht nur für unmittelbar vom Arbeitgeber gewährte Verpflegung anzuwenden sind, sondern auch für Bewirtungsleistungen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit, an der der Arbeitgeber selbst nicht teilnimmt, aber die Mahlzeit durch einen Dritten auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben wird. Nach den Abgrenzungskriterien der Lohnsteuer-Richtlinien^[1] ist das Frühstück, das Mittag- oder Abendessen bei dienstlichen Reisen durch den Arbeitgeber veranlasst, wenn

• die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden und
• die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist oder es sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV handelt (Gesamtrechnungsbetrag bis 250 EUR^[2]), die im Original dem Arbeitgeber vorliegt.

Wird der Arbeitnehmer nach den vorstehend dargestellten Grundsätzen während einer beruflichen Auswärtstätigkeit unentgeltlich oder verbilligt verpflegt, ist nach den gesetzlichen Reisekostenbestimmungen zwischen einer üblichen Arbeitgeberbewirtung und einem sog. Belohnungsessen zu unterscheiden. Die Üblichkeitsgrenze beträgt 60 EUR. Die 60-EUR-Grenze ist als Bruttobetrag inkl. Mehrwertsteuer zu verstehen, der sämtliche anlässlich der Bewirtung gewährten Speisen und Getränke umfasst. Zuzahlungen des Arbeitnehmers bleiben bei der Prüfung der 60-EUR-Grenze außer Ansatz.

[1] R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 Satz 6 LStR.

[2] § 33 UStDV.

6.4.2 Übliche Mahlzeiten bis 60 EUR – Kürzung der Verpflegungspauschale

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich also um eine übliche Bewirtung, gilt folgende lohnsteuerliche Behandlung: Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen kann.^[1] Gleichzeitig sieht der Gesetzgeber eine tageweise Kürzung des Werbungskostenabzugs für Verpflegungsmehraufwand vor, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich oder während einer Auswärtstätigkeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Die Kürzung erfolgt i. H. v.

• 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück bzw.
• 40 % der Tagespauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

Für die Kürzung ist auf die volle Verpflegungspauschale abzustellen, die für den jeweiligen Ort bei einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Als Folge der angehobenen Verpflegungspauschale erhöhen sich auch die Kürzungsbeträge ab 1.1.2020. Bei einer Arbeitgeberbewirtung im Inland beträgt demnach der Kürzungsbetrag 5,60 EUR bzw. 11,20 EUR, je nachdem, ob es sich um ein Frühstück oder ein Mittag- bzw. Abendessen handelt. Die Kürzung ist zwingend, vermeidet aber im Wege der gesetzlichen Saldierung die Besteuerung eines geldwerten Vorteils. Sie ist immer von der jeweiligen Verpflegungspauschale des Tages vorzunehmen, an dem die Gestellung der Mahlzeit durch den Arbeitgeber erfolgt. Unerheblich ist, ob der Arbeitnehmer die Mahlzeit tatsächlich einnimmt. Eine Kürzung ist bereits dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter während der beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung stellt. Nimmt der Arbeitnehmer eine ihm zur Verfügung gestellte Mahlzeit – aus welchen Gründen auch immer – nicht ein, ändert dies nichts daran, dass es bei typisierender Betrachtung auch in einem solchen Fall an einem beruflich veranlassten Verpflegungsmehraufwand fehlt, wenn sich der Arbeitnehmer anderweitig verpflegt. Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitnehmer als Berufssoldat mit sog. Heimschläferstatus morgens und abends seine Mahlzeiten zu Hause einnimmt.^[2]

Die Verpflegungspauschalen sind auch für Mahlzeiten zu kürzen, die der Arbeitgeber anlässlich einer beruflichen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber erhält, wenn der Arbeitnehmer über keine erste Tätigkeitssätte verfügt. Der gesetzlich angeordnete Verzicht auf die Versteuerung des Sachbezugs "Mahlzeit", der nach der gesetzgeberischen Zielsetzung durch eine gleichzeitige Kürzung der Verpflegungspauschalen auszugleichen ist, umfasst jede Form der beruflichen Auswärtstätigkeit, die nach den Reisekostenbestimmungen auch bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte vorliegen kann. Der Wegfall der Besteuerung des geldwerten Vorteils macht im Gegenzug eine Kürzung der Verpflegungspauschbeträge unabdingbar, auch wenn der Wortlaut der Kürzungsvorschrift hierfür eine erste Tätigkeitsstätte verlangt. Nur auf diese Weise lässt sich eine doppelte Entlastung beim Arbeitnehm...