Reisekosten / 6.2.3 Maßgebende Abwesenheitszeit

Für die Berechnung der maßgebenden Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag ist zwischen Arbeitnehmer mit erster Tätigkeitsstätte und den übrigen Arbeitnehmern zu unterscheiden. Hat der Arbeitnehmer am Betriebs- bzw. Firmensitz des Arbeitgebers seine erste Tätigkeitsstätte, muss die verlangte Abwesenheitsdauer bei sämtlichen beruflichen Auswärtstätigkeiten in Bezug auf die Wohnung oder den Betrieb erfüllt sein, je nachdem, von wo die dienstliche Auswärtstätigkeit aus angetreten wird. Sucht der Arbeitnehmer z. B. zunächst den Betrieb als erste Tätigkeitsstätte auf, kann er Verpflegungsmehraufwendungen nicht für die Dauer der gesamten Abwesenheit von der Wohnung, sondern erst ab Beginn seiner Auswärtstätigkeit außerhalb des Betriebs in Anspruch nehmen. Entsprechendes gilt für das Ende der Reisetätigkeit am jeweiligen Kalendertag. Maßgebend ist der Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer seine Wohnung bzw. die Firma erreicht. Die Wege zwischen Wohnung und Betrieb bleiben zeitlich außer Ansatz.

 

Praxis-Beispiel

Verpflegungspauschale bei mehrtägiger Dienstreise

Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 9 Uhr und endet am Mittwoch um 13 Uhr in der Firma des Arbeitgebers, die als erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers festgelegt ist.

Der Arbeitgeber darf dem Außendienstmitarbeiter für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat (= Zwischentag), die volle Pauschale von 24 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag die zeitlich gekürzten Pauschalen von 12 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten steuerfrei ersetzen. Am Mittwoch ist dabei auf den Zeitpunkt abzustellen, an dem der Arbeitnehmer den Betrieb erreicht. Da es sich aber um den Rückreisetag handelt, entfällt die zeitliche Abwesenheitsprüfung. Für An- und Abreisetage gilt ohne zeitliche Mindestgrenze eine Verpflegungspauschale von 12 EUR.

 

Wichtig

Verpflegungskosten bei Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte

Hat der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte, darf dagegen die maßgebliche Abwesenheitszeit aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung immer in Bezug auf die Wohnung berechnet werden. Diese vorteilhafte Berechnungsweise gilt etwa für Berufskraftfahrer oder Außendienstmitarbeiter, die ihren Arbeitgeber nur gelegentlich aufsuchen. Die maßgebliche Abwesenheitszeit am jeweiligen Kalendertag beginnt also bei diesem Personenkreis immer mit dem Verlassen der Wohnung, auch wenn der Arbeitnehmer zunächst in den Betrieb fährt, um dort Arbeiten zu verrichten. Entsprechendes gilt für das Ende der beruflichen Auswärtstätigkeit. Maßgeblich ist immer der Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer seine Wohnung erreicht.

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