Bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten, die eine Übernachtung beinhalten, dürfen sowohl für den An- als auch für den Abreisetag eine Verpflegungspauschale von 14 EUR als steuerfreier Spesenersatz bzw. als Werbungskosten angesetzt werden kann, ohne dass es einer zeitlichen Mindestabwesenheit an diesen Tagen bedarf.[1] An- und Abreisetage einer mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit werden gesetzlich als die Tage definiert, an denen der Arbeitnehmer nach der Anreise oder vor der Abreise außerhalb seiner Wohnung übernachtet. Dies kann der Anreisetag oder Abreisetag, aber auch der auf die Anreise folgende bzw. der auf die Abreise vorangehende Tag sein.
Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten
Ein Außendienstmitarbeiter unternimmt von Montag bis Mittwoch eine 3-tägige berufliche Auswärtstätigkeit. Die Reise beginnt am Montag um 20.00 Uhr und endet am Mittwoch um 13.30 Uhr in der Firma des Arbeitnehmers.
Der Außendienstmitarbeiter darf für den vollen Reisetag, an dem die Abwesenheitsdauer 24 Stunden betragen hat, die volle Pauschale von 28 EUR und für den An- bzw. Rückreisetag jeweils die Pauschalen von 14 EUR für die während der Auswärtstätigkeit entstandenen Verpflegungskosten als Werbungskosten ansetzen. Unerheblich für die An- und Abreisepauschale von 14 EUR ist, wo die Dienstreise beginnt bzw. endet. Ebenso ist für diese Tage die zeitliche Abwesenheitsdauer nicht zu prüfen.
An die Übernachtung sind keine besonderen Anforderungen zu stellen. Ausreichend ist auch die Übernachtung im Zug oder im Fahrzeug. Unerheblich ist auch, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen. Bedeutung hat dies für Lkw- oder Busfahrer, die im Fahrzeug übernachten. Entscheidend ist aber, dass die Übernachtung im Fahrzeug an die Stelle einer "Fremdübernachtung" tritt. Da ihnen keine Kosten für die Übernachtung entstehen, wird die normale Übernachtungspauschale nicht gewährt.[2] Allerdings kann sowohl für den An- und Abreisetag sowie für die Zwischentage die Verpflegungspauschale mit 14 EUR bzw. 28 EUR gewährt werden. Es kommt jeweils nur darauf an, dass der Arbeitnehmer mehrtägig mit Übernachtung auswärts tätig ist.[3]
Schließen sich mehrere Auswärtstätigkeiten ohne zwischenzeitliche Berührung des Arbeitgeberbetriebs oder der Wohnung nahtlos aneinander an, ist die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit zu gewähren, wenn die Gesamtabwesenheitsdauer länger als 24 Stunden beträgt. Bei den Reise-Zwischentagen handelt es sich um keine An- oder Abreisetage.
Mehrere Dienstreisen als eine mehrtägige berufliche Auswärtstätigkeit
Ein Arbeitnehmer wird von seinem Berliner Arbeitgeber zu einer Auswärtstätigkeit ab Montag nach München entsandt. Am Mittwoch reist der Arbeitnehmer zu einer weiteren Auswärtstätigkeit ohne Zwischenstation bei seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung direkt von München nach Hamburg. Am Freitag kehrt der Arbeitnehmer zu seiner Berliner Wohnung zurück.
Für Montag (Anreisetag) und Freitag (Abreisetag) kann der Arbeitgeber jeweils eine steuerfreie Verpflegungspauschale von 14 EUR bezahlen. Für Dienstag bis Donnerstag kann jeweils die Verpflegungspauschale für 24-stündige Abwesenheit i. H. v. 28 EUR steuerfrei erstattet werden.
Kehrt der Arbeitnehmer zwischen 2 Dienstreisen – wenn auch nur kurz – zu seinem Arbeitgeber oder seiner Wohnung zurück, handelt es sich bei dem "Zwischentag" um einen An- und Abreisetag. Für diesen Tag kann insgesamt nur einmal die Verpflegungspauschale i. H. v. 14 EUR erstattet werden. Die Gewährung der Verpflegungspauschale i. H. v. 28 EUR setzt eine 24-stündige Abwesenheit von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte voraus.
Zusammentreffen von An- und Abreisetag bei mehreren Dienstreisen
In Abwandlung des vorherigen Beispiels reist der Arbeitnehmer am Mittwoch von München nach Berlin und wechselt seine Kleidung. Nach 2-stündigem Aufenthalt reist er weiter nach Hamburg.
Der Arbeitgeber kann für Montag (Anreisetag) 14 EUR Verpflegungspauschale steuerfrei erstatten, für Dienstag 28 EUR. Mittwoch ist ein An- und Abreisetag. Eine Verdoppelung der Pauschale i. H. v. 14 EUR ist gesetzlich nicht vorgesehen. Am Mittwoch ist der Arbeitnehmer – wegen seines kurzen Aufenthalts in der eigenen Wohnung – auch keine 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend. Für diesen Tag können daher insgesamt nur 14 EUR steuerfrei erstattet werden. Für Donnerstag können wiederum 28 EUR und für Freitag (Abreisetag) 14 EUR erstattet werden. Im Vergleich zum vorigen Beispiel erhält der Arbeitnehmer 14 EUR steuerfreie Verpflegungsspesen weniger.
Diese Grundsätze gelten in allen Fällen, in denen der Abreise- und der Anreisetag auf denselben Kalendertag zusammenfallen. Eine doppelte Gewährung der Verpflegungspauschale von 14 EUR für den An- und Abreisetag ist nach Verwaltungsauffassung nicht möglich.[4] Der Ansatz von 28 EUR für einen Reisetag setzt eine Abwesenheit von 24 Stunden voraus. Diese Rechtsauslegung ist nicht frei von ...
Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr?
Jetzt kostenlos 4 Wochen testen
Anmelden und Beitrag in meinem Produkt lesen