Reisekosten bei Arbeitnehmern / 5.1 Begünstigte Fahrten

5.1.1 Abgrenzung zu Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte

Für alle Fahrten, die nicht zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erfolgen, können die Reisekostensätze abgezogen bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.^[1] Reisekosten stellen danach insbesondere die Aufwendungen für folgende Fahrten im Rahmen von beruflichen Auswärtstätigkeiten dar:

• Fahrten von der Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte zur auswärtigen Tätigkeitsstätte;
• innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses: Fahrten zwischen mehreren auswärtigen Tätigkeitsstätten oder innerhalb einer weiträumigen Tätigkeitsstätte;
• Fahrten von der Unterkunft am Ort der auswärtigen Tätigkeitsstätte (oder Einzugsgebiets) zur auswärtigen Tätigkeitsstätte;
• Zwischenheimfahrten von der auswärtigen Tätigkeitsstätte zur Wohnung und zurück;
• Fahrten von der Wohnung zu ständig wechselnden Tätigkeitsstätten bei einer Einsatzwechseltätigkeit (Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte);
• Fahrten bei Übernachtung im Rahmen einer Einsatzwechseltätigkeit von der Wohnung zum Einsatzort und von der auswärtigen Unterkunft zum Einsatzort.

Wichtig

Steuerfreiheit bei einem Firmenwagen

Stellt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für diese Fahrten einen Firmenwagen zur Verfügung, bleibt die Gestellung steuerfrei. Ein geldwerter Vorteil ist nicht zu erfassen. Der Arbeitgeber darf jedoch nicht noch zusätzlich pauschale Kilometersätze steuerfrei erstatten.^[2]

[1] § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG.

[2] R 9.5 Abs. 2 Satz 4 LStR.

5.1.2 Entfernung des Einsatzorts ohne Bedeutung

Die lohnsteuerlichen Reisekostensätze dürfen auch bei Arbeitnehmern, die an wechselnden Einsatzstellen tätig sind, unabhängig davon angewendet werden, wie weit der jeweilige Einsatzort von der Wohnung des Arbeitnehmers entfernt liegt.

Praxis-Beispiel

Kundendienstmonteur ohne erste Tätigkeitsstätte im Betrieb

Ein Kundendienstmonteur einer Kälte- und Wärmetechnik GmbH ist ausschließlich für die von der Firma betreuten Kunden eines Stadtgebiets zuständig. Er sucht den Betrieb seiner Firma jeweils montags und freitags für einen halben Tag auf, um neue Aufträge für die kommende Woche entgegenzunehmen sowie Kundenaufträge abzurechnen. Der Arbeitgeber hat keine arbeitsrechtliche Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte vorgenommen.

Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Die erforderlichen zeitlichen Grenzen für die subsidiär zu prüfende Zuordnung zum Betrieb des Arbeitgebers sind nicht erfüllt. Im Übrigen verrichtet der Kundendienstmonteur am Betriebssitz der GmbH nur Vor- und Nacharbeiten seiner eigentlichen Außendiensttätigkeiten. Solche Hilfs- und Nebentätigkeiten können nicht zur Bestimmung einer ersten Tätigkeitsstätte führen. Sämtliche Fahrten sind als Reisekosten abzugsfähig. Dies gilt für die Fahrten von der Wohnung zum ersten Kunden und die Heimfahrt vom letzten Kunden, auch wenn die Entfernung nur wenige Kilometer betragen sollte. Ebenso sind die gelegentlichen Fahrten zum Betrieb mangels erster Tätigkeitsstätte berufliche Auswärtstätigkeiten, die unter die steuerlichen Reisekosten fallen.

5.1.3 Fahrten zum Arbeitgebersammelpunkt und weiträumigen Tätigkeitsgebiet

Treffpunktfahrten und Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Weder der gleichbleibende Treffpunkt noch das weiträumige Arbeitsgebiet erfüllen die Voraussetzungen einer betrieblichen Einrichtung. Gleichwohl zählen die hierbei anfallenden Fahrtkosten nicht zu den begünstigten Reisekosten.

Das Gesetz fingiert unter bestimmten Voraussetzungen eine Gleichstellung mit den Fahrten zu einer ersten Tätigkeitsstätte beim Arbeitgeber, soweit der Arbeitnehmer

• keine erste Tätigkeitsstätte hat und
• aufgrund der arbeitsrechtlichen Weisungen seines Arbeitgebers zur Arbeitsaufnahme arbeitstäglich dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet aufsucht^[1].

Fährt also der Arbeitnehmer aufgrund arbeitsrechtlicher Anweisung zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft zum selben Ort, gilt für diese Fahrten die Regelung der Entfernungspauschale. Entscheidend ist, dass aufgrund der arbeitsrechtlichen Direktiven der Arbeitnehmer dauerhaft zu diesem Sammelpunkt kommen muss. Etwas anderes gilt, wenn der Arbeitnehmer sich aus freien Stücken dort einfindet, um von dort aus seinen Einsatzort zu erreichen, oder er den Abstellplatz auf einem öffentlichen Parkplatz innerhalb einer politischen Gemeinde selbst wählen kann.^[2] Der Gesetzgeber hat den Ansatz der nachteiligen Entfernungspauschale deshalb daran geknüpft, dass der Arbeitnehmer diesen Ort oder das weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich zur Arbeitsaufnahme aufsuchen muss.^[3]

Die gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale gilt auch für die arbeitstäglichen Wege zum Sammel- bzw. Treffpunkt, wenn dieser von der weiter entfernt liegenden (Haupt-)Wohnung angetreten wird, sofern sich dort der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers befindet. Dies gilt auch dann, wenn die Fahrten an einer näher zum Arbeitsplatz liegenden Wohnung des Arbeitnehmers unterbrochen werden.^[4]

Wichtig

Entfernungspauschale nur bei typischerweise arbeits...