Reisekosten / 2.4.2 Quantitative (= zeitliche) Zuordnung

Fehlt es an einer dauerhaften Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer betrieblichen Einrichtung durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegung nach den vorstehenden Kriterien oder ist die getroffene Festlegung nicht eindeutig, ist die dauerhafte Zuordnung nach der zeitlichen Zuordnungsregel zu prüfen. Das Merkmal der Dauerhaftigkeit muss auch in Bezug auf die zeitlichen Kriterien erfüllt sein. Eine quantitative Zuordnung ist deshalb davon abhängig, dass der Arbeitnehmer die 2-Tage- bzw. 1/3-Grenze während der gesamten (unbefristeten oder befristeten) Beschäftigungsdauer oder für einen Zeitraum von mehr als 48 Monaten an der betreffenden ortsfesten betrieblichen Einrichtung erfüllt. Wie bei der arbeitsrechtlichen Festlegung ist das Merkmal der Dauerhaftigkeit auch beim quantitativen Zuordnungsprinzip aufgrund einer in die Zukunft gerichteten Betrachtungsvorschau zu entscheiden (Ex-ante-Betrachtung).

Die quantitative Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte ist immer erst an zweiter Stelle vorzunehmen. Der Tätigkeitsmittelpunkt wird beim Arbeitgeber begründet bei 2 vollen Arbeitstagen pro Woche bzw. 1/3 der vereinbarten Arbeitszeit.

Während es bei der arbeitsrechtlichen Zuordnung auf den Umfang und die Art der an der ersten Tätigkeitsstätte verrichteten Arbeiten nicht ankommt, muss der Arbeitnehmer bei Anwendung der zeitlichen Zuordnungsgrenzen dort auch einen Teil seiner arbeitsrechtlichen Hauptleistung erbringen. Nur soweit der Arbeitnehmer dort seiner eigentlichen beruflichen Tätigkeit nachgeht, sind diese Arbeiten bei der Berechnung der erforderlichen Zeitgrenzen für das Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte zu berücksichtigen. Nicht ausreichend ist das Aufsuchen der Firma zum Abholen und zur Abgabe von Auftragsbestätigungen, zur Berichtsfertigung, zur Wartung und Pflege des Fahrzeugs, zur Übernahme des Werkstattwagens, zum Be- und Entladen des Lkw oder zur Materialaufnahme. Ebenso können organisatorische Hilfstätigkeiten wie die Abgabe von Stundenzettel, Urlaubs- oder Krankmeldungen zu keiner zeitlichen Qualifizierung der aufgesuchten betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte führen.

 

Praxis-Beispiel

Keine erste Tätigkeitsstätte durch berufliche Begleitarbeiten

Ein Kundendienstmonteur sucht 2-mal wöchentlich morgens (montags) bzw. nachmittags (freitags) die Firma auf, um seine Kundenaufträge sowie das hierfür benötigte Material abzuholen. Für seine berufliche Auswärtstätigkeit steht ihm ein Firmenfahrzeug zur Verfügung. Eine arbeitsrechtliche Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte ist nicht erfolgt.

Allein ein regelmäßiges Aufsuchen der betrieblichen Einrichtung, z. B. um ein Kundendienstfahrzeug, Material, Auftragsbestätigungen, Stundenzettel, Krankmeldungen o. Ä. abzuholen oder abzugeben, führt noch nicht zu einer Qualifizierung der betrieblichen Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte. Für die Prüfung der zeitlichen Zuordnungsgrenzen, die eine erste Tätigkeitsstätte begründen können, ist erforderlich, dass der Arbeitnehmer einen Teil seiner vertraglichen Hauptleistung an diesem Ort ausübt und nicht nur Arbeiten, die als notwendige Begleiterscheinung Ausfluss der eigentlichen beruflichen Tätigkeit sind. Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Die Fahrten zum Arbeitgeber sind Teil der beruflichen Auswärtstätigkeit. Ein geldwerter Vorteil für die Firmenwagennutzung ist insoweit nicht zu erfassen.

Fehlt es an einer arbeitsrechtlichen Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, wird für den klassischen Außendienstmitarbeiter durch die von großzügigen Grenzen geprägte zeitliche Bestimmung nur noch ausnahmsweise eine erste Tätigkeitsstätte begründet. Insbesondere Handelsvertreter oder Kundendienstmonteure erbringen einen Großteil ihrer Arbeitsleistung im Außendienst und erfüllen weder die 2-Tage- noch die 1/3-Grenze. Vorteile ergeben sich hierdurch vor allem für den Personenkreis der Firmenwageninhaber.

Bei der quantitativen Prüfung kommt es allein auf den Umfang der an der Tätigkeitsstätte zu leistenden arbeitsvertraglichen Arbeitszeit an (mindestens 1/3 der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit oder 2 volle Arbeitstage wöchentlich oder arbeitstäglich). Das BMF hat hierzu im Einführungsschreiben die möglichen Fallgruppen in Übersichtsform zusammengefasst, bei denen die quantitative Abgrenzung zu einer ersten Tätigkeitsstätte führt.

 

Wichtig

Arbeitsrechtliche Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte vermeidet zeitliche Zuordnung

In der betrieblichen Praxis fehlt es oft an einer arbeitsrechtlichen Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, da hierzu nach altem Recht keine praktische Notwendigkeit bestand. Wer sicher gehen möchte, sollte die erforderliche arbeitsrechtliche Festlegung schriftlich vornehmen, um die ansonsten als 2. Alternative gebotene zeitliche Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte zu vermeiden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass die Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte auch der Reisekostenabrechnungsstelle bekannt ist.

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