Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung

1 Einführung

Rz. 1

Die sog. EU-Rechnungsrichtlinie vom 20.12.2001^[1] hatte zum Ziel, die bisher sehr unterschiedlichen Regelungen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten zur umsatzsteuerlichen Rechnungserteilung und zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen zu vereinheitlichen. Die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht erfolgte zum 1.1.2004 durch das Steueränderungsgesetz 2003.^[2][3] In diesem Gesetz wurden die Vorschriften des UStG und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zur Rechnungserteilung und zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen an die Vorgaben der EU-Rechnungsrichtlinie angepasst. Insbesondere die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen, §§ 14,^[4] 14a UStG, zur Aufbewahrung von Rechnungen, § 14 b UStG, sowie die Vorschriften, wonach Unternehmer und in bestimmten Fällen auch Nichtunternehmer in Rechnungen zu hoch oder zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer schulden, § 14 c UStG, wurden neu gefasst. Gleichfalls sind die zu § 14 UStG ergangenen Durchführungsbestimmungen der §§ 31–34 UStDV vollständig neu geregelt worden.^[5] Ebenso hatte der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug aus Rechnungen neu formuliert, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

Rz. 2

Diese Änderungen und Ergänzungen des UStG und der UStDV traten formal am 1.1.2004 in Kraft.^[6] Durch das Steuervereinfachungsgesetz vom 1.11.2011^[7] hatte der Gesetzgeber mit Wirkung zum 1.7.2011 die Regelungen zur Rechnungsstellung weiter reformiert und an das elektronische Zeitalter angepasst. Damit hatte der deutsche Gesetzgeber die am 13.7.2010 beschlossene Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) in nationales Recht umgesetzt.^[8] Im Rahmen der Änderung des § 14 Abs. 1 UStG wurden die Anforderungen an die Übermittlung einer elektronischen Rechnung, im Vergleich zur alten Rechtslage, deutlich reduziert. Umsatzsteuerrechtlich sind seit dem 1.7.2011 Papier- und elektronische Rechnungen gleichzubehandeln.^[9] Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz – AmtshilfeRLUmsG) vom 26.6.2013 wurden weitere formale Anforderungen an die Rechnungserstellung in das UStG aufgenommen.^[10]

[1] Richtlinie 2001/115/EG des Rates v. 20.12.2001, Abl. EG 2002 Nr. L 15 S. 24.

[2] Vgl. Art. 5 Abs. 1 Satz 1 der Richtlinie 2001/115/EG, a. a. O.

[3] Vgl. Art. 5 Nrn. 15 – 19 sowie Art. 6 Nrn. 2 – 5 des StÄndG 2003 v. 15.12.2003, BGBl 2003 I S. 2645.

[4] § 14 Abs. 4 Nr. 6 wurde durch Art. 7 Nr. 7 JStG 2007 v. 13.12.2006 geändert; diese Änderung trat am 19.12.2006 in Kraft; BGBl 2006 I S. 2878.

[5] Durch Art. 9 des Ersten Gesetzes zum Abbau bürokratischer Hemmnisse insbesondere in der mittelständischen Wirtschaft wurde die für Rechnungen über Kleinbeträge i. S. d. § 33 UStDV maßgebliche Grenze von 100 EUR auf 150 EUR und ab 1.1.2017 auf 250 EUR angehoben; BGBl 2006 I S. 1970; geändert durch Gesetz v. 30.6.2017, BGBl 2017 I S. 2143.

[6] Vgl. Art. 25 Abs. 4 des StÄndG 2003 v. 15.12.2003, BGBl 2003 I S. 2645.

[7] Vgl. Art. 5 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 v. 1.11.2011, BGBl 2011 I S. 2131.

[8] Richtlinie 2006/112/EG des Rates über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem v. 28.11.2006, ABl. EU Nr. L 347 S. 1, ber. Abl. EU 2007 Nr. L 335 S. 60.

[9] Vgl. BMF, Schreiben v. 2.7.2011, IV D 2 – S. 7287 a/09/10004 : 003, BStBl 2012 I S. 726.

[10] Vgl. Art. 10 des Gesetzes zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz – AmtshilfeRLUmsG) v. 26.6.2013, BGBl 2013 I S. 1809.

2 Begriff der Rechnung

Rz. 3

Gemäß § 14 Abs. 1 UStG i. V. m. § 31 Abs. 1 UStDV ist eine Rechnung jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wegen der zulässigen Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg wurde der bisher verwendete Begriff der "Urkunde" durch den Begriff "Dokument" ersetzt. Rechnungen können entweder auf Papier und falls der Empfänger zustimmt und einige weitere Voraussetzungen erfüllt sind, auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG. Eine Rechnung (Papier- und elektronische Rechnung) gilt nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG als ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Unerheblich ist, ob eine Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung ausdrücklich als Rechnung bezeichnet wird.^[1] Deswegen können weiterhin auch Quittungen (Zahlungsbestätigungen) als für den Vorsteuerabzug verwendbare Rechnungen angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten.^[2]

Rz. 4

Hinweis

Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen, wie z. B. Mahnungen und Kontoauszüge, auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten.^[3]

Rz. 5

Hinweis

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Im Ve...