Rechnungen: Ausstellung und Aufbewahrung

1 Einführung

 

Rz. 1

Die sog. EU-Rechnungsrichtlinie vom 20.12.2001 hatte zum Ziel, die bisher sehr unterschiedlichen Regelungen der einzelnen EU-Mitgliedstaaten zur umsatzsteuerlichen Rechnungserteilung und zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen zu vereinheitlichen. Die Umsetzung der Richtlinie in nationales Recht erfolgte zum 1.1.2004 durch das Steueränderungsgesetz 2003., In diesem Gesetz wurden die Vorschriften des UStG und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zur Rechnungserteilung und zum Vorsteuerabzug aus Rechnungen an die Vorgaben der EU-Rechnungsrichtlinie angepasst. Insbesondere die Vorschriften zur Ausstellung von Rechnungen, §§ 14, 14a UStG, zur Aufbewahrung von Rechnungen, § 14 b UStG, sowie die Vorschriften, wonach Unternehmer und in bestimmten Fällen auch Nichtunternehmer in Rechnungen zu hoch oder zu Unrecht ausgewiesene Umsatzsteuer schulden, § 14 c UStG, wurden neu gefasst. Gleichfalls sind die zu § 14 UStG ergangenen Durchführungsbestimmungen der §§ 3134 UStDV vollständig neu gefasst worden. Ebenso hatte der Gesetzgeber den Vorsteuerabzug aus Rechnungen neu gefasst, § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

 

Rz. 2

Diese Änderungen und Ergänzungen des UStG und der UStDV traten formal am 1.1.2004 in Kraft. Durch das Steuervereinfachungsgesetz vom 1.11.2011 hat der Gesetzgeber mit Wirkung zum 1.7.2011 die Regelungen zur Rechnungsstellung weiter reformiert und an das elektronische Zeitalter angepasst. Damit hat der deutsche Gesetzgeber die am 13.7.2010 beschlossene Änderung der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) in nationales Recht umgesetzt. Im Rahmen der Änderung des § 14 Abs. 1 UStG wurden die Anforderungen an die Übermittlung einer elektronischen Rechnung, im Vergleich zur alten Rechtslage, deutlich reduziert. Umsatzsteuerrechtlich sind seit dem 1.7.2011 Papier- und elektronische Rechnungen gleich zu behandeln. Mit dem Gesetz zur Umsetzung der Amtshilferichtlinie sowie zur Änderung steuerlicher Vorschriften (Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz – AmtshilfeRLUmsG) vom 26.6.2013 wurden weitere formale Anforderungen an die Rechnungserstellung in das UStG aufgenommen.

2 Begriff der Rechnung

 

Rz. 3

Gemäß § 14 Abs. 1 UStG i. V. m. § 31 Abs. 1 UStDV ist eine Rechnung jedes Dokument oder eine Mehrzahl von Dokumenten, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird. Wegen der zulässigen Übermittlung der Rechnung auf elektronischem Weg wurde der bisher verwendete Begriff der "Urkunde" durch den Begriff "Dokument" ersetzt. Rechnungen können entweder auf Papier und falls der Empfänger zustimmt und einige weitere Voraussetzungen erfüllt sind, auch auf elektronischem Weg übermittelt werden, § 14 Abs. 1 Satz 7 UStG. Eine Rechnung (Papier- und elektronische Rechnung) gilt nach § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG als ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft (Authentizität), die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Unerheblich ist, ob eine Abrechnung über eine Lieferung oder sonstige Leistung ausdrücklich als Rechnung bezeichnet wird. Deswegen können weiterhin auch Quittungen (Zahlungsbestätigungen) als für den Vorsteuerabzug verwendbare Rechnungen angesehen werden, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten.

 

Rz. 4

 
Hinweis

Keine Rechnungen sind Schriftstücke, die nicht der Abrechnung einer Leistung dienen, sondern sich ausschließlich auf den Zahlungsverkehr beziehen, wie z. B. Mahnungen und Kontoauszüge, auch wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten.

 

Rz. 5

 
Hinweis

Als Rechnung ist auch ein Vertrag anzusehen, der die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Im Vertrag fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen enthalten sein, auf die im Vertrag hinzuweisen ist (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ist in einem Vertrag, beispielsweise in einem Miet-, Pacht-, Wartungs- oder Pauschalvertrag mit einem Steuerberater, der Zeitraum, über den sich die jeweilige Leistung oder Teilleistung erstreckt, nicht angegeben, so reicht es aus, wenn sich dieser aus den einzelnen Zahlungsbelegen, etwa aus den Ausfertigungen der Überweisungsaufträge, ergibt. Die in einem Vertrag enthaltene gesonderte Inrechnungstellung der Steuer muss jedoch wie bei jeder anderen Abrechnungsform eindeutig, klar und unbedingt sein.

 

Rz. 6

 
Praxis-Beispiel

Der schriftliche Mietvertrag enthält die Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Unter der Rubrik Mietentgelt ist vermerkt: "Die Monatsmiete beträgt 1.200 EUR zuzüglich 19 % USt = 228 EUR". Die Miete wird vereinbarungsgemäß monatlich jeweils im Voraus zum 1. des Monats per Lastschrift abgebucht. Der Lastschriftauszug der Bank, betreffend den Monat Juli, enthält die Angaben: "Miete Juli (vgl. Mietvertrag v….) 1.428 EUR."
Bei Daueraufträgen, bei denen der Betrag vom Konto abgebucht wird, ohne dass der Mietzahlungszeitraum erscheint, ist die Verwaltung großzügig. Der Mietvertrag und somit der Vorsteuerabzug wird nicht beanstandet, wenn anhand der Kontoauszüge für einen sachverständigen Dritten leicht und eindeutig erkennbar ist, für welchen Mietza...

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