Rechnung: Wie richtig fakturiert wird und wann der Vorsteuerabzug gesichert ist

Zusammenfassung

 
Überblick

Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen anzuwendenden Rechtsvorschriften bei der Abrechnung von Lieferungen und Leistungen und des Vorsteuerabzugs.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§§ 14, 14a, 14b, 14c UStG A 14.1-14.11, 14a.1, 14b.1, 14c.1-14c.2 UStAE;A 15.2 UStAE

BMF: Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1.7.2011 durch Art. 5 des StVereinfG 2011 vom 19.4.2011 EuGH, Urteil v. 15.7.2010, Rs C-368/09

BMF, Schreiben v. 16.3.2011, IV D 2 – S 7500/0:003

BMF, Schreiben v. 30.6.2020, III C 2 – S 7030/20/10009 :004 (Steuersatzwechsel USt)

BFH, Urteil v. 22.7.2015, V R 23/14.

1 Befristeter Umsatzsteuersatzwechsel

Für im 2. Halbjahr ausgeführte Umsätze wurden die Steuersätze von 19 % auf 16 % und von 7 % auf 5 % befristet abgesenkt. Aus Gründen der Übersichtlichkeit werden alle Beispiele grundsätzlich mit dem Umsatzsteuersatz von 19 % dargestellt.

Sofern sich Besonderheiten oder Fragestellungen zum Steuersatzwechsel ergeben, erfolgt der Hinweis an entsprechender Stelle.

2 Die Rechnung und was zu beachten ist

Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-)Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten.

Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer bestimmten Rechnung sind zusätzlich in einem Sammeldokument (eigentliche Rechnung) zu bezeichnen.

Aufbewahrungspflicht

Bei Unternehmern gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen – sowie Gutschriften – eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.[1]

Erhalten Privatpersonen Rechnungen für Bauleistungen, müssen sie diese 2 Jahre lang aufbewahren.

Pflicht zur Erstellung einer Rechnung

Wer steuerpflichtige Umsätze an ein Unternehmen oder eine juristische Person ausführt, ist verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen. Dies gilt auch für Rechnungen an Privatpersonen, sofern über eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird.

Für

  • innergemeinschaftliche Lieferungen oder
  • sonstige Leistungen[2] an Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat

muss die Rechnung bis zum 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, erstellt werden.

[1] § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG. Die angekündigte Verkürzung der Aufbewahrungsfristen auf 8 bzw. 7 Jahre ist mit dem Jahressteuergesetz 2013 vorerst gescheitert.
[2] Sonstige Leistung im Sinne des § 3a Absatz 2 UStG.

2.1 Pflichtangaben in der Rechnung

Das Umsatzsteuerrecht sieht für die Rechnung eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (bis 2016: 150 EUR).

2.1.1 Angabe von Namen und Anschrift

Erforderlich sind

  • der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
  • die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Insbesondere bei Ausfuhren oder ausländischen Empfängern sollte auf die korrekte Anschrift (ausländische oder inländische Betriebsstätte) geachtet werden. Hat der Leistungsempfänger eine Großkundenanschrift bzw. ein Postfach, gilt diese/dieses als Anschrift.[1]

Der Leistende kann als seine Anschrift jede Adresse angeben, unter der er erreichbar ist. Das kann auch eine reine Briefkastenadresse (= Postadresse) sein. Das Erfordernis, wonach nur eine Adresse mit wirtschaftlicher Betätigung angegeben werden durfte, ist nach geänderter Rechtsprechung weggefallen. Der Vorsteuerabzug bleibt so für den Leistungsempfänger erhalten![2]

 
Praxis-Tipp

Erleichterung: Bei bestimmten Rechnungen müssen nicht alle Angaben enthalten sein

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

2.1.2 Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Besonderheiten

  • Ausfuhren: Bei Ausfuhren in die EU (Gemeinschaftsgebiet) ist zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben – sonst entfällt die Steuerbefreiung.
  • Umsatzsteuerliche Organschaft: Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft, z. B. Betriebsaufspaltung, muss das Organ in seinen Rechnungen die eigene USt-IdNr. bzw. die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Organträgers angeben.[1]
  • Agentur: Beim Agenturgeschäft muss der Agent auf der Abrechnung die Steuernummer (bzw. USt-IdNr.) des Leistenden vermerken.
 
Praxis-Beispiel

Besonderheiten bei Agenturen

Bei Tankstellen bzw. Reisebüros muss der Handelsvertreter oder Makler auf der Abrechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. der Mineralölgesellschaft bzw. des Reiseveranstalters vermerken.

  • Dauerverträge: Auch Dauerverträge (z. B. Mietvertrag), die ab 1.1.2004 geschlossen wurden bzw. werden, müssen die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden (z. B. Vermieters) enth...

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