Ein Vorsteuerabzug ist möglich, wenn[1]
- eine Lieferung oder Leistung an einen Unternehmer für sein Unternehmen ausgeführt oder eine Vorauszahlung hierfür geleistet worden ist und
- eine "ordentliche" Rechnung vorliegt.
Für die Beschaffenheit einer Rechnung bedeutet dies, dass
- die Rechnung alle notwendigen Elemente aufweist (insbes. Steuerausweis),
- die Lieferung oder sonstige Leistung tatsächlich erfolgt und in der Rechnung exakt beschrieben sein muss,
- die Lieferung oder sonstige Leistung von einem Unternehmer (nicht Privatmann) ausgeführt worden sein muss.
Nur wenn alle Voraussetzungen gleichzeitig vorliegen, ist der Vorsteuerabzug möglich.
Ungenauigkeiten (z. B. Schreibfehler) führen nicht zu einer Versagung des Vorsteuerabzugs, wenn diese nicht sinnentstellend sind und der Lieferant/Leistende eindeutig identifizierbar ist.
Grundsätzlich ist zum Vorsteuerabzug immer eine Rechnung mit offen ausgewiesener Umsatzsteuer erforderlich.
Ausnahmsweise kann eine Vorsteuer auch geltend gemacht werden, wenn der Unternehmer im Besitz einer Rechnung ist, die nicht alle formellen Voraussetzungen erfüllt und die auch nicht berichtigt wurde. Der Vorsteuerabzug kann nur unter Anwendung eines strengen Maßstabes gewährt werden, wenn der Finanzverwaltung sämtliche Angaben zur Lieferung bzw. Leistung vorliegen und die Umsatzsteuer auch bezahlt worden ist. Eine Ermittlungspflicht des Finanzamts besteht nicht.[2]
2.1 Vertrauensschutz für "vollständige" Rechnungen
Laut Abschn. 15.2 Abs. 2 Sätze 5 und 6 UStAE gilt: "Ein Unternehmer, der alle Maßnahmen getroffen hat, die vernünftigerweise von ihm verlangt werden können, um sicherzustellen, dass seine Umsätze nicht in einen Betrug – sei es eine Umsatzsteuerhinterziehung oder ein sonstiger Betrug – einbezogen sind, kann auf die Rechtmäßigkeit dieser Umsätze vertrauen, ohne Gefahr zu laufen, sein Recht auf Vorsteuerabzug zu verlieren. Der Umstand, dass eine Lieferung an einen Unternehmer vorgenommen wird, der weder wusste, noch hätte wissen müssen, dass der betreffende Umsatz in einen vom Verkäufer begangenen Betrug einbezogen war, steht dem Vorsteuerabzug nicht entgegen."[1]
Zusätzlich muss der Unternehmer die eingehende Rechnung auf
- "Echtheit der Herkunft", d. h. Identität des Rechnungsausstellers, und
- "Unversehrtheit des Inhalts", d. h. Pflichtangaben in der Rechnung,
überprüfen. Laut "Frage-Antwort-Katalog zur Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung" genügt dazu "in der einfachsten Form" der "manuelle Abgleich der Rechnung mit der Bestellung und ggf. dem Lieferschein".
Um den Vertrauensschutz zu erhalten muss bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Gültigkeit der Umsatzsteueridentfikationsnummer des Empfängers zeitnah zur ersten innergemeinschaftlichen Lieferung und darauffolgend in regelmäßigen Abständen während der laufenden Lieferbeziehung abgefragt werden.[2]
2.2 Vollständige Anschrift
Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist u. a. auch die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers. Zulässig ist hierbei auch die Angabe einer Briefkastenanschrift. Eine wirtschaftliche Tätigkeit muss unter der Anschrift nicht ausgeübt werden. Maßgeblich ist die Erreichbarkeit des Leistenden.[1] Die Beweislast verbleibt jedoch weiterhin beim Steuerpflichtigen.
In folgenden Fällen ist der Vorsteuerabzug ausgeschlossen:
- Rechnung einer Scheinfirma
- Rechnungen mit willkürlich ausgesuchten Firmenbezeichnungen und/oder unzutreffenden Anschriften
- Rechnungen von zwar existierenden Firmen, die aber die Leistung nicht ausgeführt haben (z. B. bei Verwendung von echten Rechnungsformularen dieser Firmen ohne ihr Wissen oder bei gefälschten Rechnungsformularen)
- wenn der Name des Leistenden so ungenau ist, dass er nicht leicht und einwandfrei einem Leistenden zugeordnet werden kann
Ein Vorsteuerabzug ist auch mangels ausgeführter Lieferung oder Leistung bzw. mangels Unternehmereigenschaft des Ausstellers nicht möglich.[2]
Wird die Lieferung oder Leistung nicht vom Rechnungsaussteller erbracht, ist ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen. Die Angabe der Anschrift, des Namens und der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsausstellers müssen es ermöglichen, eine Verbindung zwischen einer bestimmten wirtschaftlichen Transaktion und dem Rechnungsaussteller herzustellen.[3]
Eine Gesellschaft (z. B. GbR) kann aus einer Rechnung, die nur auf einen Gesellschafter ausgestellt ist, keinen Vorsteuerabzug geltend machen, wenn die Rechnung keinen Hinweis auf die Gesellschaft als Leistungsempfänger enthält.
Besonderheiten gelten für Bauherren: Ist eine Rechnung an die Bauherren eines Gesamtobjekts (z. B. Wohnanlage mit Eigentumswohnungen) gerichtet, kann der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf die Beteiligten verteilt und ihnen zugerechnet werden.
2.3 Steuer und Steuersatz bzw. Steuerfreiheit
Besteht ein Wahlrecht, einen Umsatz ste...
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