Rechnung: Wie richtig faktu... / 1 Die Rechnung und was zu beachten ist

Eine Rechnung kann aus mehreren (Teil-)Dokumenten bestehen. Wichtig ist, dass alle Dokumente in ihrer Gesamtheit alle Pflichtangaben beinhalten.

Auch Bestellscheine bzw. Lieferscheine können Teile einer Rechnung sein. Die einzelnen Teildokumente werden über die gemeinsame Rechnungsnummer zusammengeführt, die auf allen Teildokumenten zu vermerken ist. Alle Teildokumente einer bestimmten Rechnung sind zusätzlich in einem Sammeldokument (eigentliche Rechnung) zu bezeichnen.

Aufbewahrungspflicht

Bei Unternehmern gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen – sowie Gutschriften – eine 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Erhalten Privatpersonen Rechnungen für Bauleistungen, müssen sie diese 2 Jahre lang aufbewahren.

Pflicht zur Erstellung einer Rechnung

Wer steuerpflichtige Umsätze an ein Unternehmen oder eine juristische Person ausführt, ist verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen. Dies gilt auch für Rechnungen an Privatpersonen, sofern über eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück abgerechnet wird.

Für

  • innergemeinschaftliche Lieferungen oder
  • sonstige Leistungen an Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat

muss die Rechnung bis zum 15. des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, erstellt werden.

1.1 Pflichtangaben in der Rechnung

Das Umsatzsteuerrecht sieht für die Rechnung eine Reihe von Mindestanforderungen vor. Bei Kleinbetragsrechnungen oder Fahrausweisen wird auf diverse Punkte verzichtet. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen bis zu einem Betrag von 250 EUR (bis 2016: 150 EUR).

1.1.1 Angabe von Namen und Anschrift

Erforderlich sind

  • der vollständige Name des Leistenden und des Leitungsempfängers sowie
  • die vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

Insbesondere bei Ausfuhren oder ausländischen Empfängern sollte auf die korrekte Anschrift (ausländische oder inländische Betriebsstätte) geachtet werden. Hat der Leistungsempfänger eine Großkundenanschrift bzw. ein Postfach, gilt diese/dieses als Anschrift.

Der Leistende kann als seine Anschrift jede Adresse angeben, unter der er erreichbar ist. Das kann auch eine reine Briefkastenadresse (= Postadresse) sein. Das Erfordernis, wonach nur eine Adresse mit wirtschaftlicher Betätigung angegeben werden durfte, ist nach geänderter Rechtsprechung weggefallen. Der Vorsteuerabzug bleibt so für den Leistungsempfänger erhalten!

Erleichterung

Bei Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweisen kann auf Name und Anschrift des Leistungsempfängers verzichtet werden.

1.1.2 Angabe von Steuernummer oder USt-IdNr.

Nur eine der beiden Angaben ist zwingend erforderlich. Bei Angabe der Steuernummer reicht die 8-stellige Nummer (123/45678); die Angabe der Finanzamtsnummer bzw. des Länderschlüssels ist entbehrlich.

Besonderheiten

  • Ausfuhren: Bei Ausfuhren in die EU (Gemeinschaftsgebiet) ist zusätzlich die USt-IdNr. des Empfängers anzugeben – sonst entfällt die Steuerbefreiung.
  • Umsatzsteuerliche Organschaft: Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft, z. B. Betriebsaufspaltung, muss das Organ in seinen Rechnungen die eigene USt-IdNr. bzw. die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Organträgers angeben.
  • Agentur: Beim Agenturgeschäft muss der Agent auf der Abrechnung die Steuernummer (bzw. USt-IdNr.) des Leistenden vermerken.
 

Praxis-Beispiel

Besonderheiten bei Agenturen

Bei Tankstellen bzw. Reisebüros muss der Handelsvertreter oder Makler auf der Abrechnung die Steuernummer oder USt-IdNr. der Mineralölgesellschaft bzw. des Reiseveranstalters vermerken.

  • Dauerverträge: Auch Dauerverträge (z. B. Mietvertrag), die ab 1.1.2004 geschlossen wurden bzw. werden, müssen die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Leistenden (z. B. Vermieters) enthalten.
  • Eine vom Finanzamt bei Unternehmensneugründung vergebene "Wiedervorlagenummer" ist keine gültige Steuernummer i. S. dieser Vorschrift.

1.1.3 Das Ausstellungsdatum muss angegeben werden

Bei jeder Form der Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.

Davon zu unterscheiden ist das Datum der Lieferung oder Leistungserbringung, welches für die Entstehung der Umsatzsteuer (Voranmeldezeitraum) maßgeblich ist.

1.1.4 Wie die Rechnungsnummer aufgebaut sein muss

Auf der Rechnung muss eine fortlaufende Nummer vermerkt sein. Als Rechnungsnummern sind nicht nur Ziffern, sondern auch Kombinationen mit Buchstaben zulässig, z. B. B-007-KR-2004. Solange die Rechnungsnummern eindeutig sind, dürfen auch mehrere Nummernkreise, z. B. nach Inland, Ausland, Filialen, gebildet werden.

 

Achtung

Nummernkreis soll geschlossen sein

Das Gesetz verlangt die fortlaufende Nummerierung der Rechnungen, d. h., in den Nummernkreisen dürfen keine "Lücken" bestehen (21, 22, 24, …). Das Finanzamt will damit sicherstellen, dass keine Doubletten (einer "Nebenbuchführung") bzw. nicht verbuchte Rechnungen existieren. Verwenden Sie Ziffern oder Buchstaben zur Bezeichnung von Nummernkreisen (z. B. I für Inland, D für Drittland, E für EG).

Sind die Rechnungsnummern ausnahmsweise dennoch nicht fortlaufend, sollte die Ursache dem Finanzamt bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen erklärt werden können (z. B. EDV-Problem, Storno, Wiederherstellung...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Finance Office Professional. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Finance Office Professional 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge