Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung / 1.2 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Seit etlichen Jahren dürfen Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden . Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist

• die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungserteilung

  und, dass

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
• die Unversehrtheit des Inhalts und
• die Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.^[1]

[1] § 14 Abs. 1 UStG.

1.2.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers

Für die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungserteilung bedarf es keiner besonderen Form.^[1] Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis, also stillschweigend, erfolgen.^[2]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[2] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 3 bis Satz 5 UStAE.

1.2.2 Echtheit der Herkunft

Mit dem Erfordernis der Echtheit der Herkunft soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.^[1]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE.

1.2.3 Unversehrtheit des Inhalts

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können.^[1] Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, die Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE.

1.2.4 Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.^[1] Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

[1] § 147 Abs. 6 AO.