Führt ein Unternehmer Lieferungen oder sonstige Leistungen aus, ist er berechtigt, Rechnungen auszustellen. Ist der Leistungsempfänger ein Unternehmer, der die Leistung für sein Unternehmen bezieht, oder eine juristische Person, ist der Leistende zur Rechnungsstellung innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung der Leistung verpflichtet. Die Verpflichtung zur Rechnungserstellung besteht auch für abgerechnete steuerfreie Leistungen, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen (= Befreiung nach § 4 Nr. 1–7 UStG, z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhrlieferungen). Die Verpflichtung besteht jedoch nicht, wenn der abgerechnete Umsatz nach § 4 Nr. 8–29 UStG steuerfrei ist[1], z. B. heilberufliche Leistungen. Die Pflicht zur Rechnungstellung ist besonders wichtig für unternehmerische Leistungsempfänger, die für den Vorsteuerabzug eine Rechnung benötigen.[2]
Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 1.1.2025
Ab dem 1.1.2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Entsprechende umsatzsteuerliche Regelungen sind im Wachstumschancengesetz enthalten. Die dort enthaltene Neuregelung des § 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F. unterscheidet ab dem 1.1.2025 grundsätzlich zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen. Eine elektronische Rechnung ist danach eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Verpflichtung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), bei denen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind.
Übergangsregelungen
Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnung gilt ab 1.1.2025. Jedoch greifen folgende Übergangsregelungen:
- bis 31.12.2026: Für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze sind unter Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen zulässig.
- bis 31.12.2027: Für in 2027 ausgeführte B2B-Umsätze sind unter Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Papierrechnungen und andere elektronische Rechnungen zulässig, wenn der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat.
Ab 2028 sind die Anforderungen an die elektronischen Rechnungen und ihre Übermittlung dann zwingend einzuhalten.
Nähere Informationen finden Sie im Beitrag "Wachstumschancengesetz: Verpflichtung zur elektronischen Rechnung".
Werklieferungen und sonstige Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück
Die Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht zusätzlich für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, auch wenn sie an Nichtunternehmer oder an den Privatbereich von Unternehmern erbracht werden.[3]
Zu den betroffenen Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken gehören u. a. alle Bauleistungen (z. B. Instandhaltung, Renovierung, Wartung, Einbau fest mit dem Gebäude verbundener Einrichtungsgegenstände, Hausanschlüsse, Zurverfügungstellen von Baugeräten wie Betonpumpen, andere planerische Leistungen, Begutachtung, Bauüberwachung, Bauabrechnung, Durchführung von Ausschreibungen, Abbruch- und Erdarbeiten, Schuttabfuhr, Gerüstbau), Leistungen im Zusammenhang mit dem Verkauf/Erwerb von Grundstücken (Makler, Sachverständige, Notare), Aufstellen von Material/Bürocontainern und Toilettenhäusern, Labordienstleistungen, Reinigungsarbeiten, Haushaltsauflösungen, gärtnerische Leistungen wie Bepflanzung und deren Pflege.
Zu den o. g. Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken gehören nicht: normale Lieferung von Baustoffen (z. B. von Baumarkt bzw. Lieferung an die Baustelle ohne Einbau), Immobilienanzeigen in Zeitungen, Finanzierung und Rechts- und Steuerberatung im Zusammenhang mit Grundstücken.
Bei den in § 4 Nr. 12 UStG genannten steuerpflichtigen sonstigen Leistungen (u. a. steuerpflichtige Grundstücksvermietung, Übernachtungen in Hotels und Pensionen, Abstellplatzvermietung, Vermietung Campingflächen) verzichtet die Verwaltung auf die Pflicht zur Rechnungserstellung, wenn die Leistung weder an andere Unternehmer für deren Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht wurde.[4]
Eine Rechnung muss binnen 6 Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden (mit allen nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlichen Angaben.[5]
Bei Rechnungen über
- (steuerfreie) innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6 a UStG sowie
- sonstige Leistungen i. S. d. § 3 a Abs. 2 UStG in einem anderen Mitgliedstaat, für die der (unternehmerische) Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet,
ist der Rechnungssteller jedoch verpflichtet, spätestens am 15. Tag des Monats, der auf den Monat der Ausführung der Lieferung bzw. sonstigen Leistung folgt, eine Rechnung auszustellen.[6]
Bei Teilleistungen (z. B. Vermietungen, regelmäßige Hausreinigungen und Wartungsarbeiten) ist die Rechnung binnen 6 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Monats auszustellen.
Der Unternehmer handelt ordnungswidrig, wenn er Rechnungen nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt. Ggf. kann das F...
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