Um die Personalanforderungen planen zu können, ist die Kenntnis über sämtliche betrieblichen Abteilungen und Abläufe notwendig. Die Organigramme (vgl. Abb. 3 und Abb. 4) zur Aufbau- und Ablauforganisation bieten hierbei eine Hilfestellung, da sie einen Überblick darüber vermitteln, wo im Unternehmen Personal benötigt wird. Der Personalplan fasst daraus abgeleitet die folgenden Fragestellungen zusammen:
- Welche Anzahl an Mitarbeitern wird benötigt, um die definierten Aufgaben zu erledigen?
- Welche Qualifikationen müssen die Mitarbeiter haben?
- Wie sieht die zeitliche Planung für die Einstellung der Mitarbeiter aus?
- Welche Rechtsfolgen kommen auf das Unternehmen zu (Betriebsrat, Berufsgenossenschaft u. Ä.)?
Bei der Personalplanung ist zu berücksichtigen, dass gut qualifizierte Mitarbeiter oftmals nicht innerhalb kurzer Zeit gefunden werden können bzw. in einigen Branchen sogar akuter Facharbeitermangel herrscht. Demnach können sich zeitliche Differenzen zwischen Personalbedarf und -einstellung ergeben, wodurch wiederum die Lieferfähigkeit bzw. die Produktqualität beeinträchtigt werden können. Daher ist gerade im Hinblick auf ein Rating eine detaillierte und langfristige Planung des Personalbedarfs wichtig.
Die Personalplanung hat direkte Auswirkungen auf den Liquiditätsplan. Zwar sind Personalkosten eine relativ sichere Kalkulationsbasis – die sich abgesehen von Neuabschlüssen von Tarifverträgen oder Änderungen der Sozialversicherungsbeiträge – kaum ändern, doch kann es aufgrund einer mengenmäßigen Anpassung der Produktion zu einer betrieblichen Unterbeschäftigung mit einer damit einhergehenden Unwirtschaftlichkeit kommen. In letzter Konsequenz würde dies eine Personalfreisetzung bedeuten, was i. d. R. mit zusätzlichen Kosten für das Unternehmen verbunden ist. Im Hinblick darauf sind alternative oder ergänzende Überlegungen bezüglich des Personals notwendig. Dazu zählen:[1]
- Auswirkungen von Arbeitszeitverkürzungen und einer flexiblen Arbeitszeitgestaltung,
- Einsatzmöglichkeiten des Job-Sharings und Bereitstellung von Arbeitskräften durch Leiharbeitsfirmen zur Überbrückung von Überbeschäftigungsphasen,
- Vorruhestandsregelungen,
- Qualifizierungsmaßnahmen,
- flexible Vergütungsformen.
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