Hat man das Ziel und den Untersuchungsbereich festgelegt, ist der 1. Schritt zur Ermittlung der Prozesskosten die Prozessanalyse[1]. Sie beginnt mit der Festlegung der Hauptprozesse. Letztere sind solche, die meist über Kostenstellengrenzen hinweg gehen und wesentliche Leistungen erzeugen. Durch diesen Schritt erhält man bei der nachfolgenden Tätigkeitsanalyse und Erarbeitung der Teilprozesse in den Kostenstellen eine Orientierung, auf welche Aktivitäten besonders geachtet werden sollte.

Tätigkeitsanalyse und Teilprozessermittlung

Anschließend sind in den Kostenstellen des Untersuchungsbereichs diejenigen Tätigkeiten zu identifizieren, die für die Hauptprozesse eine Teilleistung erbringen (s. Abb. 2). Die Teilprozesse sollten allerdings nicht zu kleinteilig sein, da ansonsten der Analyseaufwand sehr groß wird und die Gefahr besteht, dass sich durch laufende Änderungen auf der sehr detaillierten Ebene das Prozessmodell häufig ändern muss. Für die Analyse genügt es aus Erfahrung, nur Prozesse aufzunehmen, deren Tätigkeitsaufwand größer 1/10 Mitarbeiterjahr ist. Das entspräche bei einer Jahresarbeitszeit von 1.600 Stunden mehr als 160 Stunden pro Jahr, also etwa 3 Stunden pro Woche im Durchschnitt.

Abb. 2: Beispiel zu Teil- und Hauptprozessen[2]

[1] Vgl. zur Prozessanalyse Brokemper/Gleich (1999) sowie Homburg/Zimmer, 1999.
[2] Rieg 2008, S. 91.

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