Profit-Center-Rechnung auf dem Prüfstand / 3.4 Die notwendige Infrastruktur

Selbstverständlich muss sich die Profit-Center-Organisation auch in der Infrastruktur wiederfinden. Es ist sicherlich positiv, wenn zusammengehörige Mitarbeiter auch in gleichen oder benachbarten Räumen zu finden sind. Wenn z. B. der Zentralbereich Personalabrechnung auf die Werke verteilt wird, bedeutet dies einen Umzug der entsprechenden Mitarbeiter in die Profit-Center. In kleinen und mittleren Unternehmen bedeutet dies meist nur einen Umzug innerhalb eines Gebäudes oder auf dem Firmengelände.

Bei der Optimierung der Raumbelegung gilt es wieder darauf zu achten, dass die Informationsströme u. U. abgerissen werden. Die Informationsverarbeitung spielt eine wichtige Rolle bei der Aufrechterhaltung der Informationsversorgung und beim Aufbau der notwendigen Infrastrukturen. Sie ermöglicht die Kommunikation, versorgt die Mitarbeiter mit einer einheitlichen Software und bildet die Grundlage für die Informationsbeschaffung in der Kostenrechnung. In der Praxis wird diese wichtige Aufgabe leider oft vernachlässigt. Die IT muss von vornherein in die Planungen zur Kostenstellenrechnung eingebunden werden. Nur so kann sie ihre Aufgabe rechtzeitig erledigen und damit den Prozess der Einführung beschleunigen und unterstützen.

• Schaffen Sie für die umgezogenen Mitarbeiter die Zugänge zum Unternehmensnetzwerk.
• Passen Sie das Berechtigungssystem der neuen Organisation an.
• Verteilen und ergänzen Sie die Softwarelizenzen der neuen Struktur entsprechend. Nicht mehr benötigte Lizenzen können Sie zurückgeben.
• Stellen Sie die Software auf die Profit-Center-Rechnung ein, damit die notwendigen Abläufe richtig funktionieren und die Daten für die Informationsaufbereitung in der Kostenrechnung gesammelt werden.

Auch in der Kostenrechnung müssen Sie die Infrastruktur schaffen, um die Profit-Center-Rechnung durchführen zu können: Verantwortliche Kostenrechner müssen bestimmt, IT-Unterstützung aufgebaut und die regelmäßigen Arbeiten geplant werden. Wichtig ist die frühzeitige Einrichtung eines regelmäßigen und zuverlässigen Berichtswesens, das die Leistungen und Kosten der Profit-Center festhält.