Pauschaler Auslagenersatz führt grundsätzlich zu Arbeitslohn. Ausnahmsweise lässt die Finanzverwaltung zu, dass auch pauschaler Auslagenersatz steuerfrei gezahlt wird. Voraussetzung hierfür ist, dass er regelmäßig geleistet wird und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten im Einzelnen nachweist.[1]
Bei den Aufwendungen für Telekommunikation, z. B. Telefon, Fax und Internet, können neben den variablen Gesprächsgebühren auch die Aufwendungen für das Nutzungsentgelt der Telefonanlage sowie für den Grundpreis der Anschlüsse entsprechend dem beruflichen Anteil der Verbindungsentgelte an den gesamten Verbindungsentgelten (Telefon und Internet) steuerfrei nach § 3 Nr. 50 EStG ersetzt werden.
Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis des beruflich veranlassten Anteils bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR monatlich, steuerfrei erstattet werden.[2]
Der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aus den Rechnungsbeträgen für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten ergibt, kann zur weiteren Vereinfachung für den pauschalen Auslagenersatz fortgeführt werden, und zwar so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine solche Änderung kann sich insbesondere im Zusammenhang mit einer Änderung der Berufstätigkeit ergeben.[3]
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