Planung und Budgetierung be... / 2.3.2 Erstellung des Budgets

Dadurch, dass sich alle Zielvorgaben wie bspw. die angestrebten Umsätze aus dem Verkauf von Übertragungsrechten oder bestimmte Headcount-Größen im optimierten Prozess direkt aus den strategischen Vorgaben ableiten ließen und in ihrer Plausibilität durch die jeweiligen Direktionen bestätigt wurden, konnte direkt mit dem operativen Budgetierungsprozess begonnen werden.

Abb. 5: Übersicht Budget-Erstellungsprozess

Der erste Schritt bestand darin, allen Budgetverantwortlichen neben den Ziel- auch alle neuen Prozessvorgaben zu kommunizieren und das IT-System mit den entsprechenden Werten vorzubereiten.

Gemeinsam mit dem Group Controlling wurden sowohl mit den Cost-Center-Verantwortlichen, als auch mit dem jeweiligen Divisionsdirektor die einzelnen WBS- (WBS = Work Breakdown Structure = Kostenobjekte für komplexe Projekte, u. a. alle Wettbewerbe in SAP) und die IO-Positionen (IO = Internal Order = Kostenobjekte für kleinere Projekte und Aktivitäten in SAP) diskutiert. Bei der Direction Operation wurde bspw. diskutiert, wie die verschiedenen Wettbewerbe des Verbands (u. a. die Champions League) im Einzelnen geplant werden. Die gemeinsam bestimmten und vom Divisionsleiter verabschiedeten Budgetwerte wurden anschließend im System aktualisiert und zur Konsolidierung an das Group Controlling übersandt. Dieses ergänzte nach vorherigen Plausibilisierungsprüfungen seinerseits erforderliche Inhalte wie bspw. bestimmte Kostenallokationen.

Das konsolidierte Gesamtbudget wurde daraufhin dem Generalsekretär präsentiert und nach erfolgter Freigabe dem Finanzchef zur Fertigstellung vorgelegt. Das mehrfach plausibilisierte und freigegebene Budget konnte so vom Generalsekretär über die Finanzkommission bis hin zum Executive Committe einen durchgängigen und unidirektionalen Freigabeprozess durchlaufen, bevor es als alleiniges Budget dem Kongress präsentiert wurde.

Das Ziel der Elimination der zuvor parallelen Budgets wurde erreicht und die direkte und durchgängige Kopplung zwischen der strategischen Langfristplanung und der operativen Detailplanung bis auf Kostenstellenebene realisiert. Der konsolidierte und integrierte Planungs- und Budgetierungsprozess stellt sich, den vorher beschriebenen Prozess zusammenfassend, in Abb. 6 dar.

Abb. 6: Übersicht SFO-Erstellungsprozess

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