Planung im Team: Die Weisheit der vielen nutzen

Zusammenfassung

 

Überblick

  • Planung in Teams oder Gruppen kann im besten Fall die Meinungen vieler bündeln und zu besseren Entscheidungen und Plänen führen.
  • Sie ist jedoch kein Selbstläufer, da sich Menschen leicht gegenseitig beeinflussen und es zu Entscheidungsverzerrungen kommen kann. Diese Verzerrungen gilt es zu vermeiden oder zumindest zu reduzieren, so dass die Vorteile der Planung im Team praktisch genutzt werden können.
  • In diesem Beitrag werden die Instrumente Campus-Planung, Prognosemärkte und Umfragen vorgestellt. Außerdem werden Verbesserungsmöglichkeiten für den Ablauf eines Planungs-Meetings beschrieben.

1 Planung in Meetings: Wunsch und Wirklichkeit

Die häufigste Methode, um in Organisationen Probleme zu verstehen und Entscheidungen vorzubereiten oder zu treffen, ist das Meeting. Mehrere Personen, meist verteilt um eine Führungskraft, kommen zusammen, um eine bestimmte Tagesordnung abzuarbeiten. Die Hoffnung ist, dass durch die größere Zahl an Meinungen, Erfahrungen und Kenntnissen bessere Entscheidungen getroffen werden. Das lässt sich durch 3 Argumente bekräftigen:

  1. das Team ist mindestens so gut wie das fähigste Team-Mitglied,
  2. die Zusammenführung aller Informationen liefert ein besseres Ergebnis und
  3. es können darüber hinaus durch Synergien bessere Entscheidungen entstehen, als sie je ein Einzelner hätte treffen können.

Das gilt auch für die Unternehmensplanung. Typisch ist die jährliche Sitzung des Managements, in der Pläne gemeinsam diskutiert und verabschiedet werden. Dabei hegt man die Hoffnung, dass diejenigen, die an der Entscheidung über Pläne beteiligt waren, sie dann auch eher umsetzen. Im Mittel zeigt sich in entsprechenden empirischen Studien durchaus ein kleiner positiver Effekt. Die Streuung der Ergebnisse ist jedoch groß und eine Vielzahl an Studien aus der Psychologie sowie Fälle aus der Praxis zeigen, dass es oft auch zu ergebnislosen Entscheidungen kommen kann. Abb. 1 fasst häufige, beabsichtigte und unbeabsichtigte Effekte zusammen.

 
Beabsichtigte Effekte Unbeabsichtigte Effekte
  • Erhöhte Kapazität zur Aufnahme und Verarbeitung von Informationen
  • Breitere Wissens- und Erfahrungsbasis
  • Erhöhte Qualität und Quantität von Prognose- und Bewertungsprozessen sowie Lösungsvorschlägen
  • Ausgleich von Interessen und Irrtümern
  • Erhöhte Legitimation und Akzeptanz der Ergebnisse
  • Erhöhte Motivation
  • Langwierige, kosten- und zeitintensive Diskussionsprozesse
  • Gefahr "fauler Kompromisse"
  • Gefahr von Dissens und Fehlinterpretation
  • Tendenz zur Konformität
  • Tendenz zur Polarisierung
  • Gruppenbefangenheit
  • Trittbrettfahrer-Effekte

Abb. 1: Effekte von Gruppenentscheidungen

2 Probleme und Lösungsmöglichkeiten

2.1 Soziale Beeinflussung als Kernursache

Hinter den in Abb. 1 genannten Effekten steht als Kernursache die soziale Beeinflussbarkeit von Menschen. Sie kann sich positiv auswirken, jedoch, ohne entsprechende Vorkehrungen, auch häufig negativ. Im Einzelnen bedeutet dies: Zunächst weist die menschliche Entscheidungsfindung häufig Verzerrungen auf, die sich negativ auf individuelle Entscheidungen auswirken können, so bspw. die Tendenz, nur solche Argumente und Fakten (stärker) wahrzunehmen, die die eigene bereits gefasste Meinung bestätigen, oder das Unterschätzen der Risiken und Möglichkeiten des Scheiterns. In einer Gruppe oder einem Team können sich die genannten individuellen Verzerrungen noch verstärken, wenn man bspw. hört, dass die Mehrzahl der Anwesenden ebenfalls die Risiken als gering erachtet.

Dieser Zusammenhang verstärkt sich weiter durch ein Kaskaden- oder Herdenverhalten: Meinungen und Stimmungen sind "ansteckend" und können sich dadurch gegenseitig vergrößern. Beginnt der Leiter einer Gruppensitzung damit, erst einmal seine Position zu erläutern, werden sich die meisten Teilnehmer dem anschließen und das Ergebnis der Sitzung ist praktisch schon vorbestimmt. Die Reihenfolge der Wortmeldungen hat einen hohen Einfluss und jede bereits getätigte Wortmeldung beeinflusst die Wortmeldungen der nachfolgenden Personen. Stimmt also die erste Person, die sich meldet, einem Planansatz zu, wird es wahrscheinlicher, dass die folgende Person es auch tut. Je mehr Personen zustimmen, desto unwahrscheinlicher wird es, dass abweichende Positionen oder widersprechende Fakten auf den Tisch kommen. Nicht zuletzt aus Unsicherheit, Bequemlichkeit oder weil man seine Reputation durch allzu großen Dissens nicht aufs Spiel setzen will.

Gruppen tendieren im Allgemeinen zu extremeren Positionen als es die tatsächliche Verteilung der Positionen aller Mitglieder erwarten ließe. Solche Positionen können dann deutlich riskanter oder spürbar vorsichtiger sein, als es zu erwarten gewesen wäre. Die Gründe für die Polarisierung sind zum einen die genannte soziale Beeinflussung durch Aussagen anderer Mitglieder und der Herdeneffekt. Hinzu kommt: Bildet sich eine gemeinsame Meinung heraus und die Gruppe fühlt sich in dieser durch die vielen zustimmenden Wortmeldungen bestätigt, steigt das Vertrauen in diese Meinung. Das kann dazu führen, dass Menschen bei hohem Vertrauen zu extremeren Positionen tendieren. Jeder Einzelne fühlt sich durch die Gruppe bestätigt, was wiederum...

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