Planung im Mittelstand: Alternativen zu Excel in der Praxis

Zusammenfassung

• Die Verbindung von Daten, Logik, Struktur und Oberfläche in einer Datei machen Excel zu einem guten Werkzeug für einfache Planungsmodelle. Mit steigender Komplexität gerät Excel an seine Grenzen und die Vorteile verwandeln sich in Bremsklötze für die Weiterentwicklung des Planungsprozesses.
• Die IT-Unterstützung der Planung muss Flexibilität und Struktur gleichermaßen gewährleisten. Neben dem reinen Zahlenwerk sind Kommentare und Dateianhänge zur Dokumentation der Planung und Überführung in die folgenden Forecast-Prozesse wichtig.
• Der Reifegrad von Predictive Planning wird eine bessere Unterstützung der Planer in naher Zukunft ermöglichen. In der nächsten Entwicklungsstufe kann es Unternehmen dabei unterstützen, verschiedene Szenarien effizient zu planen. Damit kann Predictive Planning einen Beitrag dazu leisten, dass mehr Planungszyklen mit mehr Iterationen bei geringerem Ressourceneinsatz Realität werden können.
• Im Praxisbeispiel eines mittelständischen Dienstleisters stieß Excel schnell an seine Grenzen. Erst mit der Einführung eines modernen Planungssystems konnten der Prozess ideal unterstützt und die verschiedenen Planungsmodelle vernetzt werden.

1 Wenn Excel an seine Grenzen stößt

Seit vielen Jahren hält sich Excel hartnäckig als die meistverwendete Software für Planungsanwendungen im Controlling. Dabei stoßen Excel-basierte Planungsanwendungen längst an ihre Grenzen und hindern viele Unternehmen daran, ihre Planungsprozesse an die heutigen Anforderungen anzupassen.

1.1 Warum Excel die Planungslandschaft dominiert

Die meisten Planungssysteme werden im Controlling erstellt und gepflegt. Da Excel das Arbeitswerkzeug Nr. 1 der Controller ist, haben sie ein hohes Vertrauen in dieses Tool und wissen, dass sie nicht auf externe Hilfe angewiesen sein werden. Im Gegenzug nehmen sie in Kauf, dass die Nutzung von Excel bei der Planung erhebliche Prozessprobleme, Koordinationsprobleme und Sicherheitsrisiken generiert und fehleranfällig ist.

Bereits in den 1990er Jahren wurden Datenbanken entwickelt, die die Daten sowie die zentralen Strukturen und die Geschäftsmodelllogik von lokalen Berechnungen und der einfachen Benutzeroberfläche von Excel trennen. Die bekanntesten Produkte sind TM1 von Applix (heute IBM) und Essbase von Arbor Software (heute Oracle). Der Name Essbase leitet sich aus "Extended Spreadsheet Database" ab und steht damit für das Konzept dieser Technologien. Controllingbereiche, die eine solche Software einsetzen und entsprechendes Entwicklungs-Know-how aufgebaut haben, genießen alle Vorteile einer multidimensionalen, datenbankgestützten Tabellenkalkulation. Es ermöglicht ihnen zudem ein hohes Maß an Selbstständigkeit und Unabhängigkeit von der eigenen IT oder externen Beratern.

1.2 Die Grenzen von Excel

Die Verbindung von Daten, Logik, Struktur und Oberfläche macht Excel zu einem einzigartigen Werkzeug, das heute und auch in der Zukunft wohl kaum in der Geschäftswelt ersetzbar sein wird.

Gleichzeitig ist genau diese Kombination das größte Hindernis und bringt Berichts- und Planungsanwendungen schnell an ihre Grenzen. Die zweidimensionale Orientierung in Spalten und Zeilen ist einfach zu verstehen und umzusetzen, aber wachsende Anforderungen benötigen zusätzliche Dimensionen und Ausprägungen. Logiken in Form von Zellberechnungen und Zellbezügen müssen bei jeder kleinen Erweiterung konsistent kopiert und angepasst werden.

In der Regel fangen Excel-Planungsanwendungen klein an und werden dann mit jeder Planungsrunde erweitert. Vereinfachen geht meist nicht, weil unklar ist, welche Auswirkungen dies auf die bestehende Logik hat. Im Endstadium entstehen Excel-Welten mit mehr als 30 Tabellenblättern, Referenzen in andere Dateien, undurchsichtigem VBA-Code und Dateigrößen, die sehr lange Lade- und Speicherzeiten erfordern. Willkommen in der Excel-Hölle!

Abb. 1: Häufige Fehler im Zusammenhang mit Excel-basierten Planungsanwendungen

Umfangreiche Excel-Anwendungen können meist nur von dem Experten angepasst und weiterentwickelt werden, der die Anwendung selber erstellt hat oder schon seit vielen Jahren betreut. Unternehmen gehen damit Risiken ein und machen sich in ihren Planungsprozessen von einzelnen Personen abhängig.

Achtung

Viele Excel-Anwendungen mit fehlerhaften Formeln und Eingaben

In den meisten Projekten, in denen cubus Excel-basierte Lösungen durch eine datenbankgestützte Lösung ersetzte, kam man nicht auf die gleichen Gesamtergebnisse, wie die Excel-Anwendung. In 95 % der Fälle liegt das Problem in nicht sauber kopierten Formeln oder durch Werte überschriebenen Formeln.

2 Herausforderungen für Planungssysteme

Auf der Herbsttagung 2018 des Arbeitskreises Stuttgart des Internationalen Controller Vereins (ICV) wurde die Frage diskutiert, ob im VUCA-Zeitalter (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) überhaupt noch eine Planung benötigt wird. Die einhellige Meinung war, dass eine Planung durchaus benötigt wird und zwar aus den folgenden Gründen:

• Die Planung zwingt uns, uns in strukturierter Form Gedanken über die Zukunft zu machen.
• Der Plan hat eine wichtige Kommunikations- und Koordinationsfunktion.
• Wir allokieren die Ressourcen in der Zukunft.
• Wir ste...