Personalcontrolling mit MS Excel: Einfach, aktuell, effi ... / 2 Prozess- und Einflussanalyse bei der Kennzahlendefinition

Für die Einrichtung eines Personalcontrollings sollte zunächst ein schlüssiges Konzept erstellt werden, in dem festgehalten wird, welche Kennzahlen im Unternehmen benötigt werden und mit welchen Maßnahmen auf mögliche Szenarien reagiert werden kann.

Zu Beginn dieses Prozesses gilt die Faustregel "weniger ist mehr". Von den nahezu unzähligen Auswertungsmöglichkeiten kristallisieren sich i. d. R. nur wenige tatsächlich benötigte Kennzahlen heraus – meist zwischen 15 bis 30.

Definition der Kennzahlen

Oft stellt sich heraus, dass das, was mit einer Kennzahl gemeint ist, und das, was sie aussagt, sehr unterschiedlich sein können. In der Definitionsphase sollten deshalb alle Prozessbeteiligten einbezogen werden.

Folgende Punkte sollten bei der Definition einer Personalkennzahl protokolliert werden:

• Kennzahl: Name der Kennzahl, Wahl eines im Unternehmen vereinbarten Begriffs
• Erforderliche Informationen: Berechnungsdaten und ihre Quelle
• Berechnungsweg: Mathematische Formel
• Optimum: Soll-Wert in Abhängigkeit der Unternehmensziele, Definition des Toleranzbereichs
• Maßnahmen: Welche Maßnahme wird bei Über- oder Unterschreiten des Optimums bzw. des Toleranzbereiches eingeleitet?

Bei der Definition von Kennzahlen sollten zunächst die Ziele des Personalmanagements festgelegt werden: Was wollen wir erreichen? Aus dieser Zielbetrachtung ergibt sich der Soll-Zustand. Anschließend wird im Rahmen einer Ist-Analyse diskutiert, wie das derzeitige Personalmanagement abläuft und was es leistet. Die Gegenüberstellung von Ist-Analyse und Soll-Zustand zeigt den Handlungsbedarf – die Grundlage für die Festlegung personalwirtschaftlicher Maßnahmen, die notwendig sind, um den Ist-Zustand zu optimieren. Ob und in welchem Umfang diese Maßnahmen dann den angestrebten Erfolg bringen und welche korrigierenden Gegenmaßnahmen ggf. erforderlich sind, ist im Rahmen einer Erfolgs- und Wirksamkeitsanalyse zu überprüfen.