Der Trend der zunehmenden Standardisierung im Controlling hat zur Folge, dass immer mehr Unternehmen Shared Service Center (SSC) etablieren, um damit konzernweit Kosten zu senken, die Qualität zu verbessern oder Transparenz zu schaffen.[1] Dies erfolgt durch die Konzentration betrieblicher Unterstützungstätigkeiten, unter die auch die Controllingaktivitäten fallen. Solche Tätigkeiten, die "zuvor in unterschiedlichen Unternehmensbereichen parallel erbracht wurden", werden nun in lediglich einer organisatorischen Einheit gebündelt.[2] Dies wird als SSC bezeichnet.
Abhängig von der zu übertragenden Leistung wird zwischen einem Center of Expertise (CoE) und einem Center of Scale (CoS) differenziert. Diese sind folgendermaßen zu unterscheiden:[3]
- "CoE stellen wissensorientierte Dienstleistungen bereit und weisen ein geringes Prozessvolumen auf. Sie benötigen höher qualifizierte Mitarbeiter zur Leistungserbringung."
- "CoS beinhalten dagegen die Ausführung stark standardisierter, transaktionsorientierter bzw. repetitiver Prozesse, die sich durch ein hohes Volumen sowie einen hohen Ressourceneinsatz auszeichnen."
Im Gegensatz zum CoS zeichnet sich ein CoE neben den o. g. Punkten zudem durch den Aufbau eines spezifischen Know-hows und durch eine Steigerung der Prozesssicherheit sowie Datenqualität aus.[4]
In einer groß angelegten deutschen Controllingstudie aus dem Jahr 2015 wurde festgestellt, dass bei 261 befragten Unternehmen seinerzeit
- ca. 20 % der großen Unternehmen (ab 500 Mitarbeiter) und
- 18 % der kleineren Unternehmen (weniger als 500 Mitarbeiter)
Shared-Service-Center nutzten.[5]
Diese Durchdringung des SSC-Konzepts lässt sich durch eine andere Studie allerdings nicht bestätigen. Laut einer Befragung der Beratung KPMG von 55 börsennotierten Unternehmen aus der DACH-Region hat bei lediglich 6 Unternehmen eine Verlagerung von Controllingtätigkeiten in CoS stattgefunden. Weitere 3 Unternehmen planten zum Befragungszeitpunkt im 1. Hj. 2015 einen solchen Schritt.[6] Die oben genannten 20 % bei großen Unternehmen wären allerdings auch dann nicht realisiert.
Dennoch kann davon ausgegangen werden, dass der Trend zu SSC im Controlling ungebrochen ist und es weiterhin viel Standardisierungspotential gibt. Dies verdeutlicht eine Analyse zur Eignung der verschiedenen Controlling-Hauptprozesse für Shared Services.[7] Sie hat ergeben, dass sowohl aufgrund einer umfassenden Literaturauswertung, als auch durch praktische Erfahrungen bei der Deutschen Telekom der Hauptprozess des "Management Reporting" als besonders geeignet für SSC erscheint. Literaturgestützt werden ferner oftmals die Hauptprozesse "Projekt- und Investitionsplanung" sowie "Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung" als gut in SSC übertragbar eingeschätzt. All diese Prozesse zeichnen sich durch mehrere Teilprozesse aus, die stark standardisiert werden können sowie einen hohen Wiederholungsgrad aufweisen.
Diese Erfahrungen und Überlegungen wurden bereits in einer früheren Studie von KPMG[8] präzisiert. Dort wurden 7 Controlling-Hauptprozesse bzgl. ihrer Eignung für SSC untersucht sowie eingeordnet, ob die Prozesse sich eher für ein CoS oder CoE eignen. Besonders für SSC geeignet sind die Prozesse
- Management Reporting (laut 80 % der antwortenden Experten geeignet),
- Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung (73,6 %) sowie
- Betriebswirtschaftliche Beratung (53,7 %).
Dabei sind diese 3 Prozesse laut der Experteneinschätzung prozentual für CoS und für CoE wie nachfolgend aufgeführt geeignet:
- Management Reporting (34,1 % CoS und 65,9 % CoE),
- Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung (65 % CoS und 35 % CoE) sowie
- Betriebswirtschaftliche Beratung (3,3 % CoS und 96,7 % CoE).
Besonders beim Reporting geht dieser Trend zur Standardisierung mit der Automatisierung der Prozesse einher. 94 % der befragten Experten haben dies unlängst im CFO-Panel von Horváth & Partners als wichtige Effizienzsteigerungsmaßnahme im Finanzbereich erachtet.[9] Bei BNP Paribas werden bspw. Aktivitäten im Management Reporting in einem SSC in Form einer "Reporting Factory" gebündelt, die durch den Einsatz neuer Technologien, wie Robotic Process Automation (RPA), Daten sammelt, aufarbeitet sowie Reports erzeugt und bereitstellt.[10] Mit der oben beschriebenen Standardisierung und der damit oft zusammenhängenden Automatisierung geht auch der Trend zur Zentralisierung der Controllingprozesse einher.[11] Das SSC und insbesondere CoS unterstützen diese Entwicklungen.
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