Ordnungsgeldverfahren bei Verstoß gegen Offenlegungspflichten

Kurzbeschreibung

Übersicht und Beispiele zum Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens bei Verletzung der Offenlegungspflichten von Jahresabschlussunterlagen zum elektronischen Unternehmensregister (https://www.unternehmensregister.de).

Ablauf des Ordnungsgeldverfahrens bei Verstoß gegen Offenlegungspflichten

Alle offenlegungspflichtigen Unternehmen müssen ihre Jahresabschlussunterlagen beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einreichen und diese dann im elektronischen Unternehmensregister bekannt machen, d. h. offen legen (§ 325 HGB).

Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers muss dabei prüfen, ob die eingereichten Unterlangen

  • fristgerecht und
  • vollzählig

eingereicht wurden.

Dazu kann er auf Unterlagen zurückgreifen, die ihm vom Betreiber des elektronischen Unternehmensregisters zu diesem Zweck zur Verfügung gestellt werden. D.h. der Betreiber des Unternehmensregisters, dem seinerseits die Unterlagen über die jeweiligen Unternehmen von den Landesjustizverwaltungen übermittelt werden, stellt dem elektronischen Bundesanzeiger die Unterlagen zur Verfügung, die er zur Prüfung der Offenlegungspflicht von Unternehmen benötigt.

Praxis-Beispiel

Die am 1. Mai 2016 gegründete A-GmbH mit Wirtschaftsjahr = Kalenderjahr wird beim Handelsregister im Amtsgerichtsbezirk Berlin-Charlottenburg geführt. Über die Senatsverwaltung für Justiz, die in Berlin die Landesjustizbehörde stellt, erhält das Unternehmensregister gem. § 8 b Abs. 3 Satz 2 HGB die Indexdaten, um einen Zugriff auf den Inhalt des Handelsregisters in Charlottenburg zu ermöglichen. Diese Daten stellt das Unternehmensregister dem elektronischen Bundesanzeiger gem. § 329 Abs. 1 Satz 2 HGB zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Daten kann der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers überprüfen, ob die A-GmbH, die ihren Jahresabschluss für das Rumpfwirtschaftsjahr 1. Mai 2016 bis 31. Dezember 2016 spätestens zum 31. Dezember 2017 einzureichen hat, ihren Veröffentlichungspflichten nachgekommen ist.

Stellt der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers fest, dass ein Unternehmen die von ihm offen zu legenden Unterlagen nicht oder nicht vollständig eingereicht hat, muss es das Landesamt für Justiz darüber unterrichten.

Außerdem hat der Bundesanzeiger das Recht, sich von Unternehmen, die beim Umfang der Offenlegungsvorschriften für sich Erleichterungen in Anspruch nehmen, z. B. als kleine GmbH, die Voraussetzungen dafür belegen zu lassen. Reagiert das Unternehmen auf diese Anfrage nicht, darf der Bundesanzeiger unterstellen, dass diese Erleichterung zu Unrecht in Anspruch genommen wurde.

Praxis-Beispiel

Die S-GmbH reicht lediglich ihren Jahresabschluss ohne Gewinn- und Verlustrechnung ein. Die in der Bilanz ausgewiesene Bilanzsumme beträgt – wie im Vorjahr auch – 6,5 Mio. EUR. Nur wenn die GmbH als kleine GmbH im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB einzustufen ist, darf sie auf die Vorlage der Gewinn- und Verlust-rechnung bei der Veröffentlichung verzichten. Da sie mit ihrer Bilanzsumme bereits 2 Jahre hintereinander die für kleine GmbHs geltende Höchstgrenze von 6 Mio. EUR überschritten hat, fragt der Betreiber des Bundesanzeigers nach,

1. In welcher Höhe wurden die Umsatzerlöse erzielt? und

2. Wie viele Arbeitnehmer waren im Durchschnitt bei der GmbH in dem betreffenden Wirtschaftsjahr beschäftigt?

Für die Antwort bzw. die Nachweise setzt er gem. § 329 Abs. 2 HBG eine angemessene Frist von 6 Wochen. Die S-GmbH reagiert nicht. Nach Ablauf von 6 Wochen darf der Bundesanzeiger unterstellen, dass die S-GmbH die für kleine GmbHs geltenden Vergünstigungen, u. a. keine Offenlegung von Gewinn- und Verlustrechnung, zu Unrecht in Anspruch genommen hat. Damit ist der eingereichte Jahresabschluss unvollständig und der Betreiber des Bundesanzeigers ist verpflichtet, gem. § 329 Abs. 4 dem Bundesamt für Justiz diesen Verstoß zu melden.

Das Bundesamt für Justiz wird das betreffende Unternehmen auffordern, innerhalb von 6 Wochen seinen Offenlegungspflichten ordnungsgemäß nachzukommen, und ein Ordnungsgeld zwischen 2.500 EUR und 25.000 EUR androhen. Erfüllt das Unternehmen innerhalb dieser Frist seine Pflichte nicht und kann es sein Unterlassen auch nicht im Wege des Einspruchs rechtfertigen, muss das Bundesamt für Justiz das angedrohte Ordnungsgeld festsetzen. Allenfalls wenn es sich nur um eine kurze Fristüberschreitung handelt, darf es das Ordnungsgeld herabsetzen.

Darüber hinaus muss das Bundesamt das Unternehmen erneut unter Androhung eines Ordnungsgeldes zur Offenlegung seines Abschlusses auffordern.

Veröffentlicht das Unternehmen innerhalb der 6-Wochen-Frist ordnungsgemäß seinen Jahresabschluss, entfällt zwar die Festsetzung des Ordnungsgeldes, aber es muss die Kosten des Verfahrens tragen (103,50 EUR). D. h. bereits in diesem Stadium entstehen Kosten.

Übersicht über den Ablauf des Verfahrens:

1. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers gleicht bei ihm eingereichte Jahresabschlussdaten mit den im Unternehmensregister hinterlegten Unternehmensdaten aus dem Handelsregister ab.
2. Nicht oder nur unzureichend offen legende Unternehmen werden an das Bundesamt für Justiz ...

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