Der Autor war – als Leiter Controlling/IT – Ansprechpartner für Verbesserungsvorschläge zu diesem und anderen Prozessen. Diese kamen aus unterschiedlichen Teilen des Unternehmens. In einem Jour Fixe mit dem Leiter des Sales Back Office wurden diese Anregungen und eigene Vorstellungen zur Verbesserung diskutiert und sowohl die Definition des Prozesses mit Rollen, IT-Unterstützung und Dokumenten überarbeitet als auch die Dokumentation des Prozesses verbessert.
Arbeitsanweisungen und mehrere Schulungen
So wurde der gesamte Prozess in einem Ablaufdiagramm abgebildet und veröffentlicht. Rahmenbedingungen wie Namenskonventionen, Nummerierungssysteme, etc. wurden in Arbeitsanweisungen formuliert und veröffentlicht.
Eine finale Schulung gab es nach Fertigstellung der IT-Lösung inkl. Zusatzprogrammierung. Seit Mitte 2014 wird der Prozess vom Leiter Sales Back Office weiter betreut und als Prozessmanager verantwortet.
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