Neue rechtliche Rahmenbedin... / 8 Hybride Rechnungsformate sind Wegbereiter

Wie von der EU-Richtlinie gefordert, ist eine wesentliche Voraussetzung für die gewünschten Kostenersparnisse ein einheitliches Datenformat, das sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch in der Wirtschaft eingesetzt werden kann.

Damit kleinen und mittleren Unternehmen sowie der öffentlichen Verwaltung die Vorzüge der E-Rechnung zugutekommen, hat das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) unter dem Namen ZUGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ein einheitliches Datenformat entwickelt, das bereits seit Juni 2013 als Release Candidate allen interessierten Unternehmen und Verwaltungsbehörden zur Verfügung steht. ZUGFeRD löst die etablierten EDI- und Branchenstandards nicht ab, sondern ergänzt diese um eine einfache und kostengünstige Lösung für den strukturierten Datenaustausch.

Das ZUGFeRD-Format richtet sich insbesondere an die IT- und Softwarebranche und ist seit dem 25.6.2014 als Version 1.0 einschließlich einer umfangreichen Spezifikation kostenfrei auf der Website von FeRD verfügbar. Das FeRD-Plenum hat in seiner Sitzung am 13.9.2017 das EU-konforme Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 verabschiedet. ZUGFeRD 2.0 entspricht vollständig der Europäischen Norm 16931 und kann damit von allen europäischen Verwaltungen gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Damit ist ZUGFeRD für die Digitalisierungsanforderungen der öffentlichen Hand bestens vorbereitet und ermöglicht das E-Invoicing im B2G-Bereich gem. Vorgabe der EU. ZUGFeRD 2.0 basiert auf den aktuellsten internationalen UN/CEFACT-Standards der Vereinten Nationen.

Mit dem ZUGFeRD-Format können Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schnell, komfortabel und einfach elektronisch ausgetauscht werden. Mehr noch: Das ZUGFeRD-Datenformat senkt nicht nur die Kosten der Rechnungsstellung, z. B. weil Material- und Portokosten wegfallen, sondern aufgrund des durchgängigen elektronischen Prozesses wird auch das Rechnungswesen in Zukunft wesentlich effizienter.

Eine immer größer werdende Anzahl von Anwendungen und Integrationen des Formats in vorhandene Softwarelösungen wird mittlerweile angeboten. Das Bundesverwaltungsamt ebenso wie eine Reihe von Kommunen und Kommunalen Rechenzentren haben das ZUGFeRD-Datenformat eingeführt und nutzen es bei Eingangsrechnungen.

Frankreich und die Schweiz haben das hybride, auf ZUGFeRD basierende Rechnungsformat übernommen. Deutschland und Frankreich haben sich auf ein gemeinsames Format namens "Factur-x" verständigt, das ZUGFeRD 2.0 entspricht; in der Schweiz wird eine "Handlungsempfehlung ZUGFeRD" erarbeitet.

Die Erfahrungen in beiden Ländern zeigen, dass mit der Verwendung eines hybriden Formats die breite Verwendung der E-Rechnung erheblich beschleunigt werden kann.

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