Nachkalkulation

Zusammenfassung

Als Nachkalkulation wird die nach erfolgter Leistungserbringung auf Basis der tatsächlichen Kosten vorgenommene Berechnung der Selbstkosten einer Leistungseinheit bezeichnet. Mithilfe der Nachkalkulation können die geplanten und die tatsächlich angefallenen Kosten verglichen werden. Sie ermöglicht somit auch eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit bestehender Kalkulationsverfahren. Mithilfe der Ergebnisse der Nachkalkulation lassen sich auch Fehler bei der künftigen Durchführung der Vorkalkulation vermeiden. Die Nachkalkulation ist das Pendant zur Vorkalkulation.

1 Wie wird die Nachkalkulation angewandt?

Die Nachkalkulation wird in erster Linie von Unternehmen mit Einzelfertigung bzw. Betrieben mit überwiegender Auftragsfertigung eingesetzt. Um eine Kontrolle der Vorkalkulation oder eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit vornehmen zu können, ist es erforderlich, dass für alle Kalkulationsarten, egal ob Vorkalkulation, Kalkulation oder Nachkalkulation, die gleiche Methode verwendet wird.

2 Welche wichtigen Ziele und Aufgaben hat die Nachkalkulation?

• Kostenermittlung und -kontrolle bereits abgewickelter Aufträge;
• Kontrolle der Vorkalkulation;
• Bereitstellung von Unterlagen zur Durchführung künftiger Vorkalkulationen;
• Überprüfung der Wirtschaftlichkeit bestehender Kalkulationsverfahren;
• Hilfe bei der Vermeidung von Schätz- und anderen Fehlern;
• Berechnung der Ist-Gewinnspanne.

Zur Durchführung der Nachkalkulation wird stets auf die tatsächlich angefallenen Kosten (Istkosten) zurückgegriffen. Grundsätzlich eignen sich alle existierenden Kalkulationsverfahren zur Durchführung der Nachkalkulation. Die Nachkalkulation kann auf Teil- oder Vollkostenbasis vorgenommen werden.

Berechnung der einzelnen Kostenpositionen

Die Berechnung bzw. Erfassung der einzelnen Kostenpositionen erfolgt in der Regel analog der Vorgehensweise bei der Vorkalkulation. Einzelkosten können z. B. anhand von Entnahmescheinen, Rechnungen oder Stundenaufschreibungen erfasst werden. Bei den Gemeinkosten kommen die Zuschlagssätze der Kostenstellenrechnung zum Tragen.

3 Wie funktioniert die mitlaufende Nachkalkulation?

Die mitlaufende Nachkalkulation, auch Synchronkalkulation genannt, gilt als die effektivste Form der Nachkalkulation. Ihr besonderes Merkmal ist, dass sie im Idealfall für jeden Arbeitsgang unmittelbar nach dessen Beendigung, und somit parallel zum Produktionsfortschritt, durchgeführt werden kann. Die Synchronkalkulation stellt hohe Ansprüche an die Qualität der Betriebsdatenerfassung und der Datenverarbeitung. Die mitlaufende Nachkalkulation eignet sich vor allem für komplexe und langfristig laufende Fertigungen.

Ziel ist es, bereits während der Fertigung Abweichungen und deren Ursachen zu erkennen, um so frühzeitig geeignete Steuerungsmaßnahmen einleiten und den verbleibenden Fertigungsprozess optimieren zu können. Auch bisher nicht erkannte Risiken können zu einem sehr frühen Zeitpunkt identifiziert und entsprechende Vorsorgemaßnahmen getroffen werden.

Praxis-Tipp

Vor- und Nachkalkulation nach Projektfortschritt vereinheitlichen

Um eine Vergleichbarkeit der mitlaufenden Nachkalkulation mit der Vorkalkulation sicherstellen zu können, müssen Sie zuerst bestimmen, an welchem (Zeit)Punkt der Fertigung Sie sich befinden. Die bis dahin angefallenen Istkosten müssen Sie erfassen und anschließend um die bereits veranlassten Kosten, etwa bereits erfolgte Bestellungen für Materialien, ergänzen. Zum Schluss müssen Sie noch die Kosten, die im weiteren Verlauf voraussichtlich entstehen werden, hinzurechnen. Erst jetzt können Sie einen fundierten Vergleich von Vor- und Nachkalkulation vornehmen. Diesen Vorgang müssen Sie nach Beendigung eines jeden Arbeitsgangs bis hin zum Projektende wiederholen.

4 Wie lässt sich ein Soll-Ist-Vergleich durchführen?

Nach Durchführung der Nachkalkulation können die Ergebnisse mit denen der Vorkalkulation verglichen werden (vgl. Abb. 1). Abweichungen müssen in eine Mengen- und eine Preiskomponente zerlegt und analysiert werden. Diese Trennung ist sinnvoll, da die Kostenverantwortlichen in den meisten Fällen lediglich den Mengenverbrauch, nicht aber die Preise, beeinflussen können. Dennoch lohnt es sich, auch Preisabweichungen zu untersuchen. Es muss z. B. festgestellt werden, ob es sich um eine einmalige oder um eine dauerhafte Abweichungsursache handelt. Auch wenn der betroffene Kostenverantwortliche die Preise nicht unmittelbar beeinflussen kann, muss im Fall von dauerhaften Abweichungen versucht werden, die Abweichungen zu beheben. Dies kann z. B. durch den Einkauf geschehen, wenn er den Auftrag erhält, nach preisgünstigeren Lieferanten oder nach Substitutionsmöglichkeiten für einen bestimmten Rohstoff zu suchen.

Praxis-Tipp

Lohnt sich der Aufwand der Abweichungsanalyse?

In der Realität wird es so gut wie gar nicht vorkommen, dass sich Vor- und Nachkalkulation entsprechen. Es wird immer Abweichungen geben. Sie sollten aber überlegen, ob sich eine Abweichungsanalyse in jedem Fall lohnt. Bei kleinen Abweichungen ist es in der Regel nicht erforderlich, eine detaillierte Analyse vorzunehmen oder gar Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Überschreiten die Abweichungen aber bestimmte, vorher festgelegte Grenzen, etwa 10 % oder einen best...